Czynny podatnik VAT, który chce skorzystać z prawa, jakim jest odliczenie VAT z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, musi pamiętać o spełnieniu łącznie dwóch przesłanek:
- powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów lub usług oraz
- otrzymanie faktury lub dokumentu celnego potwierdzającego zakup.
Definicja faktury - podstawowe elementy
W myśl przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług faktura rozumiana jest jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura elektroniczna jest fakturą w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Art. 106e ustawy o VAT w sposób enumeratywny wymienia elementy, które powinna zawierać faktura. Wśród podstawowych można znaleźć takie jak:
- data wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa(rodzaj) towaru lub usługi;
- miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawka podatku;
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem.
Faktura otrzymana od dostawcy stanowi jedyny dowód dający podatnikowi prawo do odliczenia VAT naliczonego - co do zasady nie można zastąpić jej innym dokumentem. Wyjątek stanowi import towarów oraz sytuacje, w których podatnik sam rozlicza VAT (np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów).
Wystawca faktury jest obowiązany do zapłaty podatku należnego, bez względu na to, czy wystawi fakturę i czy będzie prawidłowa. Co ważne, nawet w sytuacji, gdy przepisy uzależniają powstanie obowiązku podatkowego od wystawienia faktury - wskazują termin, po upływie którego powstanie obowiązek podatkowy pomimo jej niewystawienia.
Faktury pro forma w 2014 roku
Faktura pro forma stanowi swego rodzaju zamówienie i co do zasady nie jest uznawana za dowód księgowy - nie wywołuje konsekwencji w zakresie podatku VAT. W związku ze zmianą przepisów wśród przedsiębiorców pojawiają się wątpliwości, czy faktura pro forma zawierająca wszystkie dane wymagane dla faktury (określone w art. 106e ustawy o VAT) wywołuje jakiekolwiek konsekwencje podatkowe. Jeszcze w 2013 r. interweniował Minister Finansów, jednoznacznie wyjaśniając, że pro forma nie jest fakturą, a jedynie ofertą handlową i nie ma zagrożenia, aby została uznana za fakturę. Przy czym do końca roku 2013 przepisy ustawy nie regulowały pojęcia faktury.
Obecnie kwestia ta została określona w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, zgodnie z którą fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Faktury zawierające błędy, które pozbawiają prawa do odliczenia VAT
W myśl art. 88 ust 3a ustawy o VAT faktury i dokumenty celne nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w przypadku, gdy:
- zostały wystawione przez podmiot nieistniejący,
- transakcja nie podlegała opodatkowaniu lub była zwolniona od podatku,
- transakcje były niezgodne ze stanem faktycznym,
- wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,
- wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
Możliwość odliczenia VAT od wydatków firmowych stanowi jeden z ważniejszych przywilejów przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT. Jednakże aby przedsiębiorca mógł z takiego przywileju skorzystać, jego wydatki muszą być dokładnie udokumentowane - przede wszystkim fakturami. Należy zadbać, aby otrzymywane od kontrahentów dokumenty nie zawierały błędów - może się bowiem zdarzyć, że niepoprawna faktura uniemożliwi podatnikowi odliczenie naliczonego podatku VAT.
