Prokura w spółce - krótka charakterystyka

Prokura w spółce to swoisty rodzaj pełnomocnictwa, które może zostać udzielony tylko przez przedsiębiorcę, co więcej - tylko przez przedsiębiorcę podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że prokura nie może zostać udzielona przez osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, a zatem także przez spółkę cywilną, ponieważ zarówno działalność jednoosobowa, jak i wspólnicy spółki cywilnej podlegają wpisowi do innego rejestru.

Rodzaje prokury

Zgodnie z kodeksem cywilnym wyróżniamy trzy rodzaje prokury: prokurę samoistną, prokurę oddziałową i prokurę łączną.

Ustanawiając prokurę łączną, przedsiębiorca udziela pełnomocnictwa kilku prokurentom, przy czym decyduje zarówno o zakresie samodzielnego działania każdego z nich, jak i o czynnościach, wobec których wprowadza wymóg współdziałania prokurentów. Prokura oddziałowa dotyczy jedynie umocowania do czynności wpisanych w rejestrze danego oddziału. Z kolei prokura samoistna jest udzielana jednej osobie, która jest umocowana do działania na rzecz reprezentowanego podmiotu w sposób samodzielny. Należy zaznaczyć, że przedsiębiorca może udzielić prokury samoistnej kilku pełnomocnikom, uprawniając ich do dokonywania czynności prawnych, których zakres ustala ustawa.

Przykład 1.

Przedsiębiorca udzielił prokury samoistnej kilku osobom fizycznym - A, B, C i D, wówczas każda z tych osób może działać samodzielnie. Przedsiębiorca może jednak zobowiązać niektóre z tych osób do współdziałania, ustanawiając prokurę łączną. Co ważne, może ustalać dowolnie wymagane konfiguracje, wskazując, że np. A jest upoważniony do działania z tylko z B i C. Przedsiębiorca może też udzielić prokury samoistnej tylko D, pozostałym natomiast prokury łącznej.

Należy dodać, że jeśli mamy do czynienia z prokurą łączną, dla ważności dokonanej czynności, na przykład złożenia oświadczenia woli, wymagany jest podpis wszystkich prokurentów łącznych, którzy mogą złożyć podpis w różnym czasie.

Należy wskazać, że w obrocie gospodarczym spotykamy się z tzw. mieszaną reprezentacją łączną. Mamy z nią do czynienia, gdy wspólnicy upoważnieni do reprezentowania spółki osobowej lub zarząd spółki kapitałowej ustanowili prokurentów łącznych, a określony w umowie spółki sposób jej reprezentacji to reprezentacja łączna. Taka reprezentacja polega na tym, że w podejmowaniu czynności prawnych musi współdziałać co najmniej dwóch wspólników uprawnionych do reprezentacji lub dwóch członków zarządu. Przy takich ustaleniach możliwa jest sytuacja współdziałania jednego ze wspólników lub jednego z członków zarządu z prokurentem. Ustanowiony w umowie spółki wymóg reprezentacji łącznej jest wówczas zachowany. Należy podkreślić, że gdyby zamiast prokurentów łącznych spółka ustanowiła prokurenta samoistnego, mógłby on skutecznie podejmować czynności samodzielnie.

Prokura w spółce - powołanie prokurenta

Prokura w spółce może być pełniona tylko osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Osoby prawne zostały wyłączone z tego kręgu ze względu na szczególny stosunek zaufania między mocodawcą a prokurentem.

Aby prokurent został prawidłowo powołany, należy najpierw zrozumieć różnicę między ustanowieniem prokurenta a udzieleniem prokury.

Prokura w spółce powinna być udzielona poprzez zgodne oświadczenie woli stron, np. w formie umowy o pracę między mocodawcą a prokurentem, z której wynika zobowiązanie prokurenta do działania w imieniu mocodawcy. Wyraźne oznaczenie zobowiązania prokurenta ma szczególne znaczenie, ponieważ na mocy samej prokury zostaje on uprawniony do działania w imieniu reprezentowanej jednostki, natomiast nie wynika z samej prokury zobowiązanie prokurenta. Ponadto ustawodawca wymaga dla udzielenia prokury formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Prokura w spółce, czyli prokurent może zostać ustanowiony przez osoby upoważnione do reprezentacji spółki osobowej, a co za tym idzie:

• w spółce jawnej wymagana jest zgodna uchwała wszystkich wspólników ujawnionych w rejestrze jako upoważnieni do reprezentacji spółki,
• w spółce partnerskiej legitymację do ustanowienia prokurenta mają wszyscy partnerzy lub może to zostać powierzone zarządowi, w którego skład mogą wchodzić także osoby trzecie,
• w spółce komandytowej warto zwrócić uwagę na rozwiązanie, które wspólnicy mogą zastosować. Co do zasady prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki leży w gestii komplementariuszy, a komandytariusz nie jest do tego ani uprawniony, ani zobowiązany. Wspólnicy mogą jednak ustanowić komandytariusza prokurentem i w ten sposób uzyska on możliwość skutecznego dokonywania  czynności prawnych w imieniu spółki.

W spółkach kapitałowych (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółce akcyjnej) uprawnienie do ustanowienia prokurenta posiada zarząd spółki.

Sposób reprezentacji przyjęty w danej spółce podlega obowiązkowemu ujawnieniu w rejestrze. Dlatego udzielona prokura w spółce musi znaleźć odzwierciedlenie we wpisie do KRS. Osoby uprawnione do reprezentacji spółki lub jej zarząd składają więc w tym celu wniosek o wpis do KRS. Wiąże się z tym konieczność uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 400 zł oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł. Możliwe jest również złożenie tego wniosku drogą elektroniczną, jeżeli wpis spółki został dokonany tą samą drogą za pomocą wzorca. W tym wypadku należy pamiętać o opatrzeniu wniosku bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Należy jednak zaznaczyć, że wyżej opisany wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny - oznacza to, że prokurentem zostaje się od chwili ustanowienia, a wpis jedynie potwierdza i aktualizuje istniejący stan. Taką tezę wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 października 2005r. o sygnaturze akt II CH 120/05, stwierdzając, że prokura w spółce jest ważna mimo, że nie została wpisana do rejestru sądowego. Wpis do rejestru ma jednak istotne znaczenie z punktu widzenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego z dwóch powodów. Po pierwsze, łączy się z nim domniemanie ważności udzielenia prokury wynikające z art. 17 ust. 1 ustawy o KRS, po drugie, prokurent uzyskuje możliwość skutecznego wylegitymowania się odpisem lub wyciągiem z rejestru sądowego.

Kiedy powołanie prokurenta nie jest możliwe?

Jak już wcześniej wspomniano, prokura w spółce może zostać udzielona tylko przez przedsiębiorcę podlegającemu wpisowi do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zatem jasno z tego wynika, że prokury nie mogą udzielić:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółki cywilne.  

Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku podmioty te podlegają wpisowi do innego rejestru,  czyli rejestru przedsiębiorców w CEIDG, i nie posiadają osobowości prawnej.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na kwestię spółki kapitałowej w organizacji. Jest to przejściowe stadium działalności spółki obejmujące okres od zawiązania umowy spółki do czasu jej zarejestrowania. Taka spółka ma status przedsiębiorcy i może dokonywać ważnych czynności, które wywołują skutki prawne wobec spółki. Mimo istnienia przeciwnych poglądów należy przyjąć, że taka spółka nie może udzielić prokury. Wynika to z faktu, że spółki w organizacji nie podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców tak jak spółki pełne, właściwe. Prokura w spółce musi być wpisana do rejestru przedsiębiorców, a skoro przedsiębiorca nie jest wpisany, to nie można dokonać wpisu faktu udzielenia prokury.

Ustawodawca wyłącza możliwość udzielenia prokury w spółce przez przedsiębiorcę w okresie likwidacji. Zakaz ten znajduje się w kodeksie spółek handlowych - w art. 79 w odniesieniu do spółki jawnej, w art. 284 w odniesieniu do spółki z o.o. oraz w art. 470 w odniesieniu do spółki akcyjnej

Zakres umocowania prokurenta

Zakres umocowania prokurenta jest określony przez ustawodawcę, co wyraźnie odróżnia prokurę w spółce od pełnomocnictwa szczególnego, w którym to mocodawca decyduje, do dokonywania jakich czynności upoważnia pełnomocnika. Zakres wskazany przez ustawę obejmuje dokonywanie w imieniu reprezentowanej spółki czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, czyli obejmuje umocowanie objęte przedmiotem działania tego przedsiębiorcy. Oznacza to, że prokurent może wytaczać powództwa w imieniu przedsiębiorcy i w jego i imieniu występować przed sądem, a także składać oświadczenia woli, w tym również zawierać stosunki pracy. Należy wskazać, że jest to zakres szerszy od pełnomocnictwa ogólnego.

Gdyby jednak prokurent dokonał którejś z czynności prawnych wyłączonych z zakresu swoich uprawnień, a mocodawca później potwierdziłby tę czynność, słuszne będzie uznanie ważności takiej czynności. Z kolei gdyby mocodawca odmówił jej potwierdzenia, taka umowa staje się nieważna od chwili jej zawarcia.

Należy zwrócić uwagę na ograniczenie skuteczności czynności prokurenta występującego w imieniu spółek kapitałowych. Ważność umowy dzierżawy przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz umowy ustanawiającej ograniczone prawo rzeczowe na przedsiębiorstwie lub jego części jest uzależniona od zezwolenia zgromadzenia wspólników. Zatem taka umowa zawarta przez prokurenta, który mógł nawet legitymować się dodatkowym pełnomocnictwie szczególnym, będzie nieważna, jeżeli nie zostanie zatwierdzona przez zgromadzenie wspólników.

Kiedy wygasa prokura w spółce?

Szczególną przesłanką wygaśnięcia prokury w spółce jest utrata zaufania do prokurenta przez choćby jednego ze wspólników spółki osobowej uprawnionych do reprezentowania spółki lub członka zarządu, w związku z czym każda z tych osób może odwołać prokurę. Takie odwołanie może nastąpi w drodze jednostronnej czynności prawnej w każdym czasie. Co więcej, żadna z uprawnionych osób nie może zrzec się prawa do odwołania prokurenta.

Ponadto prokura w spółce wygasa wskutek:

• wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru,
• przekształcenia przedsiębiorcy,
• otwarcia likwidacji,
• wszczęcia postępowania upadłościowego,
• śmierć prokurenta,
• zrzeczenie się prokury przez prokurenta,
• utrata przez prokurenta pełnej zdolności do czynności prawnych.

Wygaśnięcie prokury w spółce podlega również wpisowi do KRS, a jego koszty są tożsame z kosztami ponoszonymi przy wpisie. Wpis ten ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że samo zaistnienie jednej z wymienionych przesłanek powoduje wygaśnięcie prokury.