Poradnik Przedsiębiorcy

Nie każdy wydatek związany z samochodem może być kosztem firmowym

Według ogólnej zasady kosztem podatkowym może być wydatek związany z samochodem, który przyczynia się do uzyskania bądź zachowania źródła przychodów. Auto użytkowane na cele firmowe z pewnością spełnia ten warunek, ale należy pamiętać o tym, że nie każdy wydatek związany z samochodem może być kosztem podatkowym. Istnieją wyjątki i przypadki, które mogą być przedmiotem sporu z fiskusem. Odpowiedź na pytanie jakie wydatki związane z pojazdem nie mogą stanowić kosztu firmowego, znajduje się w poniższym artykule.

Wydatek związany z samochodem ponad limit z kilometrówki

Jedną z najczęściej stosowanych form pozyskania auta do firmy, jest użytkowanie samochodu prywatnego. Jeśli mamy do czynienia z samochodem osobowym to konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki), m.in. ze wskazaniem pokonanych tras i liczbą kilometrów pomnożonych przez odpowiedni współczynnik. Stawki kilometrówki zależne są od pojemności silnika. Kosztem firmowym w takim wypadku mogą być wydatki, ale tylko do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdów. Wydatki ponad limit nie mogą w danym miesiącu stanowić kosztu, ale są przenoszone do rozliczenia na kolejny okres w obrębie tego samego roku.

Powyższe ograniczenie wynika wprost z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Art. 23 ust. 1 pkt 46 updof:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Przykład 1.

Pan Marek postanowił użytkować swój prywatny samochód w firmie i prowadzi kilometrówkę. Pojemność silnika wynosi 1300 cm3, stąd stawka za 1 kilometr wynosi 0,8358 zł. W listopadzie poniósł następujące wydatki:

paliwo 200 zł

myjnia 25 zł

bieżąca naprawa 450 zł

płyn do spryskiwaczy 15 zł

Łączna kwota wydatków to 690 zł

W tym samym miesiącu pan Marek pokonał w celach służbowych 550 kilometrów. Limit z kilometrówki wynosi zatem 459,69 zł (550 x 0,8358 zł) i tyle też można ująć w kosztach z listopada. Pozostała część wydatków ponad limit w kwocie 230,31 zł, nie może stanowić kosztu w listopadzie. Kwota ta przechodzi do rozliczenia za grudzień, o ile przedsiębiorca w tym czasie będzie odbywać przejazdy służbowe.

Konieczność prowadzenia kilometrówki dotyczy samochodów osobowych:

  • prywatnych używanych w firmie,

  • objętych umową najmu lub dzierżawy, która nie stanowi leasingu,

  • użytkowanych na podstawie umowy użyczenia.

 

Do limitu z kilometrówki nie są ujmowane wydatki związane z czynszem za najem lub dzierżawę samochodu. Więcej na ten temat w artykule Koniec z kilometrówką przy najmie samochodu.

 

Kilometrówka i tym samym ograniczenie w ujęciu kosztów eksploatacyjnych nie dotyczy samochodów:

  • ciężarowych,

  • w leasingu operacyjnym,

  • objętych umową najmu lub dzierżawy, która spełnia warunki do uznania ją za umowę leasingu operacyjnego,

  • stanowiących środek trwały.