Poradnik Przedsiębiorcy

Prawo do odliczenia VAT z faktur - kiedy nie można dokonać odliczenia?

Podatek od towarów i usług to danina obciążająca tzw. wartość dodaną w każdej fazie obrotu towarem lub usługą. Jedną z podstawowych cech tego podatku jest zasada zakładająca, że powinien być on neutralny dla przedsiębiorcy, który nie jest ostatecznym konsumentem towaru lub usługi. Podatnik ma zatem prawo do obniżania kwoty podatku należnego o poniesiony koszt podatku naliczonego. Prawo do odliczenia VAT nie odnosi się jednak do każdej transakcji, ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje czynności, w stosunku do których podatnik nie może dokonać obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Komu przysługuje prawo do odliczenia VAT?

Prawo do odliczenia VAT przysługuje czynnym podatnikom VAT, czyli przedsiębiorcom zobligowanym do rejestracji do VAT ze względu na rodzaj wykonywanych czynności bądź takim, którzy zrezygnowali lub utracili prawo do zwolnienia podmiotowego (obowiązującego do momentu osiągnięcia obrotów w wysokości 200 000 zł w skali roku).

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatek od towarów i usług może zostać odliczony tylko w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. 

Wydatki poniesione w imieniu i na rachunek osób trzecich

Prawo do odliczenia VAT nie ma zastosowania w odniesieniu do kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

Do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie mają prawa podatnicy zwolnieni z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo).

W odniesieniu do przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT, do kosztów uzyskania przychodów zaliczana jest kwota brutto nabywanych towarów lub usług mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Prawo do odliczenia VAT - kiedy nie można dokonać odliczenia?

Trzeba mieć na uwadze, że nie wszystkie faktury uprawniają czynnych podatników VAT do odliczenia tego podatku. Wyłączone z tego prawa są faktury dokumentujące zakup usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Oznacza to, że wszelkie noclegi w ramach podróży służbowych pracowników i przedsiębiorcy oraz obiady i kolacje z kontrahentami nie dają prawa do odliczenia VAT. Wartość tego podatku wraz z kwotą netto usługi hotelowej/gastronomicznej wykazywana jest w kosztach podatkowych, czyli zmniejsza podatek dochodowy do zapłaty.

Nie stanowi również podstawy do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego kwota podatku naliczonego w przypadku opodatkowania WNT na terytorium kraju, z powodu podania polskiego numeru VAT UE, w sytuacji gdy towary w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Faktury wystawione przez podmiot nieistniejący, czynności niepodlegające opodatkowaniu i transakcje niezgodne ze stanem faktycznym

Do odliczenia VAT nie uprawniają faktury, duplikaty faktur i dokumenty celne, w przypadku gdy:

  • sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

  • transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

  • wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

  • faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Na podstawie wyroku z 8 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Gd 1041/11 WSA w Gdańsku, aby uznać, że podmiot nie istnieje, należy wziąć pod uwagę okoliczności takie jak m.in.:
• zaprzestanie faktycznej działalności,
• nieprowadzenie działalności pod adresem siedziby lub ukrywanie prawdziwego adresu działalności,
• brak dokumentacji księgowej.
Sam fakt niezarejestrowania się wystawcy spornych faktur nie jest bowiem wystarczający do pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Czynności, w stosunku do których nie wykazuje się VAT

Przedsiębiorcy nie odliczą VAT również od faktur (odpowiednio duplikatów faktur) z wykazaną kwotą podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności. Przykładem mogą być transakcje opodatkowane na zasadzie odwrotnego obciążenia.

Podstawę prawną powyższych wyłączeń prawa do odliczenia VAT stanowi art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

W jakim terminie można odliczyć VAT?

W świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia VAT powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 tej ustawy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę.

Dodatkowo w przypadku, gdy przedsiębiorca nie obniży podatku należnego o podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej transakcji, to ma do tego prawo w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącach bądź kwartałach w zależności od tego, jaka została wybrana częstotliwość rozliczania VAT).