Poradnik Przedsiębiorcy

Miękka windykacja - zasady

Egzekwowanie zaległych długów od dawna jest postrzegane jako działanie skomplikowane i nie zawsze kończące się oczekiwanym sukcesem. Jednak przedsiębiorcy muszą się do niego uciec, kiedy ich klienci już od dłuższego czasu zwlekają z zapłatą za dane usługi czy towary. Jednak zanim zdecydują się na zastosowanie twardej windykacji, czyli dochodzenie swoich praw na drodze sądowej, powinni wykorzystać tzw. miękką windykację.

Co to jest miękka windykacja?

Miękka windykacja dąży do ustalenia warunków spłaty długu, które zaakceptują obie strony konfliktu, a także do porozumienia tych stron. Opiera się zwykle na wysyłaniu ponagleń do zapłaty za pośrednictwem listów, telefonów i esemesów. Dzięki temu można opóźnić dochodzenie swoich spraw w trakcie procesu sądowego czy przy pomocy komornika lub w ogóle z nich zrezygnować.

Rejestry dłużników

Inną możliwością egzekwowania długów przy użyciu zasad miękkiej windykacji jest przekazanie informacji o nich do rejestru dłużników, zarządzanego przez Biuro Informacji Gospodarczej. Jest to baza zawierająca dane o zaległościach finansowych zarówno klientów, jak i przedsiębiorców, która pomaga w odzyskiwaniu pieniędzy oraz w ocenie ryzyka. Każdy wpis do rejestru wiąże się z powiadomieniem o długu takich podmiotów jak: banki, firmy ubezpieczeniowe i leasingowe, czy telekomunikacyjne. Tym sposobem dłużnik może spotkać się z problemami przy próbie skorzystania z usług wyżej wymienionych firm.

Aby dokonać wpisu do rejestru dłużników, trzeba spełnić następujące kryteria prawne:

  1. W przypadku, kiedy dłużnikiem jest firma:

  • wartość wpisywanego zadłużenia musi wynosić min. 500 zł,
  • okres przeterminowania spłaty nie może być krótszy niż 60 dni od terminu spłaty,
  • musi upłynąć 30 dni od wysłania firmie przypomnienia o zaległej zapłacie, wraz z informacją o planie wpisania jej do rejestru dłużników.
  1. W przypadku, kiedy dłużnikiem jest konsument:

  • wartość wpisywanego zadłużenia musi wynosić min. 200 zł,
  • okres przeterminowania spłaty nie może być krótszy niż 60 dni od terminu spłaty,
  • musi upłynąć 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty z informacją o zamiarze wpisu do rejestru dłużników.

Obecnie na polskim rynku istnieją cztery Biura Informacji Gospodarczej, które zajmują się prowadzeniem rejestrów dłużników. Są to:

  1. BIG InfoMonitor

W przypadku tego biura windykacja ma charakter kilkuetapowy:

  • etap I: rejestracja w systemie,

  • etap II: podpisanie umowy z BIG InfoMonitor,

  • etap III: wysłanie listem poleconym pisemnego wezwania do zapłaty, w którym powinien się znaleźć komunikat o rozpoczęciu współpracy z BIG, a także o skutkach nieuregulowania należności (wpisaniu klienta do Rejestru Dłużników),

  • etap IV: po 30 dniach od wysłania wezwania do zapłaty wraz z informacją o planie umieszczenia dłużnika w Rejestrze i po 60 dniach od ustalonej daty uiszczenia należności można zalogować się w systemie BIG i umieścić dłużnika w Rejestrze,

  • etap V: wysłanie dłużnikowi pocztą informacji o wpisaniu go do Rejestru Dłużników.

  1. Krajowy Rejestr Długów BIG S.A. (KRD):

Początkowa czynność podczas zgłaszania dłużnika do rejestru w Krajowym Rejestrze długów jest taka sama, jak w przypadku BIG InfoMonitor - należy podpisać umowę. Drugą stroną umowy jest KRD, a jej przedmiotem upowszechnienie danych gospodarczych. Kolejnym warunkiem jest wykupienie odpowiedniego abonamentu, a czasem także bycie właścicielem odpowiedniego tytułu wykonawczego.

Po uzyskaniu zaległej kwoty od dłużnika należy natychmiast zgłosić ten fakt do KRD.

  1. Rejestr ERIF

Kolejny z istniejących w Polsce rejestrów dłużników pozwala na sprawdzenie partnera lub klienta, a także na umieszczenie dłużnika w bazie. Poszczególne etapy dalszego działania, niewiele różnią się od tych, wymienionych powyżej.

  1. Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KBIG)

Zasady i możliwości współdziałania  z powyższym biurem są podobne do tych, które dotyczą wcześniej omówionych baz dłużników. Aby rozpocząć współpracę z KBIG trzeba podpisać umowę, a po dopełnieniu wszystkich formalności można umieszczać publicznie komunikaty o niezapłaconych długach swoich klientów.

Miękka windykacja poprzez kilka form upominania się o długi (szczególnie te, które są możliwe dzięki Biurom Informacji Gospodarczej) może przyczynić się do odzyskania zaległych pieniędzy. Ta metoda okaże się najbardziej skuteczna w sytuacji, kiedy dłużnik będzie świadomy negatywnych następstw zwlekania z zapłatą za wykonane usługi.