Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty które musi przechowywać przedsiębiorca - warto wiedzieć!

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy maja obowiązek przechowywać dokumenty które związane są z prowadzoną działalnością. Wątpliwości budzi jednak to, czy cała dokumentacja podatkowo-kadrowa musi być przechowywana w formie papierowej? Sprawdźmy.

Dokumenty, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału)

  • wszystkie dokumenty sprzedaży: faktury, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, noty księgowe itp.
  • dowody wewnętrzne
  • naliczoną za dany miesiąc amortyzację
  • gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników: listy płac, rachunki, umowy itd. (dokumenty kadrowe)
  • rejestr sprzedaży VAT
  • rejestr zakupy VAT
  • księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów
  • ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) wraz z wszystkimi dokumentami wprowadzonymi do systemu, które potwierdzają wydatki związane z pojazdem.

Dokumenty te należy je przechowywać chronologicznie według dat razem (od najstarszej, na spodzie do najstarszej) z dokumentami potwierdzającymi wydatki. W osobnej teczce za każdy miesiąc w przypadku dużej liczby dokumentów. Taką teczkę należy opisać- jakiego przedziału czasowego dotyczy. Po zakończeniu danego okresu trzeba ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w KPiR (widoczna na wydruku KPiR za dany okres) - najlepiej czerwonym kolorem w prawym górnym rogu.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

a. podatkowych

Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.Zaliczamy do nich:

  • wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
  • księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
  • dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
  • wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania

b. kadrowych

Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.

c. ZUS

  • Dokumenty zgłoszeniowe - ZUS ZFA, ZUS ZPA należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
  • Dokumenty rozliczeniowe - są to dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek – należy je przechowywać przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).
  • Dokumenty płatnicze
  • - czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Przechowywanie innych dokumentów

  • dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
  • dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu

Ważne!

Dokumentację firmy można przechowywać w:

  • miejscu wykonywania działalności gospodarczej
  • siedzibie
  • oddziale firmy

Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Trzeba przechowywać je w sposób należyty, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich. Nie ma konieczności marnowania czasu na poszukiwanie jednego dokumentu.

Obecnie jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej można przechowywać:

  • księgi rachunkowe,
  • dowody księgowe,
  • kopie dokumentów kasowych,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • sprawozdania finansowe,
  • dokumenty kasowe,
  • wyciągi bankowe,
  • polecenia księgowania,
  • deklaracje podatkowe - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przeniesione na informatyczne nośniki danych.

W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie.