Poradnik Przedsiębiorcy

Nowelizacja ustawy o VAT - najważniejsze fakty

Wchodząca w życie pierwszego stycznia 2014 roku nowelizacja ustawy o VAT regulującej kwestie związane z podatkami od towarów i usług będzie miała spory wpływ na zasady wystawiania faktur. Zmiany mają być doniosłe - dokument bez obowiązkowych elementów określonych przez nowelizację nie będzie formalnie fakturą. 

Nowelizacja ustawy o VAT - jakie dane będą obowiązkowe?

Do tej pory formalne zasady tworzenia faktur nie były regulowane przez ustawę o podatku VAT. Obowiązujących norm trzeba było szukać w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Obowiązujące od przyszłego roku przepisy jasno i precyzyjnie opisują strukturę pełnoprawnej faktury. Artykuł 2 ustawy o VAT w punkcie 31 mówi, że fakturą jest dokument papierowy lub elektroniczny, który zawiera dane przewidziane przez ustawę oraz stworzone na jej bazie regulacje. Kolejny punkt artykułu definiuje fakturę elektroniczną: jest to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej.

Struktura faktury

Oto wykaz obligatoryjnych informacji, jakie musi posiadać każda faktura, na podstawie art. 106e ust. 1:

  • dokładna data wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska (lub nazwy) i adresy podatnika oraz nabywcy produktów/usług,
  • numer NIM podatnika i nabywcy,
  • data wykonania usługi/dostawy lub otrzymania zapłaty (jeśli jest ona różna od daty wystawienia faktury),
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • zakres zrealizowanych usług albo ilość/liczba/miara dostarczonych produktów,
  • cena jednostkowa netto (bez VAT) towaru/usługi,
  • kwoty obniżek/upustów - w tym także rabaty związane z wcześniejszą zapłatą (jeśli nie zostały zawarte w cenie jednostkowej netto),
  • wartość netto objętych transakcją sprzedanych towarów/zrealizowanych usług,
  • stawka podatku,
  • suma wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT oraz zwolnionej od podatku,
  • kwota VAT od sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku,
  • kwota należnych pieniędzy ogółem.

Ustęp 1 artykułu 106e ustawy w następnych punktach określa też dodatkowe informacje, które są obowiązkowe dla faktur wystawianych w wyróżnionych sytuacjach. Mowa tu m.in. o zapisie “metoda kasowa”, który powinien znajdować się na fakturach małego podatnika rozliczającego się tym sposobem oraz o wzmiance na temat samofakturowania, jeśli fakturę za zgodą sprzedawcy wystawia kupujący.

Ustawa reguluje kwestie tego, czego na fakturze nie powinno się umieszczać, a także wymienia dane, które na dokumencie (w pewnych przypadkach) znajdować się nie muszą. Jeśli chodzi o tę pierwszą sprawę, obowiązujące przepisy znajdziemy w artykule 106e ust. 4 - ustawodawca wymienia tam trzy sytuacje:

  • gdy to nabywca towaru/usługobiorca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT. Wtedy sprzedawca/usługodawca na wystawianej przez niego fakturze nie powinien określać: stawki podatku, sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT oraz zwolnionej od podatku oraz kwoty VAT od sumy wartości transakcji netto z wyróżnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku;

  • kiedy osoba prawna, jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej, osoba fizyczna niebędąca podatnikiem - dokonuje okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Wtedy na fakturze nie powinno się wpisywać numeru NIP;

  • gdy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury (na zlecenie nabywcy/usługobiorcy) w wypadku transakcji zwolnionej z VAT na podstawie artykułu 43 ust. 1, 113 ust. 1 i 9 bądź regulacji wydanych na bazie artykułu 82 ust. 3. Wtedy na fakturze nie powinno się umieszczać: stawki podatku, sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT i zwolnionej od podatku, oraz kwoty VAT od sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku.

Zapisy, które w określonych sytuacjach nie muszą (ale mogą) być umieszczane na fakturze, można znaleźć w artykule 106e ust. 5. Identycznie, jak w wyżej opisanych regulacjach, tutaj także ustawodawca wyróżnił trzy przypadki:

  • gdy podatnik ma siedzibę/stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski i dostarcza towary/świadczy usługi na obszarze innego kraju UE. Wtedy na fakturze nie trzeba umieszczać: kwot obniżek/upustów - w tym także rabatów związanych z wcześniejszą zapłatą (jeśli nie zostały zawarte w cenie jednostkowej netto), stawki podatku, sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT i zwolnionej od podatku, oraz kwoty VAT od sumy wartości transakcji netto z wyróżnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku;

  • gdy podatnik sprzedaje towary/świadczy usługi odbiorcom z państw spoza UE. W takiej sytuacji na fakturze nie są konieczne: NIP nabywcy towarów/odbiorcy usług, stawka podatku, suma wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT i zwolnionej od podatku, oraz kwota VAT od sumy wartości transakcji netto z wyróżnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku;

  • gdy chodzi o tak zwane faktury uproszczone (zakupy o wartości do 100 euro lub 450 zł). Tego rodzaju dokumenty mogą nie zawierać: danych osobowych i adresu nabywcy, zakresu usług/miary i ilości towarów, ceny jednostkowej i wartości netto towaru/usługi, stawki podatku, sumy wartości transakcji netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej określonymi stawkami VAT i zwolnionej od podatku, oraz kwoty VAT od sumy wartości transakcji netto z wyróżnieniem kwot dotyczących określonych wysokości podatku.

Faktura bez obowiązkowych danych

Dokument, który nie będzie zawierał wszystkich obligatoryjnych danych nie zostanie uznany za fakturę. Oznacza to, że sporządzenie takiego niepełnego dokumentu nie równa się wystawieniu pełnoprawnej faktury. Jednakże warto zwrócić uwagę na to, że u sprzedawcy i tak powstanie obowiązek odprowadzenia podatku VAT od zaistniałej sprzedaży, mimo że zgodnie z przepisami faktura nie została wystawiona. Nowelizacja znacząco zmienia moment powstania obowiązku podatkowego - od 1 stycznia 2014 r., zgodnie z art. 19a ust. 1, uzależniony jest on od dokonania dostawy towarów albo wykonania usługi. Zatem w tej kwestii fakt, iż sprzedaż nie została faktycznie udokumentowana prawidłowo wystawioną fakturą - nie ma znaczenia dla celów powstania obowiązku podatkowego.

Z drugiej strony odbiorca może odliczyć podatek naliczony w czasie, gdy obowiązek podatkowy pojawi się po stronie dostawcy oraz wtedy, kiedy dostanie on fakturę. W tej sytuacji dokument sprzedaży ma dużo większe znaczenie. Jeżeli kupujący dostanie od sprzedawcy nieprawidłową w świetle przepisów fakturę, może zażądać od niego wystawienia nowego, poprawnego dokumentu.

Nowelizacja ustawy o VAT mocno zmienia również terminy wystawiania faktur. Przede wszystkim  fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przepisy zawarte w artykule 106i ust. 6 pkt. 1 określają, że sprzedawca musi wystawić fakturę na prośbę klienta również w tym samym czasie – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar/wykonano usługę/otrzymano zaliczkę. Jeżeli natomiast owo żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca (od dostawy towaru, wykonania usługi) - fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania. Sprzedawca nie jest za to zobligowany do wypełnienia prośby klienta po upływie trzech miesięcy od dostawy towarów/zrealizowania usług - może to uczynić jedynie z własnej woli.

Po wejściu w życie nowelizacji ustawy o VAT podatnicy będą musieli zwracać większą uwagę na dwie fundamentalne kwestie: poprawność faktury w świetle nowych przepisów oraz moment powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy. Warto pamiętać, że niepoprawnie skonstruowana faktura nie zwolni dostawcy towarów/usług z obowiązku podatkowego, ale będzie przeszkodą dla nabywcy przy odliczaniu podatku VAT.