Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód w firmie - użytek służbowy i mieszany – rozliczenie podatkowe

Wykorzystując samochód w firmie przedsiębiorca musi podjąć decyzję co do sposobu jego użytkowania. Może on wybrać między mieszanym sposobem wykorzystywania pojazdu w działalności gospodarczej oraz użytkowaniem samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej. Jakie są skutki podatkowe używania samochodu wyłącznie do celów służbowych, a jakie mieszanego sposobu użytkowania? Odpowiedź poniżej.

Odliczenie podatku VAT - zasady

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ważne przy tym, że aby można było dokonać odliczenia podatku VAT, musi faktycznie nastąpić dane zdarzenie gospodarcze.

Jak wskazuje WSA w Krakowie w wyroku z 26 lutego 2021 roku (I SA/Kr162/20): „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe tzn. prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie wynika z samego faktu posiadania faktury VAT, lecz z faktu nabycia towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze, jako nabywca. W tym znaczeniu w podatku od towarów i usług nie obowiązuje legalna teoria dowodów. Zatem faktura VAT nie jest absolutnym dowodem zdarzenia gospodarczego, któremu nie można by przeciwstawić innych dowodów. W przypadku powzięcia wątpliwości, co do tego, czy faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenia gospodarcze organ podatkowy uprawniony jest do sprawdzenia zgodności faktury z tym zdarzeniem”.

Samochód w firmie używany wyłącznie do celów służbowych

Używanie samochodu wyłącznie do celów służbowych umożliwia odliczenie przez przedsiębiorcę 100% podatku VAT. Dotyczy to podatku VAT między innymi od paliwa, opłat leasingowych, części eksploatacyjnych, kosztów myjni, serwisowania.

Jednakże przedsiębiorca musi pamiętać, że trzeba spełnić pewne warunki, aby z tego typu odliczenia skorzystać.

Przedsiębiorca-podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z samochodem osobowym w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla celów pełnego odliczania VAT fakt jego wykorzystywania wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

  1. sposób wykorzystania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach jego używania, wyklucza użycie go do celów prywatnych oraz
  2. wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu. 

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek z nimi związany.

W przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa powyżej, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1. kolejny numer wpisu,
    2. datę i cel wyjazdu,
    3. opis trasy (skąd – dokąd),
    4. liczbę przejechanych kilometrów,
    5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

  1. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Przepisy ustawy o VAT nie określają sposobu, w jaki podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w niej pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. W orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntował się pogląd, że przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów lub zarządzeń, wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie.

Jak wskazuje WSA w Poznaniu w wyroku z 16 lipca 2015 roku (I SA/Po 1203/14): „Przepisy ustawy nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Wskazać jednak należy, że przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów”.

Przykład 1.

Przedsiębiorca ma w swojej flocie 10 pojazdów. Są one wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Ich użytkowanie jest zgodne z wewnętrznym regulaminem i powierzone pracownikom. Prowadzą oni ewidencję dla celów podatku VAT. Pojazdy po podróży służbowej pracownik parkuje pod domem. Czy w takim przypadku może to zostać uznane za użytkowanie pojazdu do celów mieszanych?

Samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania co do zasady pozwala pracownikowi na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Dopóki bowiem mamy do czynienia z tzw. czynnikiem ludzkim, dopóty istnieje zagrożenie, że dany pojazd może potencjalnie zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą podatnika. Może to mieć miejsce również w sytuacji, gdy nie jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi zatem jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika.

Chodzi zatem o wprowadzenie takich zasada użytkowania pojazdów służbowych (regulamin, oświadczenia, kontrola), które wyeliminują możliwość niekontrolowanego użytkowania pojazdów służbowych do celów prywatnych. Jednakże każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie, w oparciu na konkretnych okolicznościach i obowiązujących u przedsiębiorcy dokumentach regulujących kwestię użytkowania pojazdów.

Samochód w firmie używany w sposób mieszany

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

  1. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
  2. należnego z tytułu:
    1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
    3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
    4. przypadku, o którym mowa w art. 33a (procedura uproszczona);
  3. wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, zalicza się (podobnie jak przy użytkowaniu wyłącznie służbowym) wydatki dotyczące:

  1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
  2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
  3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z ich eksploatacją lub używaniem.

Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony – ze względu na swoje cechy konstrukcyjne – służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.

Wobec powyższego podatek VAT dotyczący podatku VAT między innymi od paliwa, opłat leasingowych, części eksploatacyjnych, kosztów myjni, serwisowania, będzie mógł zostać odliczony w 50%, o ile faktycznie dane zdarzenie miało miejsce i przedsiębiorca jest w stanie udowodnić ich poniesienie oraz wysokość.

Przykład 2.

Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą. W maju 2021 roku zawarł umowę leasingu samochodu osobowego. Koszt samochodu wynosi 100 000,00 zł netto (123 000,00 zł brutto). Opłata wstępna wynosiła 10 000,00 zł netto (12 300,00 zł brutto), udokumentowana fakturą VAT. W związku z tym, że auto będzie wykorzystywane w sposób mieszany – do celów służbowych oraz prywatnych, Jan Kowalski będzie mógł obliczyć podatek VAT w wysokości 1150,00 zł. Rata leasingowa wynosi 1000,00 zł netto (1230,00 zł brutto). Podatek VAT z każdej raty, który może być odliczony, to 115,00 zł.