Poradnik Przedsiębiorcy

Regulamin może być przyjazny! Zobacz co powinien zawierać

Regulaminy często kojarzą się z suchymi wymogami formalnymi, mnóstwem obowiązków, zakazami oraz nakazami. W niniejszym artykule chcielibyśmy pokazać regulamin od tej dobrej strony, odczarować mit, że jest to “zło wcielone”. Regulamin może pomóc w sprawniejszym załatwieniu sprawy!

Czym jest regulamin?

Słownik języka polskiego definiuje regulamin, jako "przepisy i rozporządzenia regulujące postępowanie w jakiejś dziedzinie, obowiązujące pracowników jakiejś instytucji, członków organizacji itp.; też: dokument zawierający te przepisy i rozporządzenia".

Po co pisać i czytać regulamin? 

Regulamin może być przejrzystą informacją dla pracowników czy korzystających z usług. Jeżeli jest napisany łatwym językiem (przecież nie musi mieć prawniczych zwrotów), to osoba zainteresowana łatwo odnajdzie w nim odpowiedzi na pytania (np. terminy zwrotu, koszty przesyłki - w przypadku sklepu internetowego).

Jeśli chodzi o regulamin pracy, to można w nim odnaleźć przydatne i konkretne informacje, jak wykonywać dane zadanie, jak zabezpieczać dokumenty, co jest dopuszczalne, a co nie podczas wykonywania obowiązków. Ponadto na podstawie dobrze sporządzonego regulaminu pracownik otrzymuje jasny komunikat, za co jest odpowiedzialny i jak powinien wykonywać swoje obowiązki.

W przypadku regulaminów pracy bardzo pomocne jest, kiedy zawierają one tzw. mapy procesowe, tak aby pracownik punkt po punkcie dobrze wiedział, co ma robić w danym przypadku, np. wystąpienia niebezpiecznej sytuacji, ewakuacji, pożaru itd.

Regulamin to swoiste wskazówki i odpowiedzi, jak reagować na konkretne sytuacje.

Co powinien zawierać regulamin?

Przepisy nie określają wprost, co powinien zawierać regulamin - ważne, aby nie był sprzeczny z obowiązującym prawem i nie godził w dobre obyczaje. Wyjątkiem jest regulamin pracy - w tym przypadku Kodeks pracy w art. 104 wyraźnie stanowi, co powinien obowiązkowo obejmować ten dokument.

W zależności od rodzaju regulaminu - inne jego elementy będą kluczowe. Częścią wspólną każdego z regulaminów jest określenie zasad dotyczących przedmiotu regulaminu, np. regulamin:

  • pracy - zasady panujące w pracy,

  • wynagradzania - tu kluczowym elementem będą zasady wynagradzania,

  • konkursu - zasady konkursu,

  • świadczenia usług - zasady świadczenia usług,

  • boiska szkolnego - zasady korzystania z boiska.

Poza tym dobry regulamin powinien zawierać:

  • definicje - aby obie strony nie miały wątpliwości, o czym jest mowa,

  • prawa i obowiązki uczestników,

  • kary za naruszenie regulaminu.

Regulaminy powinny być łatwo dostępne dla stron - np. wywieszone w ogólnie dostępnym miejscu, udostępnione poprzez odpowiednie programy on-line (np. chmura internetowa) itp.

Regulaminy są chronione prawem autorskim

W rozumieniu prawa autorskiego regulamin jest utworem (przejawia się w nim działalność indywidualna o charakterze twórczym), dlatego nie wolno kopiować czy powielać regulaminów z innych stron, sklepów - należy go sporządzić samemu lub dać do opracowania prawnikowi.

Stosujmy się do procedur, ale pamiętajmy o myśleniu

Jeżeli regulaminy nie będą zawierały “sztywnych” procedur, będą napisane prostym językiem, to z pewnością usprawnią działania i komunikację w firmie.

Utworzona dokumentacja powinna być narzędziem, a nie zbiorem dokumentów, które zalegają kurzem i “są bo tak trzeba”, czy też są bezwzględnie obowiązujące w każdej sytuacji.

“Stosuję się do procedur, ale pamiętam o myśleniu” - pamiętajmy, że - mimo że przepisy są ważne - myślenie jest ważniejsze. Do czystych sztywnych procedur stosuje się bezduszny urzędnik, dla którego najważniejsza jest litera prawa. My - nie zatracajmy jednak litery ducha.

Bo przecież jeśli na ścieżce rowerowej, czy przejściu dla pieszych potknie się dziecko, to nie ma co czekać, na zielone światło, aby mu pomóc.