Faktura VAT to sformalizowany dokument występujący w obrocie gospodarczym, wystawiany przez czynnego podatnika VAT dokonującego dostawy towaru lub świadczącego usługę. Faktura stanowi potwierdzenie danej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Aktualnie podatnicy mają prawo dokumentowania sprzedaży w formie faktur papierowych, elektronicznych oraz faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Przedsiębiorcom zarejestrowanym jako czynnym podatnikom VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego tylko wówczas, gdy otrzymana faktura będąca podstawą do odliczenia VAT spełnia określone warunki. Faktura od kontrahenta potwierdza nabycie towaru lub usługi, powinien skontrolować ją pod względem formalnym i merytorycznym oraz sprawdzić kontrahenta.
Metodyka dochowania należytej staranności
Metodyka dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych opublikowana przez Ministerstwo Finansów to zbiór przesłanek dochowania należytej staranności przez nabywców, które mają służyć urzędnikom skarbowym w ocenie działalności przedsiębiorców dokonujących odliczeń VAT. Dla dochowania należytej staranności podatnik powinien zweryfikować swojego kontrahenta, czyli dostawcę towaru oraz okoliczności transakcji z nim zawieranej.
Metodyka dochowania należytej staranności określa poszczególne elementy weryfikacji kontrahenta. Weryfikacja kontrahenta wystawiającego fakturę VAT stanowiącą podstawę dokonania danej transakcji różni się w zależności od tego, czy podatnik zamierzający odliczyć podatek VAT od nabycia udokumentowanego fakturą z wykazaną kwotą podatku od towarów i usług rozpoczyna współpracę z danym sprzedawcą, czy dokonuje kolejnego nabycia.
W razie, gdy podatnik nie będzie odpowiednio uważny przy zawieraniu transakcji, a więc zignoruje obiektywne okoliczności wskazujące na to, że transakcja może mieć na celu naruszenie prawa lub oszustwo, wówczas powinno zostać zakwestionowane prawo tego podatnika do odliczenia podatku naliczonego.
Sprawdzenie kontrahenta – rozpoczęcie współpracy
Przez rozpoczęcie współpracy z danym kontrahentem rozumiemy zawarcie transakcji z podmiotem, z którym dotychczas podatnik nie zawierał transakcji lub zawarcie transakcji z podmiotem, z którym podatnik zawierał już transakcje, jednak nowe transakcje będą dotyczyć towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których do tej pory podatnik od niego nie nabywał.
Rozpoczynając współpracę z danym kontrahentem, podatnik powinien potwierdzić jego rejestrację, czyli upewnić się, że dany kontrahent jest zarejestrowany w:
- Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – spółki prawa handlowego, lub
- Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne.
W celu odliczenia podatku VAT konieczna jest także weryfikacja, czy dany kontrahent na moment dokonania transakcji jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) Wykazu podatników VAT, czyli czy znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT. Informacje zamieszczone na białej liście podatników VAT można wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy.
Każdy czynny podatnik VAT powinien znajdować się na białej liście wraz ze wskazanymi aktualnymi rachunkami bankowymi (jednym lub więcej), wykorzystywanymi w prowadzonej działalności gospodarczej.
W wykazie dostępne są informacje, czy:
- kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przywrócony do rejestru VAT;
- kontrahent został wykreślony jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany.
Z wykazu podatników VAT podatnik dokonujący weryfikacji kontrahenta może pobrać informację o dacie i godzinie, w której dokonano weryfikacji.
Weryfikacja kontrahenta to także upewnienie się, czy kontrahent posiada lub – na żądanie nabywcy – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów będących przedmiotem planowanych transakcji. Nabywca powinien potwierdzić także umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby.
Na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem wyróżniamy formalne (status czynnego podatnika VAT, KRS, CEIDG, koncesje) oraz transakcyjne kryteria weryfikacji kontrahenta (okoliczności transakcji, które mogą budzić wątpliwości w zakresie legalności działań kontrahenta).
Okoliczności, na które podatnik powinien zwrócić uwagę, rozpoczynając współpracę w danym kontrahentem to w szczególności:
- zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;
- płatność gotówką albo obniżenie ceny w razie płatności gotówką (odnośnie do transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł);
- zapłata przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe lub nieuzasadniony rachunek bankowy;
- cena znacząco odbiegająca od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia;
- zmiana branży kontrahenta bez ekonomicznego uzasadnienia;
- brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej;
- krótszy termin płatności niż standardowy termin płatności bez ekonomicznego uzasadnienia;
- transakcja nieudokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków transakcji.
Przykładowych okoliczności transakcji opublikowanych przez Ministerstwo Finansów nie należy traktować jako zamkniętej listy transakcyjnych kryteriów, ponieważ w praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić inne sytuacje wskazujące na ryzyko udziału w oszustwie.
Na czym polega sprawdzenie kontrahenta przy kontynuacji współpracy?
Kontynuując współpracę z danym kontrahentem, w celu dochowania należytej staranności konieczne jest jego sprawdzenie, jednak w mniejszym zakresie niż w razie rozpoczęcia współpracy. Przy kontynuacji współpracy istnieje bowiem mniejsze ryzyko nieświadomego udziału w procederze oszustw podatkowych. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że weryfikacja kryteriów formalnych powinna być regularna, należy więc regularnie weryfikować, czy kontrahent ma status czynnego podatnika VAT, wymagane koncesje i zezwolenia oraz czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta.
Przy kontynuacji współpracy z kontrahentem podatnik ma obowiązek zwracać szczególną uwagę także na transakcyjne kryteria jego weryfikacji. Najważniejszym czynnikiem ryzyka jest zmiana bez ekonomicznego uzasadnienia dotychczasowych zasad współpracy między nabywcą a jego kontrahentem, a więc wystąpienie analogicznych okoliczności, jak przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem. Dodatkowo w razie jakichkolwiek wątpliwości w zakresie wypełniania przez kontrahenta kryteriów formalnych lub transakcyjnych, podatnik powinien dokonać niezwłocznej weryfikacji poszczególnych kryteriów formalnych, analogicznie jak w przypadku rozpoczęcia współpracy.
Faktura od kontrahenta a dane jakie należy zweryfikować
Niezależnie od tego, czy rozpoczynamy współpracę z danym kontrahentem, czy kontynuujemy współpracę, każdorazowo trzeba sprawdzić fakturę pod względem formalnym i merytorycznym.
Poza weryfikacją, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, należy sprawdzić także, czy zakupione towary i usługi uprawniają podatnika do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W ustawie o podatku od towarów i usług wyszczególniono bowiem towary i usługi, od których zakupu podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT (np. usługi gastronomiczne czy noclegowe) lub przysługuje mu prawo jedynie częściowego odliczenia podatku VAT od nabycia udokumentowanego fakturą z wykazaną kwotą podatku od towarów i usług (np. wydatki na paliwo i eksploatację samochodu osobowego wykorzystywanego w dysponowaniu mieszanym).
Podatnik nabywający towar lub usługę zobowiązany jest także do sprawdzenia, czy za fakturę otrzymaną od kontrahenta należy dokonać zapłaty:
- bezgotówkowej na rachunek z białej listy, oraz
- z zastosowaniem split payment (mechanizm podzielonej płatności).
Formalna kontrola faktury ma na celu ustalenie, czy dokument jest bezbłędny i zawiera wszystkie niezbędne elementy. Sprawdzenie faktury pod względem formalnym polega na weryfikacji czy:
- na fakturze zawarto prawidłowe dane firmy oraz NIP nabywcy;
- występuje zgodność danych na fakturze z faktycznym przebiegiem transakcji, a więc czy faktura dokumentuje nabycie określonych towarów i usług;
- wartości na fakturze są zgodne z zawartą umową;
- faktura nie została wystawiona do paragonu bez NIP-u nabywcy;
- nabycie określonych towarów lub usług nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług lub korzysta ze zwolnienia z VAT, pomimo że sprzedawca naliczył VAT.
