Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy maja obowiązek przechowywać dokumenty, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wątpliwości budzi jednak to, czy cała dokumentacja podatkowo-kadrowa musi być przechowywana w formie papierowej? Sprawdźmy, więc do kiedy należy przechowywać dokumenty a jakie dokumenty (z którego roku) można już zutylizować!
Dokumenty, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału)
- wszystkie dokumenty sprzedaży: faktury, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, noty księgowe itp.
- dowody wewnętrzne
- naliczoną za dany miesiąc amortyzację
- gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników: listy płac, rachunki, umowy itd. (dokumenty kadrowe)
- rejestr sprzedaży VAT
- rejestr zakupy VAT
- księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów
- ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) wraz z wszystkimi dokumentami wprowadzonymi do systemu, które potwierdzają wydatki związane z pojazdem.
Dokumenty te należy je przechowywać chronologicznie według dat razem (od najstarszej, na spodzie do najstarszej) z dokumentami potwierdzającymi wydatki. W osobnej teczce za każdy miesiąc w przypadku dużej liczby dokumentów. Taką teczkę należy opisać- jakiego przedziału czasowego dotyczy. Po zakończeniu danego okresu trzeba ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w KPiR (widoczna na wydruku KPiR za dany okres) - najlepiej czerwonym kolorem w prawym górnym rogu.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
a. podatkowych
Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zaliczamy do nich:
- wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
- księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
- dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
- wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.
b. kadrowych
Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.
c. ZUS
- Dokumenty zgłoszeniowe - ZUS ZFA, ZUS ZPA należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
- Dokumenty rozliczeniowe - są to dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek – należy je przechowywać przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).
- Dokumenty płatnicze - czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
-> Płatnik składek od 2019 r. jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lub 10 lat lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam termin powinien być zachowany dla przechowywania akt osobowych pracownika.
->10-letni okres przechowywania akt osobowych obejmie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.
Przechowywanie innych dokumentów
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
- dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
- miejscu wykonywania działalności gospodarczej
- siedzibie
- oddziale firmy.
Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Trzeba przechowywać je w sposób należyty, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich. Nie ma konieczności marnowania czasu na poszukiwanie jednego dokumentu.
Obecnie jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej można przechowywać:
- księgi rachunkowe,
- dowody księgowe,
- kopie dokumentów kasowych,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty kasowe,
- wyciągi bankowe,
- polecenia księgowania,
- deklaracje podatkowe - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przeniesione na informatyczne nośniki danych.
W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie.
Nie wszystkie dokumenty mogą być jednak przechowywane na nośnikach elektronicznych. Wyłączeniu podlegają:
- dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości
- dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów
- znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd)
Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację księgową swoich klientów pod warunkiem, że świadczy usługi z tego zakresu. Podatnik musi w ciągu 15 dni od wydania dokumentów biuru rachunkowemu zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego. Biuro musi przechowywać dokumentację w sposób zapewniający odpowiednią ochronę dokumentów papierowych i elektronicznych.
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów - konsekwencje
Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.
Za nieprzechowywanie księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział (a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki), zgodnie kodeksem karnym skarbowym wymierzana jest kara grzywny do 240 stawek dziennych.
Tej samej karze podlega podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury, rachunku bądź dowodu zakupu towarów. W wypadkach mniejszej wagi sprawcy powyższych czynów podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje karą grzywny do 720 stawek dziennych.
W przypadku przestępstw skarbowych grzywna orzekana jest jako iloczyn liczby stawek dziennych oraz wysokości stawki dziennej. Liczba stawek dziennych nie może być niższa niż 10 i wyższa niż 720, a w razie nadzwyczajnego zaostrzenia kary - 1080. Z kolei wysokość stawki dziennej nie może być niższa niż jedna trzydziesta minimalnego wynagrodzenia i nie może przekraczać jej czterysta-krotności.
Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.
