Poradnik Przedsiębiorcy

Przechowywanie faktur elektronicznych

Wystawianie faktur jest obowiązkiem każdego podatnika podatku VAT. Powinność ta wynika z ustawy o podatku od towarów i usług. Z tematem tym nieodzownie związana jest kwestia przechowywania wystawionych faktur.

Faktura papierowa a elektroniczna

Należy rozgraniczyć, co jest fakturą elektroniczną, a co nią nie jest. Faktura, która powstała w formacie elektronicznym, ale została wręczona kontrahentowi w formie papierowej, nie jest uznawana za fakturę elektroniczną. Z kolei sporządzona w formie papierowej, lecz zmieniona na format elektroniczny i w tej formie przekazana, np. poprzez wiadomość e-mail, jest traktowana jako faktura elektroniczna. Warunkiem takiej kwalifikacji jest nieprzekazanie kontrahentowi faktury w wersji papierowej.

Faktura elektroniczna jest prawnie akceptowaną formą rozliczenia, wysyłaną kontrahentowi w dowolnym formacie elektronicznym, np. w postaci pliku w formacie PDF. Ma taką samą wartość prawną jak faktura papierowa.

Przechowywanie faktur elektronicznych oraz papierowych 

Przepisy dotyczące przechowywania e-faktur są wyraźnie określone, mimo to powstaje wiele kontrowersji na ten temat. Dotyczą one przede wszystkim kwestii, czy faktury powinno się przechowywać w wersji papierowej, czy też elektronicznej. Według NSA, przechowywanie faktur w obu formach jest jak najbardziej prawidłowe.

Podatnicy muszą przechowywać faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Upływa on po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy je przechowywać w oryginalnej postaci, zachowując podział na okresy rozliczeniowe, w taki sposób, by z łatwością można było je odszukać. Każdą fakturę wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginał należy do nabywcy, kopia - do sprzedawcy.

Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W par. 6 wskazano, że faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

  • łatwe ich odszukanie,

  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przepisy nie określają dokładnego sposobu przechowywania e-faktur. Mogą one być przechowywane w formie elektronicznej, np. na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest także systematyczne tworzenie kopii zapasowych faktur. Standardowo raz w tygodniu, jeśli jednak firma posiada wielu kontrahentów i tym samym wystawia dużo faktur, wskazane jest dokonywanie tej czynności częściej. 

Siedziba firmy a przechowywanie faktur

Jeśli podatnik posiada siedzibę firmy na terytorium kraju, wówczas faktury musi również przechowywać w Polsce. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy przedsiębiorca może przechowywać faktury elektroniczne poza granicami kraju. Jednak w razie konieczności musi on bezzwłocznie umożliwić organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do nich, za pomocą środków elektronicznych.

Akceptacja e-faktury przez kontrahenta

Aby móc posługiwać się fakturami elektronicznymi, niezbędna jest zgoda odbiorcy na tę formę przekazania dokumentu. Taka akceptacja może być zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Może to być również zgoda domyślna, kiedy kontrahent otrzymując e-faktury nie wyraża ku temu sprzeciwu. 

Autentyczność i integralność faktury

Faktura elektroniczna musi mieć zapewnioną autentyczność pochodzenia, a także integralność treści. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, że fakturę elektroniczną wystawiła firma dokonująca dostawy towarów lub usługodawca. Integralność jest gwarancją, iż w treści faktury nie będzie możliwości dokonywania zmian danych, które powinny być w niej zawarte (stąd e-faktury nie powinny być wysyłane w plikach umożliwiających ich modyfikację, np. doc czy xls).

Zachowanie tych cech ma na celu zabezpieczenie przed ingerowaniem osób trzecich w treść dokumentu. Sposób zapewnienia bezpieczeństwa faktur elektronicznych nie został jasno sprecyzowany. Natomiast wyróżnia się dwa podstawowe sposoby, do których zaliczane są: kwalifikowany podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). 

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najczęściej stosowany przez małe i średnie firmy. Uznawany jest on za własnoręczny podpis. Musi posiadać kwalifikowany certyfikat, zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. Z kolei EDI to system wymiany danych między podmiotami gospodarczymi, który odbywa się drogą elektroniczną.

Zalety faktury elektronicznej 

Jest ona coraz bardziej popularna, więc warto zastanowić się, jakie korzyści płyną ze stosowania e-faktury. Do jej największych zalet zaliczane są:

  • prosta archiwizacja, a co za tym idzie mniejsze koszty,

  • łatwiejszy i szybszy proces wystawiania i dostarczania faktur,

  • możliwość wydruku w każdej chwili,

  • możliwość odbioru e-faktury w każdym miejscu (konieczny dostęp do Internetu),

  • poprzez stosowanie faktur elektronicznych - mniejsze zużycie papieru, a co za tym idzie korzystny wpływ na ochronę środowiska.