Jak kontrolować finanse i zarządzać strategią młodej firmy?

Zdarza się, że młoda firma musi borykać się z wieloma problemami. Wśród nich są wydatki, które w pierwszym okresie jej działalności mogą okazać się większe od zysków. Jednak sytuacja firmy zacznie się prawdopodobnie zmieniać. Pojawią się, być może, kredyty lub inne formy wsparć finansowych, a potem wreszcie zarobki. Jak kontrolować finanse młodej firmy?

Rachunek zysków i strat, czyli jak kontrolować finanse w firmie

Bilans zysków i strat danej firmy przedstawia jej zarobki i straty w ciągu ostatniego okresu obrachunkowego (zwykle jest to rok). Dzięki niemu przedsiębiorca może zobaczyć, czy w jego działalności gospodarczej są wykorzystywane zasoby w celu wygenerowania zysków. Jednak nie jest to najbardziej miarodajne zestawienie, ponieważ zyski można osiągnąć przy użyciu wielu sposobów, których nie da się wyszczególnić w bilansie. Tak samo jak nie można, patrząc na niego, poznać przyczyn strat firmy. Dlatego, aby mieć pełną kontrolę nad finansami swojego przedsiębiorstwa, warto prowadzić rachunek zysków i strat. Prezentuje on przebieg funkcjonowania firmy w konkretnym przedziale czasu (w ciągu roku, półrocza lub kwartału). Przeglądając go, można poznać przyczyny uzyskania przez przedsiębiorstwo określonych zysków czy poniesionych strat, ponieważ zawiera wszystkie rodzaje przychodów, a także koszty spowodowane ich osiągnięciem.

Prawidłowe konstruowanie rachunku zysków i strat

W uproszczonej definicji rachunek zysków i strat to zestawienie przyczyn uzyskania przez firmę określonych wyników finansowych, w wybranym okresie obrachunkowym. W takim wymiarze sprawozdanie finansowe składałoby się z:

• przychodów,

• kosztów,

• wyniku finansowego.

Jednak powyższa wersja rachunku zysków i strat nie jest zbyt szczegółowa. Przedsiębiorca, tak jak w przypadku wyżej opisanego bilansu, nadal nie mógłby się niczego dowiedzieć o pochodzeniu konkretnych przychodów. Szczegółowe informacje o nich są o tyle istotne, ponieważ np. gdyby przedsiębiorstwo uzyskało przychód z produkcji własnej, świadczy to o jego prawidłowym rozwoju. Natomiast gdy zarobek pochodzi np. ze sprzedaży budynków i maszyn firmy, wskazuje to na zmniejszanie zasięgu jej funkcjonowania.

Odpowiednie zestawienie kosztów jest także istotne do sprawowania właściwej kontroli nad finansami firmy. Wiedząc np., że jej straty spowodowane są rosnącymi kosztami produkcji, możemy przewidzieć, że firma będzie z tego powodu uzyskiwać coraz mniejszy zysk. Świadomość takiej perspektywy pozwoli zapobiec jej samozrealizowaniu w przyszłości.

Ponadto przedstawione powyżej, bardzo uproszczone, sprawozdanie finansowe nie zawiera jeszcze jednego, bardzo ważnego składnika - podatku dochodowego. Jest on istotny ze względu na to, że w dużym stopniu wpływa na zysk, który można wykorzystać w kolejnych latach.

Aby poznać dokładne przyczyny strat i zysków swojej firmy, a także móc regularnie obliczać wartość płaconego podatku dochodowego, najlepiej prowadzić rachunek zysków i strat w zdecydowanie bardziej rozbudowanej formie - z wyszczególnionymi grupami przychodów i kosztów. Skomplikowane strukturalnie sprawozdanie finansowe może przyjąć dwie formy: kalkulacyjną i porównawczą.

Rachunek zysków i strat: wersja kalkulacyjna

Zarówno wariant kalkulacyjny, jak i porównawczy rachunku zysków i strat powinien być opracowany w wersji drobinkowej. Polega ona na odejmowaniu od każdego przychodu kosztu tego samego rodzaju.

Postać kalkulacyjna polega na przedstawieniu wyniku przy uwzględnieniu kolejnych grup kosztów i przychodów podzielonych według miejsca powstania. Powinna ona wyglądać w następujący sposób:

A. Przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów, w tym:

• od jednostek powiązanych

1. Przychody netto ze sprzedaży produktów

2. Przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów

B. Koszty sprzedanych produktów, towarów i materiałów, w tym:

• jednostkom powiązanym

1. Koszt wytworzenia sprzedanych produktów

2. Wartość sprzedanych towarów i materiałów

C. Zysk (strata) brutto ze sprzedaży ( A - B )

D. Koszty sprzedaży

E. Koszty ogólnego zarządu

F. Zysk (strata) ze sprzedaży ( C - D - E )

G. Pozostałe przychody operacyjne

1. Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych
2. Dotacje
3. Inne przychody operacyjne

H. Pozostałe koszty operacyjne

1. Strata ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych
2. Aktualizacja wartości aktywów niefinansowych
3. Inne koszty operacyjne

I. Zysk (strata) z działalności operacyjnej ( F + G - H )

J. Przychody finansowe

1. Dywidendy i udziały w zyskach, w tym od jednostek powiązanych
2. Odsetki, w tym od jednostek powiązanych
3. Zysk ze zbycia inwestycji
4. Aktualizacja wartości inwestycji
5. Inne

K. Koszty finansowe

1. Odsetki, w tym dla jednostek powiązanych
2. Strata ze zbycia inwestycji
3. Aktualizacja wartości inwestycji
4. Inne

L. Zysk (strata) z działalności gospodarczej ( I + J - K )

M. Wynik zdarzeń nadzwyczajnych ( M.1. - M.2. )

1. Zyski nadzwyczajne
2. Straty nadzwyczajne

N. Zysk (strata) brutto ( L+/-M )

O. Podatek dochodowy

P. Pozostałe obowiązkowe zmniejszenia zysku (zwiększenia straty)

R. Zysk (strata) netto ( N - O - P )

Rachunek zysków i strat: wersja porównawcza

Różnica między wariantem porównawczym a kalkulacyjnym rachunku zysków i strat polega na metodzie określenia wyniku netto na sprzedaży. Wersja kalkulacyjna opiera się na uzyskaniu wyniku poprzez wyszczególnianie kolejnych grup kosztów i przychodów, rozbitych jeszcze na produkcję, sprzedaż i zarząd, czyli miejsca powstania. Wariant porównawczy polega na podziale kosztów przy uwzględnieniu ich typów.

A. Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, w tym od jednostek powiązanych

1. Przychody netto ze sprzedaży produktów

2. Zmiana stanu produktów ( zwiększenie - wartość dodatnia, zmniejszenia - wartość ujemna)

3. Koszt wytworzenia produktów na własne potrzeby jednostki

4. Przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów

B. Koszty działalności operacyjnej

Amortyzacja

1. Zużycie materiałów i energii
2. Usługi obce
3. Podatki i opłaty, w tym podatek akcyzowy
4. Wynagrodzenia
5. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
6. Pozostałe koszty rodzajowe
7. Wartość sprzedanych towarów i materiałów

C. Zysk (strata) ze sprzedaży ( A - B )

D. Pozostałe przychody operacyjne

1. Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych
2. Dotacje
3. Inne przychody operacyjne

E. Pozostałe koszty operacyjne

1. Strata ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych
2. Aktualizacja wartości aktywów niefinansowych
3. Inne koszty operacyjne

F. Zysk (strata) z działalności operacyjnej ( C + D - E )

G. Przychody finansowe

1. Dywidendy i udziały w zyskach, w tym od jednostek powiązanych
2. Odsetki, w tym od jednostek powiązanych
3. Zysk ze zbycia inwestycji
4. Aktualizacja wartości inwestycji
5. Inne

H. Koszty finansowe

1. Odsetki, w tym dla jednostek powiązanych
2. Strata ze zbycia inwestycji
3. Aktualizacja wartości inwestycji
4. Inne

I. Zysk (strata) z działalności gospodarczej ( F + G - H )

J. wynik zdarzeń nadzwyczajnych ( J.1. - J.2. )

1. Zyski nadzwyczajne
2. Straty nadzwyczajne

K. Zysk (strata) brutto ( I+/- J )

L. Podatek dochodowy

M. Pozostałe obowiązkowe zmniejszenia zysku (zwiększenia straty)

N. Zysk (strata) netto ( K - L - M )

Podsumowując, osoby zarządzające firmą, które chcą mieć należytą kontrolę nad jej finansami i kierunkiem rozwoju, powinny postarać się o prowadzenie rachunku zysków i strat w rozbudowanej, kompletniej formie. Również od kierowników zależy, który z wariantów rozliczenia finansowego - kalkulacyjny czy porównawczy - zostanie zastosowany w ich przedsiębiorstwie.