Poradnik Przedsiębiorcy

Rozmowa kwalifikacyjna - jakie pytania może zadać pracodawca?

Rozmowa kwalifikacyjna bez wątpienia jest najtrudniejszym etapem każdej rekrutacji. Wysłanie życiorysu i listu motywacyjnego, najczęściej za pomocą gotowych formularzy, nie jest trudne, ale stawienie czoła przyszłemu szefowi może być stresującym przeżyciem. Rozmowa kwalifikacyjna przebiega w różny sposób, a w jej trakcie padają różne pytania. Jakie są Pana plany zawodowe? Gdzie widzi się Pani za pięć lat? Jakie są Pana oczekiwania finansowe? Czy planuje Pani macierzyństwo? Jakie są Pani silne strony? Czy jest Pan żonaty? Nie wszystkie z tych pytań mogą zostać zadane.

Czy zakres informacji jest ściśle określony?

Przepisy Kodeksu pracy wprost wskazują, o co może pytać potencjalny pracodawca. Zakres danych osobowych, które przyszły pracownik musi ujawnić w trakcie procesu rekrutacyjnego, jest ściśle określony, podobnie jak zakres danych, które musi podawać pracodawcy osoba już przez niego zatrudniona. Pracownik może zostać poproszony wyłącznie o podanie informacji, które bezpośrednio dotyczą jego zatrudnienia na stanowisku, o które się ubiega. Co oczywiste, pracodawca może zapytać o doświadczenie zawodowe oraz posiadane wykształcenie, albowiem są to okoliczności mające kluczowe znaczenie dla decyzji pracodawcy i wyniku rekrutacji.

Przepis art. 22(1) Kodeksu pracy
§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Od 1 stycznia 2019 r. przywołany powyżej przepis, został zmieniony i pracodawca może zapytać również o numer rachunku płatniczego, ale tylko wówczas, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Co do zasady podanie powyżej wskazanych danych, następuje poprzez ustne oświadczenie kandydata. Potencjalny pracodawca może jednak zażądać dokumentów potwierdzających te informacje (np. dyplomu ukończenia studiów, certyfikatów potwierdzających ukończone szkolenia i kursy).

Przepisy Kodeksu pracy zostały uzupełnione postanowieniami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji, związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;

  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;

  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;

  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;

  • innych dokumentów jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Rozmowa kwalifikacyjna - jakich pytań nie może zadawać przyszły pracodawca?

Pracodawca nie może zadawać żadnych pytań, które ingerowałyby w strefę prywatności potencjalnego pracownika, nie może również żądać podania takich informacji od pracowników już zatrudnionych.

Ważne!
Pracodawca nie może naruszać sfery personalnej kandydata. W szczególności, pracodawca nie może pytać o:
- stan cywilny kandydata;
- plany dotyczące macierzyństwa;
- preferencje seksualne;
- światopogląd i wyznanie;
- poglądy polityczne;
- członków rodziny kandydata;
- stan majątkowy;
- stan zdrowia;
- pochodzenie etniczne;
- przynależność do związków zawodowych.

Pracodawca nie może zadawać żadnych pytań, które bezpośrednio lub nawet pośrednio, godziłyby w dobra osobiste pracownika. Przykładowo, pracodawca nie może zapytać o liczbę dzieci i nie może zapytać również np. o to, czy rozmówca korzysta z przedszkola lub żłobka. Udzielenie odpowiedzi na tak sformułowane pytanie, prowadziłoby bowiem do identycznego rezultatu.

Niekiedy możliwość zadania pytania wkraczającego w sferę prywatną kandydata na pracownika, wynika z innych niż Kodeks pracy przepisów. Przykładem takiej informacji są dane o przeszłości kryminalnej potencjalnego pracownika. Co do zasady pracodawca nie ma prawa pytać kandydata o jego niekaralność, czy prosić go o przedstawienia zaświadczenia o niekaralności.

W przypadku niektórych stanowisk i zawodów, takie pytanie jest jak najbardziej możliwe i uzasadnione (np. funkcjonariusze służb mundurowych, urzędnicy zatrudnieni w służbie cywilnej, pracownicy agencji ochroniarskich). Najczęściej w takich przypadkach pracodawca na mocy prawa, uprawniony jest do wystąpienia we własnym zakresie do Krajowego Rejestru Karnego, z wnioskiem o udzielenie informacji na temat niekaralności kandydata na pracownika.

Rozmowa kwalifikacyjna - co w sytuacji gdy pracodawca zada zakazane pytanie?

Niestety mimo tak szczegółowej regulacji Kodeksu pracy określającej dokładnie o jakie dane można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, często zdarza się, że pracodawcy łamią obowiązujące przepisy. Niezwykle popularnymi pytaniami są pytania o macierzyństwo, plany rodzinne i stan cywilny.

Jeśli w trakcie rozmowy tego rodzaju zakazane pytanie zostanie zadane, pracownik nie musi na nie odpowiadać. Do samego pracownika należy podjęcie decyzji, czy chce udzielić odpowiedzi. Oczywistym jest, iż kandydat może zareagować na zadane pytanie i poinformować osobę przeprowadzającą rozmowę o niedopuszczalności poruszania takich kwestii, może również odpowiedzieć bardzo ogólnie lub wymijająco.

Zadanie pytania ingerującego w sferę prywatną potencjalnego pracownika, stanowi naruszenie jego dóbr osobistych. W takim przypadku pokrzywdzona działaniem rekrutera osoba, może reagować stosując środki przewidziane dla ochrony dóbr osobistych przez przepisy Kodeksu cywilnego.

Przepis art. 24 Kodeksu cywilnego
§ 1. Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.
§ 2. Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Przepis art. 24 Kodeksu cywilnego § 1. Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że 

Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż przepis art. 18(3a) § 1 Kodeksu pracy, nakłada na pracodawcę obowiązek równego traktowania pracowników. Zakaz dyskryminacji dotyczy zarówno osób, które pozostają w stosunku pracy, jak i kandydatów na pracowników. Płeć, wiek, niepełnosprawność, przekonania polityczne, wyznanie, orientacja seksualna, przynależność związkowa nie mogą mieć żadnego znaczenia w procesie rekrutacyjnym.

W przypadku gdy rozmowa kwalifikacyjna przerodzi się w poligon pytań o kwestie, które podlegają ochronie na podstawie przywołanych powyżej przepisów, a kandydat ma wrażenie, iż odmowa nawiązania z nim stosunku pracy, była w istocie podyktowana którąkolwiek z okoliczności dotyczących jego życia prywatnego, może wówczas dochodzić odszkodowania na zasadach wskazanych w przepisie art. 18 (3d) Kodeksu pracy, tj. odszkodowania w wysokości nie niższej aniżeli minimalne wynagrodzenie za pracę.

Potencjalny pracownik może domagać się odszkodowania, lecz nie może żądać zawarcia umowy o pracę. Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy i to on musi udowodnić, iż kierował obiektywnymi przesłankami przy podejmowaniu decyzji o niezatrudnieniu, o ile kandydat na pracownika uprawdopodobni zarzut nierównego traktowania (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 czerwca 2006 r. sygn. III PK 30/06).

Nagrana rozmowa kwalifikacyjna pomocą dla pracodawcy?

Stosunkowo często zdarza się, iż pracodawcy w trakcie procesu rekrutacyjnego, chcą korzystać z najnowszych zdobyczy techniki, czyli nagrywać przebieg rozmowy kwalifikacyjnej w formie audio lub video. Rekruterzy wskazują, iż nagrana rozmowa kwalifikacyjna, pomaga im podjąć decyzję co do wyniku procesu rekrutacyjnego, a także sprawdzić, jak potencjalny pracownik reaguje na sytuacje stresowe.

Jednak nagrana rozmowa kwalifikacyjna, zwłaszcza bez zgody osoby nagrywanej, stanowi naruszenie konstytucyjnego prawa do prywatności i może skutkować odpowiedzialność karną. Z tego też względu, kandydat musi wyrazić zgodę, aby rozmowa kwalifikacyjna w której bierze udział, mogła zostać nagrana i wykorzystana do celów związanych z rekrutacją. Pracodawca natomiast, będzie musiał odpowiednio zabezpieczyć nagranie i przechowywać je na zabezpieczonym nośniku, zgodnie z aktualnymi wymaganiami RODO.