Poradnik Przedsiębiorcy

Przekazanie towarów na potrzeby firmy - najważniejsze informacje

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy dokonują zakupów różnego rodzaju składników majątku. W działalności handlowej podstawowym źródłem dochodów jest jednak sprzedaż towarów handlowych. Często zdarza się, że towar handlowy stanowi również przedmiot wykorzystywany przez podatnika w firmie np. papier ksero, długopisy itp. W związku z tym warto wiedzieć, czy przekazanie towarów na potrzeby firmy podlega opodatkowaniu PIT i VAT. Sprawdźmy!

Czym są towary handlowe?

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: Rozporządzenie) pod pojęciem towar rozumie się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki.Towar handlowy to wyrób przeznaczony do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Może to być również produkt uboczny uzyskiwany przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnych.Zgodnie z powyższą definicją, składniki, które przedsiębiorca nabywa w celu dalszej odsprzedaży, stanowią jego towar handlowy. Nabycie towarów handlowych może zostać udokumentowane fakturą VAT lub fakturą bez VAT (w przypadku zakupu od innego podmiotu prowadzącego działalność) lub umową kupna-sprzedaży (w przypadku zakupu od osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności).

Zakup towarów handlowych ujmowany jest w kolumnie 10. KPiR w dniu wystawienia faktury zakupu lub w dniu dostawy towarów, w zależności od tego, które zdarzenie wystąpiło jako pierwsze. W systemie wFirma.pl wystarczy wybrać odpowiedni rodzaj wydatku, jakim jest „Zakup tow. handlowych oraz materiałów podst.”, aby wydatek został ujęty automatycznie w KPiR odpowiednio:

  • w kwocie netto – w przypadku zakupu na fakturę VAT przez czynnego podatnika VAT,

  • w kwocie brutto – w przypadku zakupu na fakturę bez VAT lub umowę kupna-sprzedaży.

Przekazanie towarów na potrzeby firmy - księgowanie

Jak udokumentować przekazanie towarów na potrzeby firmy dla celów podatkowych?

Przekazanie towarów na potrzeby firmy powoduje zmianę przeznaczenia tych składników majątku. W związku z tym zjawisko to powinno zostać odpowiednio udokumentowane przez przedsiębiorcę. W tym celu należy sporządzić protokół przekazania towarów na potrzeby wewnętrzne firmy. Protokół powinien posiadać co najmniej elementy takie jak:

  • numer protokołu, który pozwoli na jego identyfikację,

  • wiarygodne określenie wystawcy (nazwę i adresy), której dotyczy dowód, czyli dane przedsiębiorcy,

  • datę sporządzenia protokołu oraz datę, kiedy przekazanie towarów na potrzeby firmy miało miejsce,

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Przekazanie towarów na potrzeby firmy a podatek dochodowy

Co do zasady, składniki majątku, które wykorzystywane są przez przedsiębiorcę w celu prowadzenia działalności gospodarczej, a nie w celu dalszej odsprzedaży, ujmowane powinny być w kolumnie 13. KPiR – „Pozostałe wydatki”. Przedmioty, które pierwotnie traktowane były jako towar handlowy, mogą zostać przekazane przez podatnika na wewnętrzne potrzeby firmy. W takiej sytuacji towar zmienia swoje przeznaczenie, ponieważ nie podlega dalszej odsprzedaży.Przekazanie towarów na potrzeby firmy powoduje, że składniki, które wcześniej zostały zakwalifikowane w KPiR jako towar handlowy, są ujęte w nieodpowiedniej kolumnie. W związku z tym w momencie zmiany ich przeznaczenia należy dokonać przeksięgowania z kolumny 10. KPiR – „Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych” do kolumny 13. – „Pozostałe wydatki”.Przekwalifikowanie towarów handlowych na składniki wykorzystywane na wewnętrzne potrzeby firmy możliwe jest poprzez jeden wpis w KPiR uwzględniającym wartość przenoszonych materiałów: 

  • na minus w kolumnie 10. – „Zakup towarów i materiałów”, 

  • na plus w kolumnie 13. – „Pozostałe wydatki”.

Aby przeksięgować wartość przekazanych towarów z kolumny 10. KPiR w systemie wFirma.pl, należy skorzystać z zakładki: EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS. W pojawiającym się oknie należy w polu „Kontrahent” zaznaczyć opcję „Brak kontrahenta”, a następnie wprowadzić w kolumnie 10. – „Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych” wartość przekazanych towarów na potrzeby firmy poprzedzoną znakiem minus, natomiast w kolumnie 13. – „Pozostałe wydatki” tę samą wartość na plus. Dodatkowo podatnik powinien uzupełnić pole „Opis”, uwzględniając informację, czego dotyczy dokonywany wpis.

Przekazanie towarów na potrzeby firmy - przeksięgowanie
Wówczas wartość przekazanych składników w kolumnie 10. zostanie pomniejszona i przeksięgowana do kolumny 13.

Przekazanie towarów na potrzeby firmy a podatek VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przedsiębiorcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi wykorzystywane są do czynności opodatkowanych. Oznacza to, że zarówno zakup składników majątku, które spełniają definicję towaru handlowego, jak i pozostałego wydatku, uprawnia przedsiębiorcę do odliczenia podatku VAT z faktury zakupu pod warunkiem, że mają one związek z działalnością opodatkowaną.Przekazanie towarów na potrzeby firmy nie powoduje konsekwencji na gruncie podatku VAT. W związku z tym przedsiębiorca nie jest zobowiązany do dokonywania korekty odliczonego uprzednio podatku VAT.Aby przedsiębiorca był zobowiązany do dokonania korekty odliczonego podatku VAT w przypadku przekazania towarów na potrzeby firmy, musiałaby nastąpić dostawa towarów. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT dostawa towarów, która podlega opodatkowaniu VAT, rozumiana jest jako nieodpłatne przekazanie towarów handlowych przez przedsiębiorcę w formie:

  • darowizny,

  • przekazania towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia

- pod warunkiem, że przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów, lub ich części składowych.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi sklep papierniczy. Dokonuje on cyklicznych zakupów artykułów biurowych, które stanowią towar handlowy do dalszej odsprzedaży. Zazwyczaj pan Łukasz dokonuje osobnych zakupów udokumentowanych osobnymi fakturami VAT w przypadku zakupów artykułów biurowych stanowiących towar handlowy i wykorzystywanych na potrzeby wewnętrzne firmy. Czy w sytuacji, gdy wykorzysta część artykułów biurowych zakwalifikowanych jako towar handlowy na potrzeby firmy np. papier ksero, który niezbędny jest do wydruku faktur sprzedaży, będzie zobowiązany do korekty na gruncie podatku VAT i PIT?

Nie, w związku z tym, że nastąpi przekazanie towarów na potrzeby firmy, pan Łukasz nie będzie zobowiązany do korekty odliczonego przy zakupie podatku VAT. Na gruncie podatku PIT zobowiązany jest on do sporządzenia protokołu przekazania towarów na potrzeby firmy i na jego podstawie musi w dniu przekazania dokonać wyksięgowania wartości przekazanych towarów z kolumny 10. KPiR do kolumny 13. KPiP. Zmiana kolumny w KPiR jest niezbędna ze względu na to, że zmianie uległo przeznaczenie składników majątku jednak w dalszym ciągu wydatek poniesiony na ich zakup stanowi koszt uzyskania przychodu.przekazanie towarów na potrzeby firmy

Reasumując, przekazanie towarów na potrzeby firmy nie powoduje konsekwencji na gruncie podatku VAT. Przedsiębiorcy muszą mieć jednak na uwadze to, aby odpowiednio udokumentować przekazanie towarów na wewnętrzne potrzeby firmy oraz dokonać przeksięgowania wartości tych towarów, aby zostały wykazane w odpowiedniej kolumnie KPiR.