Poradnik Przedsiębiorcy

Nie każdy wydatek związany z samochodem może być kosztem firmowym

Według ogólnej zasady kosztem podatkowym może być wydatek związany z samochodem, który przyczynia się do uzyskania bądź zachowania źródła przychodów. Auto użytkowane na cele firmowe z pewnością spełnia ten warunek, ale należy pamiętać o tym, że nie każdy wydatek związany z samochodem może być kosztem podatkowym. Istnieją wyjątki i przypadki, które mogą być przedmiotem sporu z fiskusem. Odpowiedź na pytanie jakie wydatki związane z pojazdem nie mogą stanowić kosztu firmowego, znajduje się w poniższym artykule.

Wydatek związany z samochodem ponad limit z kilometrówki

Jedną z najczęściej stosowanych form pozyskania auta do firmy, jest użytkowanie samochodu prywatnego. Jeśli mamy do czynienia z samochodem osobowym to konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki), m.in. ze wskazaniem pokonanych tras i liczbą kilometrów pomnożonych przez odpowiedni współczynnik. Stawki kilometrówki zależne są od pojemności silnika. Kosztem firmowym w takim wypadku mogą być wydatki, ale tylko do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdów. Wydatki ponad limit nie mogą w danym miesiącu stanowić kosztu, ale są przenoszone do rozliczenia na kolejny okres w obrębie tego samego roku.

Powyższe ograniczenie wynika wprost z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Art. 23 ust. 1 pkt 46 updof:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Przykład 1.

Pan Marek postanowił użytkować swój prywatny samochód w firmie i prowadzi kilometrówkę. Pojemność silnika wynosi 1300 cm3, stąd stawka za 1 kilometr wynosi 0,8358 zł. W listopadzie poniósł następujące wydatki:

paliwo 200 zł

myjnia 25 zł

bieżąca naprawa 450 zł

płyn do spryskiwaczy 15 zł

Łączna kwota wydatków to 690 zł

W tym samym miesiącu pan Marek pokonał w celach służbowych 550 kilometrów. Limit z kilometrówki wynosi zatem 459,69 zł (550 x 0,8358 zł) i tyle też można ująć w kosztach z listopada. Pozostała część wydatków ponad limit w kwocie 230,31 zł, nie może stanowić kosztu w listopadzie. Kwota ta przechodzi do rozliczenia za grudzień, o ile przedsiębiorca w tym czasie będzie odbywać przejazdy służbowe.

Konieczność prowadzenia kilometrówki dotyczy samochodów osobowych:

  • prywatnych używanych w firmie,

  • objętych umową najmu lub dzierżawy, która nie stanowi leasingu,

  • użytkowanych na podstawie umowy użyczenia.

 

Do limitu z kilometrówki nie są ujmowane wydatki związane z czynszem za najem lub dzierżawę samochodu. Więcej na ten temat w artykule Koniec z kilometrówką przy najmie samochodu.

 

Kilometrówka i tym samym ograniczenie w ujęciu kosztów eksploatacyjnych nie dotyczy samochodów:

  • ciężarowych,

  • w leasingu operacyjnym,

  • objętych umową najmu lub dzierżawy, która spełnia warunki do uznania ją za umowę leasingu operacyjnego,

  • stanowiących środek trwały.

Wydatek związany z samochodem, czyli samochód o wartości powyżej 20 000 euro

Kolejny przypadek, który powoduje ograniczenia w ujęciu kosztów występuje gdy cena osobowego samochodu firmowego przewyższa równowartość 20 000 euro. W takim wypadku kwota ponad limit, mimo, że jest to wydatek związany z samochodem również nie będzie stanowiła kosztu. Ograniczenie to wynika wprost z zapisów ustawy o podatku dochodowym.

 

Art. 23 ust. 1 pkt 4 updof:

Nie uważa się za koszty uzyskania odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a–22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

 

Niezależnie od wartości auta, amortyzacji podlega cała wartość początkowa samochodu, ale do kosztów będzie trafiać tylko część do limitu 20 tys. euro.

Przykład 2.

Pan Tomasz zakupił w dniu 5 marca 2015 r. na cele firmowe pojazd osobowy o wartości 130 000 zł. Samochód został przyjęty do używania w firmie w dniu 9 marca. W takim wypadku do wyliczenia limitu należy zastosować średni kurs NBP z 9 marca:

20 000 euro x 4,1259 (Tabela nr 046/A/NBP/2015 z dnia 2015-03-09) = 82 518 zł

Kosztem podatkowym będą zatem odpisy tylko do kwoty 82 518 zł, a postała część nie będzie stanowić kosztu firmowego.

Co istotne, w tym przypadku również składki na dobrowolne ubezpieczenia samochodu firmowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro - nie będzie stanowiła kosztu.

 

Art. 23, ust. 1, pkt 46 updof:

Nie uważa się za koszty uzyskania składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

 

Wydatek związany z samochodem dotyczący ubezpieczenia OC jako obowiązkowe, bez względu na wartość samochodu - będzie w pełnej kwocie stanowić koszt podatkowy.

Podatek VAT podlegający odliczeniu a wydatek związany z samochodem

Na pierwszy rzut oka oczywistym wydaje się, że podatek VAT z faktur zakupu podlega odliczeniu w deklaracji VAT a nie ujęciu w kosztach, gdyż odliczenie jest bardziej korzystne dla podatnika. Wyjątkiem są oczywiście przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT.

Przepisy ustawy o VAT od 1 kwietnia 2014 narzuciły na przedsiębiorców szereg ograniczeń w stosunku do odliczeń podatku VAT od nabycia samochodów i wydatków z nimi związanych. Między innymi odliczenie VAT nie przysługuje od paliwa do samochodów osobowych w użytku mieszanym (do końca czerwca 2015 r., później 50%), a od pozostałych wydatków istnieje ograniczenie w wysokości 50%. W takiej sytuacji podlegający odliczeniu VAT nie może być kosztem firmowym.

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy faktura np za zakup części do auta zapodzieje się w dokumentach firmowych i nie zostanie zaksięgowana w miesiącu jej otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych okresów. Tym samym przepisy ustawy o VAT nie pozwalają na dokonanie odliczenia w bieżącym okresie, a jedynie poprzez korektę deklaracji VAT. Tu dość często dochodzi do pomyłek, gdyż z powodu spóźnienia VAT nie może zostać odliczony w bieżącym okresie, ale nie może być też kosztem (art. 23 ust.1 pkt 43 updof).

Przykład 3.

Pan Jacek, który posiada samochód firmowy osobowy w użytku mieszanym, w styczniu otrzymał fakturę za zakup paliwa (123 zł brutto) oraz za zakup części (246 zł brutto). Obydwie faktury przez nieuwagę nie zostały zaksięgowane i odnalazły się dopiero w maju. Przedsiębiorca rozlicza się z VAT w cyklu miesięcznym.

W przypadku paliwa nabytego do lipca 2015 ustawowo nie przysługuje odliczenie VAT, zatem fakturę można w kwocie brutto ująć w kosztach maja (ważne by księgowania dokonać w obrębie tego samego roku podatkowego).

Od faktury za zakup części przysługuje odliczenie 50% VAT (czyli 23 zł). W maju zatem można ująć koszt w wysokości wartości netto + 50% VAT (223 zł), natomiast pozostałe 23 zł VAT nie może stanowić kosztu. W takim wypadku podatku VAT nie księguje się w ogóle lub odlicza poprzez korektę deklaracji VAT z pierwszego okresu, w którym odliczenie przysługiwało, tym przypadku za styczeń.

Kolejną sytuacją, która powoduje dość często pomyłki w rozliczeniu, są przejazdy płatnymi autostradami. Za dokonaną opłatę wydawany jest paragon, który po spełnieniu określonych warunków może zostać uznany za fakturę.

Paragon za przejazd autostradą można traktować na równi z fakturą tylko w wypadku, jeżeli zawiera:

  • numer i datę wystawienia,

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawcy),

  • numer, za pomocą którego podatnik (wystawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

  • kwotę podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Jest to jeden z wyjątków, w których paragon może być dokumentem księgowym i na jego podstawie można odliczyć podatek VAT w wysokości 50% lub 100%, w zależności od rodzaju i przeznaczenia auta. Zatem jeśli otrzymany paragon spełnia definicję faktury, to również VAT podlegający odliczeniu nie może stanowić kosztu firmowego. Nie należy stosować uproszczenia w postaci księgowania w koszty kwoty brutto.

Wydatki eksploatacyjne związane w prywatnym wyjazdem

W przypadku pojazdów w użytku mieszanym, z założenia część ponoszonych w całym miesiącu wydatków, stanowi koszt prywatny przedsiębiorcy, gdyż wiąże się z przejazdami niezwiązanymi z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że nawet jeśli samochód stanowi pojazd firmowy (np w ramach umowy leasingu), wydatek związany z samochodem na paliwo do prywatnych przejazdów nie powinien być zaliczane do kosztów firmowych.

W tym przypadku nie zostaje bowiem spełniona naczelna zasada związku poniesionego wydatku z osiągnięciem przychodu z działalności. Nie zawsze zatem samo posiadanie samochodu w firmie pozwala na rozliczenie wszystkich wydatków na paliwo.

Amortyzacja przy prywatnym użytkowaniu samochodu

Kwestia ujmowania odpisów amortyzacyjnych w kosztach firmowych budzi wiele wątpliwości w przypadku, gdy samochód używany jest w sposób mieszany. W tym zakresie linia orzecznictwa zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 21 lutego 2013 r. (sygn. ITPB1/415-1261/12/WM), wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy określono, że przy użytkowaniu samochodu na cele prywatne, odpisy amortyzacyjne nie mogą stanowić kosztu:

Ustawodawca nie dopuszcza możliwości wykorzystywania do celów prywatnych samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. (...) Wobec powyższego, oceniając możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej odpisów amortyzacyjnych od przedmiotowego samochodu osobowego stwierdzić należy, że korzystając z samochodu osobowego do celów prywatnych, Wnioskodawczyni nie będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych, gdyż jak wskazano powyżej, jednym z zasadniczych warunków dokonywania odpisów amortyzacyjnych od samochodu osobowego stanowiącego środek trwały w działalności gospodarczej jest wykorzystywanie go wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Obawy przedsiębiorców o to czy przy użytku mieszanym samochodu amortyzacja może być kosztem, pojawiły się w szczególności po 1 kwietnia 2014 r., kiedy nastąpiła zmiana przepisów w zakresie odliczeń VAT. Obecnie podatnik z góry określa w jaki sposób dany pojazd będzie wykorzystywany. Okazuje się, że sam wybór odliczenia VAT 50% sugerujący użytek prywatny - nie musi powodować braku możliwości zaliczania amortyzacji do kosztów. Jednak będzie tak z pewnością w przypadku, gdy mowa tylko o potencjalnej możliwości użytku prywatnego, a nie faktycznym korzystaniu w celach osobistych.

Aktualnie wydawane interpretacje stoją jednak po stronie przedsiębiorców, pozwalając nawet przy faktycznym użytku prywatnym na ujęcie w kosztach odpisów amortyzacyjnych od samochodu (np interpretacja nr sygn. IBPBI/1/415-1176/14/SK, z dn. 17 stycznia 2015 r.). Jednakże należy do tego stanowiska fiskusa podejść z pewną dozą ostrożności, gdyż nie wynika ono wprost z przepisów, tylko jest wypracowane przez aktualną linię orzecznictwa. W takim wypadku warto zwrócić się o wydanie interpretacji indywidualnej, która będzie chronić przedsiębiorcę. W tym celu należy złożyć wniosek ORD-IN.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z użytkowaniem samochodu w firmie, może zostać zakwalifikowany do kosztów podatkowych. Większość ograniczeń wynika bezpośrednio z ustawy o podatku dochodowym. To jakie prawa przysługują przedsiębiorcy zależy od rodzaju pojazdu (np osobowy czy ciężarowy) a także od sposobu jego pozyskania (np prywatny, w leasingu czy środek trwały). Przed rozpoczęciem użytkowania samochodu w firmie warto zatem zapoznać się z ograniczenami jakie określają przepisy podatkowe oraz aktualna linia orzecznictwa.