Książka kasy rejestrującej - postępowanie w przypadku utraty

Książka serwisowa zawiera informacje związane z technicznymi aspektami kasy fiskalnej. Przepisy wykonawcze wskazują, że każda kasa fiskalna musi posiadać książkę serwisową. W niniejszym artykule zastanowimy się, co się dzieje w przypadku, gdy zostaje zagubiona książka kasy. W oparciu o dostępne regulacje zastanowimy się, jakie działania powinien w takiej sytuacji podjąć podatnik.

Obowiązki podatnika związane z książką serwisową kasy fiskalnej

Nasze rozważania będziemy opierać na treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z definicją legalną zawartą w rozporządzeniu poprzez książkę kasy należy rozumieć dokumentację dotyczącą danej kasy, której wzór określają przepisy o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Książka kasy ma istotne znaczenie w momencie fiskalizacji kasy rejestrującej. Zgodnie z § 22 ww. rozporządzenia rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii jest poprzedzone dokonaniem fiskalizacji.

Fiskalizacja jest możliwa tylko w trybie serwisowym, wyłącznie gdy kasa posiada niezapisaną pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym. Fiskalizacja jest dokonywana przez serwisanta przez jednokrotne i niepowtarzalne uruchomienie trybu fiskalnego z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika do pamięci fiskalnej. W terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, zgłoszenie danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia.

Co istotne w kontekście rozpatrywanego zagadnienia, fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.

Wskażmy też, że w oparciu o § 23 ust. 2 rozporządzenia w przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po modyfikacji kasa będzie używana.

Ponadto książka kasy jest ważna w kontekście obowiązków podatnika dbania o poprawność pracy kasy fiskalnej.

Jak możemy przeczytać w § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy używający kas:

1. dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku,
2. niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy,
3. udostępniają kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów,
4. poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54,
5. wpisują do książki kasy oraz nanoszą na obudowę kasy numer ewidencyjny, który dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom,
6. prowadzą i przechowują książkę kasy oraz przechowują programy, o których mowa w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, przez okres używania kasy oraz udostępniają je na żądanie właściwych organów; w przypadku kas stacjonarnych książkę kasy, a także programy, przechowuje się w miejscu używania kasy,
7. dokonują wpisów do książki kasy przewidzianych do wykonania przez podatnika oraz umożliwiają dokonanie wpisów do książki kasy podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis,
8. powiadamiają niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy,
9. występują niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy w przypadku jej utraty.

W kontekście wspomnianego powyżej obowiązku przeglądu technicznego kasy wskażmy, że dokonuje się go nie rzadziej niż co 2 lata.

Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

W myśl § 55 ust. 2 rozporządzenia obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

• wpisu do książki kasy jego wyniku,
• w przypadku kas online zapisania przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej,
• dołączenia do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Co zrobić, gdy książka kasy fiskalnej została zgubiona?

Odpowiedź na tak postawione pytanie odnajdziemy w cytowanym już § 9 ust. 1 rozporządzenia, gdzie wskazano, że w przypadku utraty książki serwisowej podatnik powinien:

• powiadomić niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy
• oraz wystąpić niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy w przypadku jej utraty.

Jak podaje § 47 rozporządzenia, podmiot prowadzący serwis główny, na wniosek podatnika, wydaje duplikat książki kasy. Na stronie tytułowej zawiera on napis „DUPLIKAT” oraz wszystkie dotychczasowe wpisy, w szczególności dane dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych.

Przepisy nie określają wzoru powiadomienia o utracie książki serwisowej. Podatnik może zatem dokonać tego w dowolnej formie.

Zwraca również uwagę fakt, że powyższe przepisy nie ustanawiają żadnego sztywnego terminu na dokonanie zgłoszenia. Zarówno powiadomienie naczelnika US, jak również wystąpienie o duplikat książki kasy powinno nastąpić niezwłocznie.

Jak możemy przeczytać w wyroku WSA w Krakowie z 10 sierpnia 2018 roku, III SA/Kr 616/18, pojęcie „niezwłocznie” nie posiada określenia ustawowego i posiłkując się czy to wskazaniami doktryny, czy to definicjami słownikowymi, przez pojęcie to należy rozumieć „bez nieuzasadnionej zwłoki”, czyli bez zbędnych czynności, przeszkód, ale z zachowaniem czynności przewidzianych przepisami.

W konsekwencji zawiadomienie powinno nastąpić w pierwszym z możliwych do wykonania terminie.

Wydanie duplikatu książki kasy ma znaczenie również z perspektywy serwisanta. Trzeba bowiem zaznaczyć, że w świetle § 44 rozporządzenia serwisant dokonuje:

1. wpisu do książki kasy swoich danych identyfikacyjnych;
2. chronologicznych wpisów do książki kasy.

Treść wpisów do książki kasy realizowanych przez serwisanta należy również ująć w prowadzonej dokumentacji serwisu. Wpisy do książki kasy są dokonywane w sposób czytelny, a wpisy do książki kasy o wykonanym serwisie dodatkowo są czytelnie podpisywane przez serwisanta jego imieniem i nazwiskiem oraz opatrywane numerem jego identyfikatora.

To oznacza, że pewne obowiązki w zakresie umieszczania danych w książce kasy spoczywają również na serwisancie kasy.

Na zakończenie warto przypomnieć, że obowiązki związane ze zgłoszeniem zagubienia kasy powinny być wykonane w sposób bezzwłoczny. W konsekwencji warto pamiętać, aby w pierwszym możliwym terminie zgłosić utratę książki serwisowej do właściwych podmiotów.