Kiedy możliwa jest jednorazowa amortyzacja licencji?

Przedsiębiorcy nabywają różnego rodzaju licencje w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Są one udzielane na okres do 1 roku albo na okres powyżej 1 roku. Niekiedy licencje te dotyczą kilku dat w różnych latach podatkowych. Kiedy możliwa jest jednorazowa amortyzacja licencji? Czy licencje można ująć jednorazowo w koszty? Od czego to zależy? Kiedy będą one spełniać warunki, aby być wartością niematerialną i prawną? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszym artykule.

Czym są wartości niematerialne i prawne?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 Ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe:

1. nadające się do gospodarczego wykorzystania;
2. o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok;
3. przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
1. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
2. prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
3. know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu – wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy. 

Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Jednorazowa amortyzacja licencji a umowy licencyjne

Na mocy art. 66 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa licencyjna uprawnia do korzystania z utworu w okresie 5 lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma swoją siedzibę, chyba że w umowie postanowiono inaczej. Po upływie terminu 5 lat prawo uzyskane na podstawie umowy licencyjnej wygasa.

Zasadniczą cechą umowy licencyjnej jest to, że nie przenosi ona praw autorskich do utworu na żadnym polu. W takim wypadku uznaje się, że twórca udzielił jedynie okresowej licencji do korzystania z utworu będącego przedmiotem umowy.

Z kolei umowa zobowiązująca do przeniesienia autorskich praw majątkowych – przenosi na nabywcę, z chwilą przyjęcia utworu, prawo do wyłącznego korzystania z utworu na określonym w umowie polu eksploatacji, chyba że postanowiono w niej inaczej. 

Jednorazowa amortyzacja licencji a amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych

Amortyzacji podlegają nabyte od innego podmiotu wartości niematerialne i prawne:

1. nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania;
2. przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok;
3. wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą;
4. ewentualnie oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Przykładami wartości niematerialnych i prawnych są m.in.:

• autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
• licencje,
• prawo własności przemysłowej,
• know-how,
• spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• wartość firmy,
• koszty prac rozwojowych.

Jednorazowa amortyzacja licencji a jednorazowe ujęcie w koszty firmy transakcji nabycia licencji

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku – środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa, nie przekracza 10 000 zł.

Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Pamiętając o art. 22 m ust. 1 ustawy o PIT, okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż:

1. od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich – 24 miesiące,
2. od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych – 24 miesiące,
3. od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych – 12 miesięcy,
4. od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych – 60 miesięcy.

Oczywiście, zanim podatnik rozpocznie amortyzację, musi ustalić właściwą stawkę amortyzacyjną na podstawie powyższych okresów amortyzacyjnych przewidzianych dla konkretnych wartości niematerialnych i prawnych. 

Jednorazowa amortyzacja licencji - kiedy zakup licencji może być ujęty jednorazowo w koszty firmy, a kiedy nie ma takiej możliwości?

Jeżeli podatnik nabył licencję o okresie równym lub niższym niż 12 miesięcy, to taki wydatek będzie mógł ująć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

Przyczyną tego stanu jest to, że powyższa licencja nie spełnia wymogu uznania ją za wartość niematerialną i prawną podlegającą amortyzacji – nie jest wypełniony warunek przewidywanego okresu użytkowania powyżej 12 miesięcy.

Powoduje to, że tego typu licencje podatnik może ująć bezpośrednio w koszty firmy w miesiącu ich nabycia. 

Może to być np. okres licencji na pół roku:

1. na program komputerowy; 
2. do używania znaku towarowego;
3. do udostępnienia spektaklu;
4. do wyświetlenia programu telewizyjnego, serialu, filmu;
5. do odsłuchania utworu muzycznego;
6. do wykorzystania patentu albo know-how na produkcję wyrobu;
7. inne.

Licencja będzie podlegała amortyzacji, jeżeli jej okres przekroczy 12 miesięcy oraz jej wartość przekroczy 10 000 zł.

W takim wypadku podatnik będzie zobligowany do rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych zgodnie z powyżej przedstawioną stawką amortyzacyjną (art. 22m ustawy o PIT).

Zanim podatnik rozpocznie amortyzację wartości niematerialnej i prawnej, musi wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych.

Warto podkreślić, że gdy podatnik nabędzie licencję o wartości mniejszej niż 10 000 zł, ale o długim okresie użytkowania – powyżej 12 miesięcy, to będzie miał wybór.

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT nabył 5-letnią licencję na używanie klucza RODO o wartości 8500 zł. Otrzymał na ten zakup fakturę w dacie wystawienia 10 października 2023 roku. W takiej sytuacji ma on do wyboru:

1. ująć jednorazowo w koszty firmy ten wydatek w październiku 2023 roku,
2. wprowadzić w październiku 2023 roku do ewidencji środków trwałych daną licencję i rozpocząć amortyzację od listopada 2023 roku.

Jednorazowa amortyzacja licencji a licencja ujęta bezpośrednio w koszty bez konieczności amortyzacji

Przedsiębiorcy prowadzący różnego rodzaju działalność gospodarczą (nie tylko eventową czy telewizyjną) niekiedy mają potrzebę zareklamowania swojej firmy.

Jednym z narzędzi do osiągnięcia tego efektu może być udostępnienie za pomocą telebimu czy online spektaklu, filmu, programu telewizyjnego, innego utworu, w którym role odgrywają znani aktorzy.

Udostępnienie takiego utworu zazwyczaj odbywa się w konkretnym terminie – jednorazowo. Czasem spektakle udostępniane są w kilku różnych terminach.

Zasadniczą cechą tego typu licencji jest to, że dotyczy ona udostępnienia spektaklu w określonym odcinku czasowym. Zazwyczaj więc okres ten nie przekracza 12 miesięcy.

Wartość tych licencji bardzo często przekracza kwotę 10 000 zł. Niekiedy okres licencji przekracza 12 miesięcy, ale licencja jest udzielana w tzw. konkretnych okresach. Co wtedy?

Powstaje więc pytanie, czy można koszty nabycia tych licencji ująć jednorazowo w koszty firmy, czy też nie, a jeśli tak, to kiedy?

Na to pytanie odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 stycznia 2018 roku (sygn. 0114-KDIP2-3.4010.324.2017.1.PS), w której stwierdził, że: „[…] opłaty licencyjne ponoszone z tytułu zakupu Licencji-Zapasów (uprawniające ją do emisji filmów i programów telewizyjnych) stanowią koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami. 

W konsekwencji powinny one zostać zaliczone do kosztów podatkowych Wnioskodawcy zgodnie z art. 15 ust. 4d-4e ustawy o CIT, tj. Spółka będzie uprawniona do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu związanego z nabyciem Licencji-Zapasu:

• w przypadku Licencji-Zapasów, których okres trwania licencji przypada na jeden rok podatkowy – w momencie ich poniesienia, tj. ujęcia w księgach rachunkowych jako koszt na podstawie umowy licencyjnej (w wersji długiej lub w wersji krótkiej, w zależności od kontrahenta), w momencie rozpoczęcia okresu trwania (»uruchomienia«) danej Licencji-Zapasu;
• w przypadku Licencji-Zapasów, których okres trwania licencji przypada na więcej niż jeden rok podatkowy – w proporcji, w jakiej pozostaje długość dopuszczalnego okresu emisji Licencji-Zapasu w danym roku podatkowym do całego dopuszczalnego okresu emisji Licencji-Zapasu zgodnie z umową licencyjną. […]”.