Poradnik Przedsiębiorcy

Kto może reprezentować firmę w zależności od jej formy prawnej?

Prowadzenie działalności gospodarczej niezależnie od jej formy (czy to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, czy spółka prawa handlowego) wymaga podejmowania czynności, których uzewnętrznianiem jest reprezentowanie podmiotu w stosunkach zewnętrznych wobec osób/podmiotów trzecich. Kto może reprezentować firmę w zależności od jej formy prawnej? Odpowiedź poniżej.

Kto może reprezentować firmę przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG?

Co do zasady główną osobą uprawnioną do reprezentacji jest sam przedsiębiorca – założyciel. W myśl przepisów ogólnych Kodeksu cywilnego może on ustanowić pełnomocnika.

Powyższe wynika z art. 98 kc. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Zgodnie z art. 98 kc pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Wystawienie noty odsetkowej, nawet o określonych i wyraźnie zastrzeżonych elementach, w ramach realizacji zwykłych, typowych umów będących przedmiotem działalności danego przedsiębiorstwa, nie stanowi czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu. Jest normalnym, występującym na co dzień elementem obrotu gospodarczego, który zleca się najczęściej pracownikowi danej firmy.

Wobec tego przedsiębiorca może udzielić pełnomocnictwa do reprezentowania swoich interesów. Co istotne, pełnomocnik może być wpisany do CEIDG, wówczas potencjalny kontrahent nie będzie miał wątpliwości co do umocowania takiego pełnomocnika.

Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 8 marca 2018 roku (I ACa 712/16): „Pełnomocnik, zgodnie z istotą pełnomocnictwa, tj. stosunku prawnego opartego na zaufaniu, powinien działać zgodnie z domniemaną wolą mocodawcy, a w każdym razie nie powinien podejmować działań sprzecznych z rzeczywistą lub domniemaną wolą, chociażby mieściły się one w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. Takie działanie pełnomocnika, aczkolwiek formalnie poprawne, może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i powodować odpowiedzialność odszkodowawczą pełnomocnik wobec mocodawcy. Nie jest wykluczone uznanie za sprzeczną z zasadami współżycia społecznego czynności prawnej dokonanej pomiędzy pełnomocnikiem i osobą trzecią, wówczas gdy osoba trzecia wiedziała lub ewentualnie przy dołożeniu należytej staranności mogła dowiedzieć się o zawieraniu czynności prawnej przez pełnomocnika sprzecznych z wolą jego mocodawcy”.

Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do jej dokonania powinno być udzielone w tej samej formie.

Innym sposobem reprezentacji jednoosobowego przedsiębiorcy jest udzielenie prokury.

Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Prokurent jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania firmy w sprawach związanych z jej działalnością. Prokura jako instytucja prawa handlowego uregulowana w Kodeksie cywilnym jest rodzajem przedstawicielstwa, a ściślej pełnomocnictwa, które może ustanowić jedynie przedsiębiorca. Podlega wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, który obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, przy czym zgodnie z art. 1091 § 2 kc nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Ograniczenia są skuteczne wyłącznie w relacji mocodawca prokurent i mogą prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej prokurenta, jednak czynności dokonane przez niego w imieniu mocodawcy pozostają ważne. 

Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Reprezentacja spółki cywilnej

Reprezentacja spółki cywilnej powinna zostać ustalona w treści umowy spółki. Jeżeli umowa spółki nie będzie zawierała uregulowań w tym zakresie, to zgodnie z art. 866 Kodeksu cywilnego w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.

Jak wskazuje Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 19 kwietnia 2013 roku (I ACa 273/13): „Przez ustawowe pojęcie »reprezentacja spółki« należy rozumieć reprezentację wspólników spółki cywilnej, którzy podejmują określone działania związane z realizacją celu, dla osiągnięcia którego spółka została powołana. Przedmiotowy zakres tej reprezentacji wynika z umowy spółki lub uchwały wspólników, a w wypadku braku stosownych postanowień – z brzmienia art. 866 kc w zw. z art. 865 kc”.

Sposób reprezentacji może zostać ułożony według woli wszystkich wspólników. To, jakie czynności wchodzą w zakres zwykłego zarządu, zależy od okoliczności konkretnego przypadku, a mianowicie, czy są to czynności o charakterze bieżącym, zwykle podejmowane w dążeniu do uzyskania wspólnego celu gospodarczego, czy też mają charakter wyjątkowy, istotnie wpływający na prawa lub obowiązki wspólników.

Przykład 1.

Jan Kowalski, Jan Nowak, Marcin Nowak założyli spółkę. W umowie spółki określili, że spółkę reprezentować będzie Jan Kowalski jednoosobowo. Gdyby wspólnicy nie określili sposobu reprezentacji, każdy ze wspólników byłby uprawniony do reprezentacji spółki.

Każdy wspólnik spółki cywilnej może ustanowić własnego pełnomocnika z upoważnieniami nieprzekraczającymi jednak jego własnych kompetencji. Nie ma żadnych przeszkód, aby wspólnicy udzielili pełnomocnictwa wspólnie jednej osobie. Pełnomocnik taki nie staje się pełnomocnikiem spółki jako odrębnego podmiotu (osoby prawnej), podmiot taki w wyniku zawarcia umowy spółki cywilnej bowiem  nie powstaje, ale jest pełnomocnikiem wspólników, upoważnionym do działania w imieniu i ze skutkami dla wspólników.

Reprezentacja spółki prawa handlowego

Zasady reprezentacji spółek prawa handlowego określa Kodeks spółek handlowych, a jego postanowienia precyzują postanowienia umów spółek.

Z zasad ogólnych dotyczących reprezentacji spółki jawnej (art. 29 ksh) – każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.

W spółce partnerskiej zasady reprezentacji są podobne – każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Jednakże umowa spółki partnerskiej może przewidywać, że prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki powierza się zarządowi. Zasady funkcjonowania zarządu odnoszone są do funkcjonowania zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

W przypadku spółki komandytowej spółkę reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentowania spółki. Komandytariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik.

Analogiczna sytuacja przy reprezentacji występuje w spółce komandytowo-akcyjnej.

W spółkach kapitałowych – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna – organem uprawnionym do prowadzenia spraw spółki i reprezentacji jest zarząd.

Zasady reprezentacji spółek kapitałowych powinna określać umowa spółki – w przypadku spółki z o.o. – lub statut – w przypadku spółki akcyjnej.

Zgodnie z art. 205 § 1 ksh, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Analogicznie zgodnie z art. 373 § 1 ksh, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania spółki określa jej statut. Jeżeli statut nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Oczywiście każdą ze spółek może reprezentować ustanowiony pełnomocnik, który legitymujący się pełnomocnictwem może reprezentować spółkę na zewnątrz. W zależności od rodzaju czynności co do zasady pełnomocnictwo powinno zostać udzielone na piśmie. W przypadku dokonywania przez pełnomocnika określonych czynności, np. sprzedaż nieruchomości w imieniu spółki, pełnomocnictwo musi być udzielone w formie aktu notarialnego – forma tożsama z formą umowy sprzedaży nieruchomości.

Reprezentowanie podmiotów gospodarczych może być dokonywane przez różne osoby i w różnej konfiguracji. Przeważnie zależy to albo od woli przedsiębiorcy, wspólników lub też od konkretnych postanowień umów spółek. Zawierając umowę z podmiotem reprezentowanym przez pełnomocnika, zawsze warto zweryfikować, na jakiej podstawie działa, tak by uniknąć ewentualnej nieważności czynności prawnej.