Podmioty prowadzące księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązane do jej przechowywania. Kwestię tę reguluje § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, które wskazuje, że zarówno księga oraz dowody, na podstawie których dokonywane są w niej zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu, przechowywanie KPiR następuje w miejscu wskazanym przez podatnika.
Przechowywanie KPiR przez biuro rachunkowe
Jeżeli to biuro rachunkowe prowadzi księgowość firmy, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie KPiR w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy podatnik musi zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. W zawiadomieniu tym wskazuje się nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Zgłoszenia dokonuje się w druku CEIDG-1.
Przechowywanie KPiR po likwidacji działalności
Regulacje, dotyczące przechowywania KPiR, jednoznacznie odnoszą się do okresu, w którym działalność jest prowadzona. Czy dokumenty należy przechowywać również po zamknięciu działalności? Otóż tak. Wskazuje na to art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, który nakazuje przedsiębiorcom przechowanie księgi i związanych z jej prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Kiedy zatem przypada okres przedawnienia? Jak wynika z art. 70 § 1 ordynacji, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład 1.
Pan Krzysztof zakończył prowadzenie działalności gospodarczej 10 grudnia 2016 r. Księgowość prowadził w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Ostatnie zeznanie roczne i tym samym termin płatności podatku przypada na 2017 rok. Konieczne zatem będzie przechowywanie KPiR aż do końca 2022 roku.
Co ważne, oprócz KPiR przedsiębiorca jest zobowiązany także do przechowywana dokumentacji źródłowej (m.in. wystawione i otrzymane faktury, rachunki, dowody wewnętrzne).
Po likwidacji działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może po prostu wyrzucić KPiR i innych dokumentów. Konieczne jest przechowywanie księgi do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
