Prowadząc działalność gospodarczą, aby móc zaliczać poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, co do zasady należy posiadać dokumenty spełniające wymogi uznania je za dowody księgowe. W kwestii transakcji zawieranych pomiędzy firmami są to faktury. Jednak zdarzają się przypadki, że przedsiębiorca - najczęściej z powodu oszczędności - dokonuje zakupu towarów handlowych lub składników majątku od osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jak w takim momencie udokumentować daną transakcję? Czy podstawą do zaksięgowaniu kosztu może być w tej sytuacji umowa kupna-sprzedaży?
Dowody księgowe będące podstawą zapisów w KPiR
Warunki, jakie powinny spełniać dokumenty będące podstawą do ewidencji kosztów w KPiR, zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co do zasady zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim oraz w walucie krajowej, w sposób: staranny, czytelny, trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Natomiast podstawą ewidencji w księdze mogą być (§ 12 ust. 3 rozporządzenia):
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
- dokumenty określające zmniejszenie (lub zwiększenie) kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- dowody opłat na podstawie książeczek opłat.
Do powyższej grupy można także zaliczyć inne dokumenty zawierające co najmniej dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, czyli:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Co istotne, powyższe dowody księgowy powinny być oznaczone w taki sposób, aby możliwe było ich sprawne powiązanie z dokonanymi wpisami do ewidencji KPiR, np. poprzez nadanie numeru.
W niektórych przypadkach podatnik może udokumentować zakup towarów handlowych w księdze na podstawie sporządzonych we własnym zakresie dowodów wewnętrznych, zaopatrzonych w datę i podpis. Dodatkowo powinny one zawierać: nazwę towaru oraz jego ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych sytuacjach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Umowa kupna-sprzedaży podstawą zapisu w KPiR
W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, w których nabycie towarów handlowych lub składników majątku nie może zostać udokumentowane standardowym dowodem księgowym, jakim jest np. faktura czy dowód wewnętrzny. Takie sytuacje mają miejsce w szczególności, gdy sprzedawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Wówczas prawidłowym dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję będzie umowa sprzedaży - potocznie nazywana przez wszystkich umowa kupna-sprzedaży.
Uznanie umowy sprzedaży za dokument stanowiący podstawę zapisu w księdze podatkowej jest zależne od tego, jakie elementy zawiera oraz czy są one zgodne z powyżej omawianym rozporządzeniem (§ 12 ust. 3 pkt 2). Umowa sprzedaży posiada charakter wzajemny oraz obustronnie zobowiązujący, ponieważ zgodnie z Kodeksem cywilnym (art. 535) “(...) sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę.”
W obrocie prawnym każda umowa kupna-sprzedaży powinna zawierać przede wszystkim:
- wskazaną datę i miejsce zawarcia umowy,
- określenie stron umowy w sposób precyzyjny, pozwalający na jednoznaczną ich identyfikację,
- szczegółowo określony przedmiot sprzedaży,
- cena sprzedaży określona w jednostkach pieniężnych,
- podpisy obu stron.
Odnosząc powyższe elementy umowy sprzedaży do warunków, jakie zostały określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, można bez problemu stwierdzić, iż spełnia ona wymagania pozwalające uznać ją za dokument stanowiący podstawę do zaksięgowania kosztu w KPiR. Zatem przedsiębiorcy mogą dokonywać zakupu zarówno towarów handlowych, jak i składników majątku od osób prywatnych, dokumentując transakcje właśnie umową kupna-sprzedaży.
