Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczanie wydatków na samochód - musisz to wiedzieć!

Rozliczanie wydatków na samochód prywatny a kilometrówka dla celów PIT

Przedsiębiorca ma prawo do użytkowania prywatnego samochodu osobowego w prowadzonej działalności. Wydatki na samochód z tym związane można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W tym celu należy założyć i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego.

Co ważne do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu. Podlegają one pewnemu limitowi.

Podatnik ma prawo wliczyć w koszty eksploatacji pojazdu liczbę faktycznie przejechanych kilometrów - w celach służbowych - przemnożonych przez stawkę za 1 km. Obecne stawki są następujące:

  • 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3,

  • 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.

Stawki ustalone są w Rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W sytuacji, gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia wszystkich rachunków związanych z eksploatacją pojazdu jest wyższa od kwoty znajdującej się w ewidencji przebiegu pojazdu, wówczas koszt uzyskania przychodu stanowi kwota ujęta w ewidencji (jest ona również ujęta w księdze przychodów i rozchodów). Ewentualną nadwyżkę można rozliczyć w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Żadne przepisy nie określają jednak wzoru takiej ewidencji. Ustawodawca wskazał jedynie elementy, jakie powinna ona zawierać. Wśród nich wymienia się m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd-dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku tej ewidencji wydatki na samochód z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 1. Kilometrówka dla celów PIT

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Ford Focus 1.6. Ponosi w związku z tym wydatki na samochód powiązane z eksploatacją. W lipcu zapłacił m.in. 450 zł za paliwo i 200 zł za wymianę filtra. W tym czasie w związku ze sprawami firmowymi przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Aby określić, jaką kwotę może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków. Jest to liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra). Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 650 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. Gdyby z kolei w tej samej sytuacji podatnik wydał na utrzymanie samochodu np. 200 zł i przejechał tyle samo kilometrów, do kosztów zaliczyłby tylko 200 zł.

Przykład 2. Kilometrówka dla celów PIT w rachunku narastającym

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Ford Focus 1.6. Ponosi w związku z tym wydatki związane z eksploatacją. W lipcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w związku ze sprawami firmowymi przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Aby określić, jaką kwotę może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków. Jest to liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra). Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W sierpniu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć do kosztów w okresie lipiec–sierpień 600 zł. W sierpniu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w lipcu, czyli 223,89 zł (600 zł - 376,11 zł).

Użyczenie prywatnego samochodu na potrzeby spółki

Udostępnienie przez wspólnika spółki osobowej własnego, prywatnego samochodu na potrzeby działalności prowadzonej przez tę spółkę stanowi u pozostałych wspólników (innych niż wspólnik udostępniający samochód) przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Bowiem w spółkach osobowych to wspólnicy są podatnikami, a nie sama spółka.

Wartość tego przychodu należy ustalić na podstawie rynkowych cen najmu podobnego samochodu (takiego samego pod względami marki, rocznika, przebiegu, stanu technicznego itp). Co ważne przychód z nieodpłatnych świadczeń stanowi procentowy udział podlegających opodatkowaniu wspólników w spółce np. spółka ma czterech wspólników, a ich udziały są równe, samochód zaś udostępnia jeden z nich, u każdego z trzech pozostałych powstaje przychód równy czynszowi rynkowemu za najem takiego samochodu.

Co ważne spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na samochód osobowy związane z utrzymaniem i eksploatacją, wykorzystywanego przez wspólnika. Wspólnicy muszą jednak pamiętać o obowiązujących w tym zakresie limitach. Jeśli samochód osobowy nie jest składnikiem majątku spółki cywilnej, a jest użytkowany na zasadzie prywatnego samochodu wspólnika, wykorzystywanego dla celów spółki, to należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) dla celów PIT. Warto podkreślić, że jeśli spółka ma dwóch udziałowców i każdy z nich korzysta ze swojego prywatnego samochodu, każdy z nich prowadzi swoją ewidencję przebiegu pojazdu i raz w miesiącu, na podstawie każdej z tych ewidencji oddzielnie, wpisywane są koszty do KPiR.

Kilometrówka dla celów VAT dla samochodów firmowych

Ustawa o VAT wprowadziła pewne ograniczenia w odliczaniu podatku VAT, które obowiązują od 1 kwietnia 2014 roku. Jedno z nich dotyczy odliczenia naliczonego podatku VAT w wysokości 50% od zakupu, nabycia wewnątrzwspólnotowego, przywozu, wynajmu lub leasingu silnikowych pojazdów drogowych o masie poniżej 3,5 tony, jeżeli nie są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Kwestia ta dotyczy także wydatków poniesionych na bieżące użytkowanie oraz eksploatację tych samochodów. Decydując się na częściowe odliczenie VAT, nie prowadzi się kilometrówki dla celów VAT.

Chcąc jednak odliczyć 100% VAT od nabycia oraz eksploatacji samochodu osobowego konieczne jest, by samochód był użytkowany wyłącznie do celów firmowych. Jak wynika z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT pojazdy samochodowe będą uznawane za wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności, jeżeli:

  1. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Zatem przedsiębiorca chcący odliczyć 100% VAT od firmowego samochodu osobowego musi dodatkowo prowadzić ewidencję przebiegu danego pojazdu dla celów VAT. Jednak - w porównaniu do ewidencji tworzonej na cele podatku dochodowego - powinna ona zawierać bardziej szczegółowe informacje na temat przejechanych tras oraz stanów licznika pojazdu. Wśród koniecznych danych powinny się znaleźć m.in.:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

    • kolejny numer wpisu,

    • datę i cel wyjazdu,

    • opis trasy (skąd-dokąd),

    • liczbę przejechanych kilometrów,

    • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jak dokumentować wydatki na samochód?

Obecnie faktury dokumentujące zakup paliwa nie muszą zawierać numeru rejestracyjnego samochodu, którego dany wydatek dotyczy. Jednak przy wykorzystywaniu kilku samochodów w działalności z różnym prawem do odliczenia VAT warto, aby numer ten znajdował się na dowodach zakupu w celu odróżnienia, które wydatki dotyczą konkretnego pojazdu.

Co do zasady wszystkie inne wydatki na samochód powinny być dokumentowane fakturami, fakturami bez VAT (wystawiane przez nievatowców), umowami kupna-sprzedaży. Paragon jest dopuszczalny jedynie w dwóch sytuacjach:

  • zakup paliwa do napędu samochodu poza granicami kraju,

  • paragony/bilety z parkometrów (stanowią załącznik do dowodu wewnętrznego).

W przypadku ubezpieczenia samochodu, podstawowym dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu jest polisa.

Co ważne wydatki na samochód należy wykazywać w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki. W przypadku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT należy pamiętać o limicie.