Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy wydać świadectwo pracy po umowie na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo jest często wykorzystywana przez pracodawców, którzy chcą zapewnić normalne funkcjonowanie firmy w razie długotrwałej nieobecności pracownika. Daje ona pracodawcy szansę na ciągłość pracy na danym stanowisku bez zatrudniania kolejnej osoby. Należy zwrócić uwagę, że wiele zakładów pracy, które środki na finansowanie pozyskują ze źródeł zewnętrznych, np. z Unii Europejskiej czy z budżetu miasta, nie może sobie pozwolić na stworzenie nowego etatu na to samo stanowisko. W takiej sytuacji umowa na zastępstwo jest idealnym rozwiązaniem dla pracodawcy. Zdarza się jednak, że budzi ona wiele wątpliwości. Jedną z nich jest na przykład to, do kiedy należy wydać pracownikowi świadectwo pracy po umowie na zastępstwo? Jeśli zadajesz sobie to samo pytanie, to dobrze trafiłeś! Poniżej znajdziesz odpowiedź!

Czym charakteryzuje się umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo charakteryzuje się:

  • celem, w jakim została zawarta – zastępstwo nieobecnego pracownika z powodu jego usprawiedliwionej nieobecności, np. z powodu długotrwałej choroby, urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, wypoczynkowego, bezpłatnego czy świadczenia rehabilitacyjnego.

  • brakiem limitów charakterystycznych dla umów na czas określony – nie wlicza się do limitu 3 umów na czas określony i łącznego czasu zatrudnienia na podstawie tych umów wynoszącego 33 miesiące. Można zawrzeć kilka, a nawet kilkanaście umów na zastępstwo z jednym pracownikiem.

  • brakiem konieczności rozwiązywania umowy – nie trzeba jej rozwiązywać z chwilą powrotu zastępowanego pracownika, gdyż rozwiązuje się ona automatycznie. W umowie tej powinien znaleźć się zapis, że umowa jest zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika z podaniem jego imienia i nazwiska. Można podać ramy czasowe, gdy są znane, ale można również dodać, że umowa rozwiąże się z chwilą powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Oczywiście nie tylko powrót pracownika będzie przesłanką do rozwiązania umowy na zastępstwo. Będzie nią też zakończenie umowy zastępowanego pracownika, np. z powodu przejścia na emeryturę czy upływu czasu, na jaki została zawarta.

Umowa na zastępstwo powinna być zawarta z osobą na tym samym stanowisku i z takim samym zakresem obowiązków i wynagrodzeniem. Jednak zdarza się, że osoba zastępująca ma mniejsze doświadczenie zawodowe i wówczas można ją zatrudnić z niższym wynagrodzeniem. Jednak to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek udowodnienia w razie sporu z pracownikiem, że nie doszło do dyskryminacji płacowej ze względu na rodzaj zatrudnienia. Bezpieczniej jest zatem, aby różnica w wynagrodzeniach nie była zbyt duża. Natomiast prawo do urlopu oraz prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych w ramach ZFŚS osoba zastępująca musi mieć zagwarantowane tak, jak każdy inny pracownik.

Nie zawsze trzeba zatrudniać nowego pracownika na zastępstwo. Może to być już obecny pracownik, pod warunkiem że praca wykonywana na podstawie tej umowy będzie różna rodzajowo od pracy wykonywanej przez niego dotychczas.

Przykład 1.

Pracownik działu kadr zatrudniony na 3/4 etatu został poproszony o zastępstwo specjalisty ds. wynagrodzeń z powodu jego długotrwałej nieobecności. Umowa na zastępstwo została zawarta na 1/4 etatu. Nie ma przeciwwskazań do takiego postępowania, gdyż umowa o zastępstwo jest rodzajowo inna od właściwej umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. A jak wskazuje SN w wyroku z 13 marca 1997 r. (sygn. akt. I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) – „Z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy”.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 22 lutego 2016 r., zrównała umowę na zastępstwo z umową o pracę na czas określony. Chodzi tu głównie o okres wypowiedzenia, który wcześniej wynosił tylko 3 dni robocze, a po wejściu w życie nowych przepisów został uzależniony od zakładowego stażu pracy i wynosi:

  • 2 tygodnie, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

  • 1 miesiąc, jeżeli pracownik jest zatrudniony powyżej 6 miesięcy, a krócej niż 3 lata,

  • 3 miesiące w przypadku zatrudnienia pracownika powyżej 3 lat.

Mimo że pod względem okresu wypowiedzenia umowa na zastępstwo nie różni się niczym od normalnej umowy o pracę na czas określony, nadal obowiązuje jednak przepis, że w razie zakończenia stosunku pracy kobiety w ciąży, nie przedłuża się ona do dnia porodu.

Umowa o zastępstwo daje najsłabszą ochronę kobietom w ciąży. Jeżeli w trakcie jej trwania wróci zastępowany pracownik lub rozwiąże się z nim umowa o pracę, to umowa o pracę na zastępstwo również ulegnie rozwiązaniu. Jeżeli kobieta w ciąży będzie na zwolnieniu, to po ustaniu zatrudnienia będzie jej przysługiwał zasiłek chorobowy wypłacany przez właściwy Oddział ZUS ze względu na jej miejsce zamieszkania. Warunkiem jest przebywanie na zwolnieniu przez 30 dni od rozwiązania umowy o pracę. Po urodzeniu dziecka niestety zasiłek macierzyński nie będzie jej przysługiwał. Aby go otrzymać, wniosek o urlop macierzyński musiałby być złożony w trakcie trwania umowy na zastępstwo.

Ile umów na zastępstwo można podpisać z jednym pracownikiem i kiedy należy wydać świadectwo pracy po umowie na zastępstwo?

Mimo że umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy o pracę na czas określony, to nie dotyczą jej ograniczenia stosowane przy zawieraniu tego typu umów:

  • maksymalnie trzy umowy,

  • maksymalnie 33 miesiące ich trwania.

Można zatem z pracownikiem podpisać wiele umów na zastępstwo. Może być zawarta jedna umowa w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w wymiarze pół etatu i druga – również na pół etatu na czas określony. Można także zawrzeć dwie umowy na zastępstwo po pół etatu, gdy zdarzy się, że w firmie jest dwóch pracowników, którzy są nieobecni, a przyczyna ich nieobecności jest usprawiedliwiona.

Przykład 2.

Pracownik X został zatrudniony  15 stycznia 2018 r. na pół etatu na zastępstwo pracownika Y oraz na pół etatu na zastępstwo pracownika Z. W związku z tym, że pracownik Z złożył pracodawcy wniosek o rozwiązanie umowy o pracę z powodu przejścia na emeryturę 30 kwietnia 2018 r., umowa na zastępstwo tego pracownika rozwiąże się z 30 kwietnia 2018 r. Od 1 maja 2018 r. pracownik X pozostaje w zatrudnieniu na pół etatu. Chociaż cały czas jest zatrudniony, to należy wydać mu świadectwo pracy za czas zastępstwa pracownika Z, gdyż świadectwo pracy wydaje się za zakończone okresy zatrudnienia, o ile pracodawca nie ma zamiaru zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni. W tej sytuacji oczywiste jest, że na zastępstwo pracownika Z umowa nie będzie już zawierana, gdyż rozwiązał on stosunek pracy. Należy zatem uznać, że świadectwo pracy za ten okres jest obowiązkiem pracodawcy. Powinien je wystawić i przekazać pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika Z, czyli  30 kwietnia 2018 r. Jako powód ustania stosunku pracy należy podać art. 30, par. 1, pkt 4 kp – z upływem czasu, na jaki była zawarta.

W razie rozwiązania jednej z dwóch umów na zastępstwo należy wystawić świadectwo pracy, mimo że stosunek pracy trwa nadal na podstawie drugiej umowy.

Nowe zasady wystawiania świadectw pracy obowiązują od 1 stycznia 2017 r. Są one związane z wejściem w życie ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców. Zasadą jest, że pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu zatrudnienia, jeżeli nie zamierza go ponownie zatrudnić w ciągu 7 dni. W razie zatrudnienia pracownika w ciągu 7 dni, pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Dopiero gdy istnieją obiektywne przesłanki braku możliwości odebrania świadectwa przez pracownika w ostatnim dniu zatrudnienia, pracodawca ma 7 dni na wysłanie świadectwa pracy drogą pocztową. Może się zdarzyć, że pracownik w ostatnim dniu pracy jest na zwolnieniu chorobowym czy urlopie wypoczynkowym i nie może odebrać świadectwa pracy w ostatnim dniu zatrudnienia.

Świadectwo pracy musi zostać wydane pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia. Nie jest istotne, czy pracodawca rozliczył się z pracownikiem. Świadectwo pracy musi być wydane, a ewentualny ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia.

Czy można zawrzeć umowę w celu zastąpienia takiego pracownika, który już zastępuje inną osobę nieobecną w pracy?

Zgodnie z tezą Sądu Najwyższego zawartą w wyroku z 17 maja 2016 r. (sygn. akt. II PK 99/15) – Nie jest dopuszczalne zawarcie umowy o pracę na zastępstwo pracownika obecnego w pracy, który zastępował innego nieobecnego pracownika. Chodzi o to, że umowa na zastępstwo jest najmniej korzystną umową o pracę i powinna być stosowana wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach, np. w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Nie powinno się zawierać umowy na zastępstwo pracownika, który jest zatrudniony w firmie, ale jedynie wykonuje obowiązki innego pracownika.

Aby zastąpić pracownika przeniesionego czasowo do innej pracy, należy zatrudnić osobę na podstawie umowy na czas określony, nie na zastępstwo.

Często pojawiają się wątpliwości czy można zatrudnić na zastępstwo jeszcze w trakcie obecności osoby zastępowanej, np. w celu przyuczenia do wykonywania obowiązków na tym stanowisku. Chociaż prawo tego wyraźnie nie zabrania, bezpieczniej jest zatrudnić daną osobę choćby na jeden dzień na okres próbny, a dopiero od dnia faktycznej nieobecności pracownika zastępowanego, zawrzeć umowę na zastępstwo z osobą zastępującą. Można również zatrudnić osobę na zastępstwo po paru dniach, tygodniach, a nawet miesiącach nieobecności osoby zastępowanej.