Odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej - jak wnioskować?

Jednym z obowiązków, jaki spoczywa na podatnikach korzystających przy ewidencjonowaniu sprzedaży z kasy fiskalnej, jest dokonywanie okresowych przeglądów kas. Przepisy ustawy odnoszące się do podatku VAT oraz akty wykonawcze w sposób szczegółowy określają terminy oraz procedury związane z przeglądem kas fiskalnych. Jednakże z różnych przyczyn podatnik może być zainteresowany odroczeniem jego terminu. W poniższym artykule omówimy jak wnioskować o odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej. 

Obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i dokonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Z powyższym faktem związanych jest wiele obowiązków, pośród których można wymienić konieczność poddawania kasy rejestrującej w terminach określonych w przepisach wykonawczych obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących (art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy VAT).

Aktem,  który w sposób szczegółowy reguluje kwestie związane z przeglądem technicznym, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

Tam też możemy przeczytać, że obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

1. stanu i liczby plomb kasy oraz ich zgodności z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;

2. stanu obudowy kasy;

3. czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;

4. programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego – ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;

5. poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;

6. poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;

7. stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;

8. poprawności ustawień zegara kasy.   

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również:

1. wpis do książki kasy jego wyniku;

2. w przypadku kas on-line zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej;

3. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Ponadto przepisy rozporządzenia zawierają regulacje stanowiące o terminie przeglądu kasy. Jak bowiem możemy przeczytać w §  54 rozporządzenia, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

Pojęcie fiskalizacji, od którego liczony jest okres dwuletni, zależne jest od tego, z jakim rodzajem kasy fiskalnej mamy do czynienia: 

• w przypadku kas on-line – jest to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji;

• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

W zakresie powyższego obowiązku przepisy rozporządzenia przewidują jeden wyjątek. Otóż  obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym czasie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Konsekwencje prawnopodatkowe niedokonania przeglądu kasy

Podatnik, który dokonuje zakupu kasy fiskalnej, ma prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. 

Jednak jak podaje art. 111 ust. 6 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w terminach określonych w przepisach wykonawczych obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.

Odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej

Przechodząc do meritum problemu, należy wskazać, że ani przepisy ustawy VAT, ani przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie zawierają unormowań dotyczących możliwości odroczenia terminu przeglądu kasy fiskalnej. 

Jednakże na stronie Ministerstwa Finansów pojawiła się następująca informacja:

„[…] W związku z pojawiającymi się sygnałami ze strony producentów oraz podmiotów zajmujących się serwisem kas rejestrujących, dotyczącymi obaw serwisantów w zakresie przeprowadzania przeglądów okresowych kas rejestrujących związanych z zagrożeniem wirusem COVID-19, Ministerstwo Finansów informuje, że w sytuacji nadzwyczajnej jaka jest obecnie spowodowana rozprzestrzenianiem się koronawirusa, podatnicy mogą indywidualnie zwracać się z wnioskami do naczelników urzędów skarbowych o odroczenie terminu przeglądu technicznego do lipca 2020 r. z uwagi na zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa”.

Choć powyższa informacja odnosi się do lipca 2020 r., to jednak z uwagi na przedłużający się stan epidemii można przyjąć, że powyższe zachowuje aktualność. Nie ma oficjalnego wzoru wniosku o odroczenie wskazanego terminu. Z pewnością można wskazać, że taki wniosek należy złożyć przed terminem  przeglądu technicznego kasy rejestrującej. 

Podstawą prawną powyższego wniosku będzie art. 48 §  1 Ordynacji podatkowej, który podaje, że organ podatkowy na wniosek podatnika w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego,

Poniżej prezentujemy przykładowy wzór takiego wniosku:

Miejscowość, data

Dane podatnika

Naczelnik US

Wniosek o odroczenie terminu przeglądu technicznego kasy rejestrującej

Na podstawie art. 48 §  1 Ordynacji podatkowej wnoszę o odroczenie terminu obowiązkowego przeglądu kasy rejestrującej określonego w §  54 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących do dnia ….

Wniosek swój motywuję trudną sytuacją związaną z istniejącym stanem epidemii COVID-19, w związku z czym dokonanie przeglądu kasy w prawnym terminie jest niemożliwe.

(podpis podatnika)