Jak wystawić paragon bez NIP dla zagranicznego kontrahenta?

Zagadnienie wystawiania faktur do paragonów ciągle budzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Obowiązujące przepisy dają pole do różnej wykładni. Jednym z wielu problemów jest sytuacja, gdy zostanie wystawiony paragon bez NIP dla zagranicznego kontrahenta. Czy w takiej sytuacji możliwe jest mimo wszystko wystawienie faktury?

Zasady wystawiania faktury do paragonu

Ustawa VAT przewiduje dwa podstawowe dokumenty potwierdzające dokonaną sprzedaż. Jest to faktura oraz paragon.

Paragon fiskalny jest dokumentem, który dokumentuje sprzedaż dokonaną na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych. Tylko w takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawienia paragonu.

Natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców, sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy udokumentować fakturą VAT. Natomiast osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystąpić z żądaniem wystawienia faktury (w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca sprzedaży). Faktury takie nie będą jednak zawierały NIP-u.

Jednakże należy dodać, że regulacje ustawy VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz innych przedsiębiorców. Taki przypadek jest możliwy, ale należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne. 

Przechodząc do sedna sprawy, należy wskazać, że w myśl art. 106b ust. 5 ustawy VAT w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Konstrukcja przepisów wymaga zatem, aby nabywca w momencie dokonywania zakupu określił swój status, czyli poinformował sprzedawcę, czy występuje jako przedsiębiorca, czy jako konsument. 

O tym fakcie należy powiadomić sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana – albo fakturą VAT, albo paragonem z tym numerem pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer.

Wystawienie paragonu oraz faktury - czy to możliwe?

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy VAT w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Przedstawione wyżej przepisy wskazują, że podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą. 

Jeśli jednak rozpatrujemy przypadek sprzedaży na rzecz konsumentów, to nawet pomimo wystawienia faktury podatnik i tak ma obowiązek zewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Wystawiony paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika. Nabywca będący konsumentem otrzymuje w takiej sytuacji tylko fakturę, natomiast paragon pozostaje u sprzedawcy.

W rezultacie w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych sprzedawca ma obowiązek wystawienia paragonu. 

Fakturę wystawia się tylko na żądanie nabywcy. Jeżeli takie żądanie zostało złożone, to nabywca otrzymuje fakturę, a paragon pozostaje u sprzedawcy. Wystawiona faktura nie będzie zawierała NIP-u. Wystawienie faktury bez NIP-u nabywcy będzie prawidłowe, jeżeli zostaną zawarte inne informacje, takie jak dane osobowe oraz adres, które pozwolą na identyfikację konsumenta. Przepisy podatkowe nie wymagają, aby na fakturach wystawionych na rzecz konsumentów znajdował się numer PESEL. 

Paragon bez NIP dla zagranicznego kontrahenta

W świetle powyższych wyjaśnień możemy stwierdzić, że podatnik ma obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych, bez względu na fakt, czy sprzedaż ta jest dokumentowana fakturą wystawioną na żądanie nabywcy, czy też nie.

Inaczej natomiast wygląda sytuacja, w której kupujący zadeklaruje, że w momencie nabycia działa jako przedsiębiorca. W takim bowiem przypadku fakturę można wystawić wyłącznie w sytuacji, gdy paragon zawiera NIP.

Podkreślenia wymaga, że analizowany art. 106b ust. 5 ustawy VAT odnosi się zarówno do nabywcy będącym podatnikiem, jak i podatnikiem podatku od wartości dodanej. 

Zgodnie z art. 2 pkt 11 ustawy VAT pod pojęciem podatku od wartości dodanej rozumie się podatek od wartości dodanej nakładany na terytorium państwa członkowskiego, z wyjątkiem podatku od towarów i usług nakładanego ustawą VAT.

To zatem oznacza, że powyższa regulacja ma takie samo zastosowanie zarówno do nabywców będących przedsiębiorcami z kraju, jak i z zagranicy.

Przykład 1.

Przedsiębiorca z Niemiec nabył towar u polskiego kontrahenta. W momencie zakupu nie zadeklarował się jako podatnik tylko jako konsument, w związku z czym polski sprzedawca wystawił tylko paragon fiskalny. Po paru dniach przedsiębiorca z Niemiec zwrócił się o wystawienie faktury do paragonu z podaniem niemieckich danych firmowych. Art. 106b ust. 5 ustawy VAT analogicznie dotyczy również przedsiębiorców z zagranicy, co oznacza, że w tym przypadku nie jest możliwe wystawienie faktury.

W tym miejscu przypomnijmy również o istniejącej sankcji podatkowej w przypadku naruszenia powyższej reguły. Otóż zgodnie z art. 106b ust. 6 ustawy VAT w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę do paragonu, choć nie był do tego uprawniony, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. 

W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego się nie ustala.

Analizowany przepis dotyczy zarówno podatników podatku, jak i podatników podatku od wartości dodanej, co powoduje, że zastosowanie znajdzie również w odniesieniu do zagranicznych kontrahentów. Również tego typu podmioty muszą podać swój identyfikator podatkowy do paragonu fiskalnego, jeżeli następnie chcą otrzymać fakturę.