Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT

Przedsiębiorcy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej pojazdy, mogą mieć wątpliwości związane z tym, czy od ich zakupu oraz wydatków poniesionych na ich eksploatację odliczać podatek VAT. Wszystko zależy od tego, jakiego rodzaju pojazd podatnik posiada oraz w jakim celu jest on używany. Dlaczego po 1 kwietnia 2014 roku tak ważne stało się określenie, czy dany samochód w firmie wykorzystywany jest wyłącznie dla celów działalności? Czy podjęcie decyzji w tym temacie jest tak proste, jak się wydaje na pierwszy rzut oka?

Samochód w firmie - sprawdź, do której grupy kwalifikuje się Twoje auto!

Zmiany, które weszły w życie z dniem 1 kwietnia 2014 roku w ustawie o VAT - w ujęciu praktycznym dzielą pojazdy na 3 grupy:

I - pojazdy ze 100% odliczeniem VAT bez konieczności udowadniania, że wykorzystuje się je wyłącznie w działalności;

II - pojazdy ze 100% odliczeniem, które jednak będą wymagały od podatnika poniesienia dodatkowych trudów udowodnienia, że samochód nawet potencjalnie nie może zostać wykorzystany w celach innych niż prowadzona działalność;

III - pojazdy z 50% odliczeniem VAT, przy których zakłada się z góry, że samochód może być wykorzystywany do celów innych niż działalność i nie nakłada się na podatnika żadnych dodatkowych obowiązków ewidencyjnych czy zgłoszeniowych.

O tym, czy dany pojazd użytkowany w firmie będzie zaliczany do grupy I decydują przede wszystkim jego parametry techniczne oraz posiadane dokumenty/zaświadczenia potwierdzające te parametry. Natomiast kategorie pojazdów samochodowych należących do grupy II i III są takie same i to podatnik sam decyduje, do której grupy przyporządkować użytkowany w firmie pojazd.

I – pojazdy ze 100% odliczeniem VAT bez konieczności dodatkowego udowadniania ich wykorzystania wyłącznie do działalności

Znowelizowana ustawa o VAT dość jasno wymienia auta, których konstrukcja wyklucza użycie do celów innych niż działalność. W stosunku do tych aut ustawodawca zwalnia podatnika z obowiązku zgłaszania samochodu do urzędu oraz prowadzenia dodatkowych ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast wymaga od przedsiębiorcy posiadania dokumentów/zaświadczeń m.in. z okręgowej stacji kontroli pojazdów potwierdzających posiadanie wskazanych parametrów technicznych przez dany pojazd.

Pojazd

Wymagane parametry

Odliczenie VAT od zakupu

Odliczenie VAT od wydatków – serwis, części, myjnia

Odliczenie VAT od paliwa

Samochód ciężarowy

- masa całkowita powyżej 3,5 tony

100%

100%

100%

Pojazdy samochodowe typu :

a) van

b) wielozadaniowy

c) z otwartą częścią do załadunku

- jeden rząd siedzeń oddzielony trwałą przegrodą

- zaświadczenie wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów

- adnotacja w dowodzie rejestracyjnym

100%

100%

100%

Pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe

- kabina kierowcy z jednym rzędem siedzeń

- nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków

- zaświadczenie wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów

- adnotacja w dowodzie rejestracyjnym

100%

100%

100%

Pojazdy specjalne:

a) agregat elektryczny/spawalniczy,

b) do prac wiertniczych,

c) koparka, koparko-spycharka,

d) ładowarka,

e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

f) żuraw samochodowy

- zgodne z wymaganiami ustawy o ruchu drogowym potwierdzone w dokumentach pojazdów

100%

100%

100%

Motorower

- dwa lub 3 koła

- silnik spalinowy o poj. skokowej do 50 cm3 lub

- w silnik elektryczny o mocy do 4 kW

- prędkość jazdy ograniczona do 45 km/h

100%

100%

100%

Pojazdy specjalne:

a) pogrzebowy,

b)bankowóz - wyłącznie typu A i B.

- jeden rząd siedzeń

- jeżeli posiada kilka rzędów wówczas jego dopuszczalna masa całkowita musi być większa niż 3 tony

- w przypadku pojazdu pogrzebowego koniecznym jest również spełnienie dodatkowych wymogów zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich,

- w odniesieniu do bankowozów powinny spełniać dodatkowe wymagania techniczne określone w załączniku 3 i 4 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.

100%

100%

100%

Dodatkowo do tej grupy zalicza się również pojazdy samochodowe podatnika przeznaczone wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

II – pojazdy wykorzystywane wyłącznie w celach działalności ze 100% odliczeniem VAT i obowiązkiem udowadniania ich wykorzystania wyłącznie do działalności

Jak już zostało wspomniane, w przypadku grupy II i III parametry samochodów są jednakowe, a o przyporządkowaniu samochodu do danej grupy decyduje sam podatnik, określając cel wykorzystania pojazdu w firmie. Wskazanie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie do celów działalności wiąże się z:

  • obowiązkiem zgłoszenia w urzędzie - druk VAT-26,
  • koniecznością prowadzenia szczegółowej kilometrówki,
  • ustaleniem zasad używania pojazdu w firmie.

Wszystkie dodatkowe obowiązki nałożone na podatnika mają pomóc w udowodnieniu, że samochód nie jest używany w celach innych niż związanych z prowadzoną działalnością. Co istotne, na podstawie wyjaśnień ministerstwa można uznać, że chodzi nawet o wykluczenie potencjalnej możliwości. Dlatego też w przypadku, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność we własnym mieszkaniu i posiada jedno auto - wprowadzone jako firmowe, to zakwalifikowanie go do pojazdów używanych wyłącznie do celów działalności (ze 100% odliczeniem VAT) organ podatkowy z pewnością będzie mógł zakwestionować.

Pojazd

Dodatkowe parametry

Odliczenie VAT od zakupu samochodu

Odliczenie VAT od wydatków – serwis, części, myjnia

Odliczenie VAT od paliwa

Samochód osobowy

masa całkowita poniżej 3,5 tony

100%

100%

 

100%

 

Motocykl, skuter

- silnik spalinowy o pojemności skokowej ponad 50 cm3,

- dwukołowy lub z bocznym wózkiem – wielośladowy,

100%

100%

 

100%

 

Pojazd samochodowy

- liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg;

- świadectwo homologacji

100%

 

100%

100%

 

Pojazd samochodowy

- liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg;

100%

 

100%

100%

 

Inne pojazdy samochodowe,

które nie spełniają parametrów art. 86a ust. 9 i nie mogą zostać zakwalifikowane jako konstrukcyjnie przeznaczone wyłącznie do działalności

masa całkowita poniżej 3,5 tony

100%

 

100%

100%

 

III – pojazdy z 50% odliczeniem VAT bez konieczności wypełniania dodatkowych obowiązków

Podatnicy, którzy nie chcą narażać się urzędom, a ponadto nie mają czasu na dodatkową “biurokrację” zrezygnują ze 100% odliczenia VAT na rzecz 50%. Przy tym nie będą zobowiązani do dodatkowego udowadniania, że wykorzystują samochód wyłącznie do działalności. Dodatkowo, co do zasady pozostałe 50% nieodliczonego VAT będzie kosztem, ale w podatku dochodowym. A więc nie będzie pomniejszało podatku należnego VAT, ale zmniejszy zobowiązanie z tytułu PIT. Zgodnie bowiem z art. 23. ust. 1 pkt 43 kosztem uzyskania przychodów jest:

podatek naliczony (...) - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Pojazd

Dodatkowe parametry

Odliczenie VAT od zakupu samochodu

Odliczenie VAT od wydatków – serwis, części, myjnia

Odliczenie VAT od paliwa od 1.04.2014

do 30.06.2015

Odliczenie VAT od paliwa po 1.07.2015

Samochód osobowy

masa całkowita poniżej 3,5 tony

50%

50%

 

Brak

 

50%

 

Motocykl, skuter

- silnik spalinowy o pojemności skokowej ponad 50 cm3,

- dwukołowy lub z bocznym wózkiem – wielośladowy,

50%

50%

Brak

 

50%

 

Pojazd samochodowy

liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg;

- świadectwo homologacji

50%

 

50%

50%

 

50%

 

Pojazd samochodowy

- liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza  niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza  niż  493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza  niż  500 kg;

50%

 50%

Brak

50%

Wprowadzone od 1 kwietnia 2014 roku zmiany są znaczące dla każdego przedsiębiorcy. Kto bowiem w dzisiejszych czasach nie używa samochodu w firmie? Bardzo istotną kwestią, jest podjęcie decyzji o tym, do której z grup zakwalifikować używane w firmie auto. Po ustaleniu tego faktu podatnik będzie musiał:

  • dopilnować aktualności badań technicznych - jeżeli konstrukcja samochodu wykorzystywanego w firmie zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT wyklucza jego użytek do celów innych niż prowadzona działalność;
  • dopilnować zgłoszenia auta w urzędzie oraz na bieżąco prowadzić kilometrówkę - gdy podjęta zostanie decyzja o wykorzystaniu samochodu wyłącznie do celów działalności;
  • pamiętać o zmianie zasad odliczeń VAT (50%) - jeżeli zdecyduje się na mieszane wykorzystanie auta.