Poradnik Przedsiębiorcy

Zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności - kogo dotyczy? (cz.1)

Kasa fiskalna, drukarka fiskalna to urządzenia pozwalające rejestrować sprzedaż przedsiębiorcy na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Podatnik, który dokonuje sprzedaży dla takiej osoby, generuje daną operację na kasie fiskalnej i otrzymuje wydruk paragonu, który przekazuje odbiorcy, zaś drugą kopię zachowuje dla siebie. Zanim jednak podatnik nabędzie kasę może skorzystać z dostępnych jeszcze zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży za jej pomocą. Komu przysługuje zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności? Odpowiadamy!

Podstawowe zwolnienia z ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej

Jednym z podstawowych zwolnień jest limit roczny 20 000 zł. Oznacza on, że jeżeli podatnik, który prowadzi przynajmniej drugi rok działalność przekroczy w ciągu roku kwotę sprzedaży 20 000 zł na rzecz osób nieprowadzących działalności, wówczas będzie zobowiązany w ciągu 2 miesięcy nabyć i zarejestrować w urzędzie skarbowym kasę rejestrującą. Przedsiębiorca, który rozpoczął działalność np. w 2019 r. limit 20 000 zł będzie musiał przeliczyć proporcjonalnie do okresu, w którym prowadził działalność. Tak, więc w tym wypadku limit roczny będzie mniejszy.

Dostawa towarów i usług korzystających ze zwolnienia do końca 2021 r.

Podatnik może skorzystać również ze zwolnienia na dostawy niektórych towarów lub usług, wymienionych w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwanego dalej Rozporządzeniem. 

Są tam zawarte oprócz treści Rozporządzenia także rodzaje usług, towarów oraz czynności szczególne, które jeszcze do końca 2021 r. będą podlegały zwolnieniu z ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Natomiast wykaz towarów i usług wyłączonych ze zwolnienia (poza wyjątkami) z kasy fiskalnej (ani ze względu na limit 20 000 zł ani ze względu na wymienienie w załączniku do Rozporządzenia) znajduje się w § 4 ww. Rozporządzenia.

Zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności

Ustawodawca w punktach 36 oraz 37 załącznika do Rozporządzenia umożliwił korzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej podatnikom świadczącym usługi lub prowadzącym sprzedaż wysyłkową na rzecz osób prywatnych nieposiadających jakiejkolwiek działalności, którzy spełnią określone Rozporządzeniem warunki:

  1. dla sprzedaży wysyłkowej (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
  2. dla świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Nacisk ustawodawcy został tutaj położony szczególnie na cztery kwestie a mianowicie

  1. obowiązkowo prowadzona ewidencja płatności i transakcji sprzedaży,
  2. płatność za sprzedaż podatnik sprzedawca otrzyma na rachunek firmowy poprzez przelew lub pocztę,
  3. z prowadzonej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
  4. dostawa towarów lub świadczenie usług nie są wykluczone treścią § 4 ww. Rozporządzenia.

Zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności - jakie warunki należy spełnić?

Podatnik, który prowadzi sprzedaż wysyłkową lub świadczy usługi na rzecz osób nieprowadzących działalności, powinien uważać na kilka aspektów mogących zaważyć na obowiązku instalacji kasy, są nimi m.in.:

  1. brak osobistego odbioru towarów przez klientów,
  2. nie przyjmowanie zapłaty należności w gotówce i przez terminal płatniczy,
  3. uczulenie klientów na opisywanie przelewów (dane jakie są potrzebne to adres nabywcy, imię i nazwisko, numer zamówienia, data i kwota transakcji),
  4. obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży,
  5. systemy pośrednictwa płatniczego (PAYU, DOTPAY, inne) umożliwiają korzystanie ze zwolnienia z kasy a płatność odbywa się wówczas zarówno za pomocą rachunku bankowego klienta albo jego karty debetowej lub kredytowej,
  6. w przypadku płatności za pobraniem kurier lub poczta po pobraniu pieniędzy od klienta wpłacają je na rachunek bankowy podatnika sprzedawcy, w tytule wpisują na ogół nr paczek, taka konfiguracja także pozwala na skorzystanie ze zwolnienia,
  7. dopuszczalna jest także forma otrzymywana płatności od agencji płatniczej, na konto, której wpływają należności od klientów (agencja działa, jako pośrednik otrzymywania płatności od klientów).

Ewidencja sprzedaży na potrzeby skorzystania ze zwolnienia z kasy

Jako jeden z warunków zastosowania zwolnienia z kasy z tytułu sprzedaży wysyłkowej i świadczenia usług na rzecz osób bez działalności, wymienia się wymóg prowadzenia ewidencji. Nigdzie nie jest natomiast określone jak ona ma wyglądać i jakich danych ma dotyczyć. Jednak z treści zwolnień z punktów 36 i 37 Rozporządzenia można wywnioskować, że powinna posiadać elementy pozwalające na identyfikację odbiorcy i konkretnego jego zamówienia. Dlatego też taka ewidencja powinna zawierać:

  1. datę transakcji,
  2. imię i nazwisko odbiorcy,
  3. adres odbiorcy,
  4. numer zamówienia / zlecenie (nr paczki, ew. inne oznaczenia),
  5. kwotę transakcji.

Ewidencja zawierająca powyższe elementy w połączeniu z wyciągiem bankowym i zestawieniami z systemów pośrednictwa płatności powinny bez problemu pomóc w zidentyfikowaniu każdej takiej transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności jak i każdego nabywcy.

Zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności a usługi świadczone na odległość

Nowością odnoszącą się do zastosowania zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, która została wprowadzona jeszcze w marcu 2018 r. są usługi świadczone na odległość.

W punkcie 37 załącznika do Rozporządzenia ustawodawca umożliwił skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej podatników, którzy świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub skoku, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Natomiast w myśl § 4 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia w przypadku świadczenia usług na warunkach punktu 37 załącznika do Rozporządzenia, podatnik będzie korzystał ze zwolnienia z kasy rejestrującej także dla poniższych usług:

  1. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do Rozporządzenia,
  2. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do Rozporządzenia,
  3. doradztwa podatkowego,

- jeżeli świadczenie tych usług odbywa się tylko przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.

Płatność terminalem płatniczym także w przypadku posiadania kasy fiskalnej

Kwestia płatności za pomocą terminala płatniczego oraz odbioru towaru w siedzibie firmy były poruszone w interpretacji z 04.09.2015 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach o sygn. IBPP3/4512-492/15/AZ, w której zostało stwierdzone, że:

"(…) w odniesieniu do sprzedaży dokonywanej w siedzibie firmy, Wnioskodawczyni nie będzie mogła korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na podstawie ww. przepisu. Wnioskodawczyni jednoznacznie wskazała, że w sytuacji, gdy zapłata będzie dokonywana za pośrednictwem terminala płatniczego umożliwiającego klientom płatność kartą płatniczą w siedzibie firmy, dostawa nie będzie następowała w systemie wysyłkowym. Skoro dostawa towaru nie będzie dokonywana w systemie wysyłkowym, to forma płatności (gotówka, karta płatnicza) nie ma znaczenia dla obowiązku ewidencjonowania. Zwolnienie na podstawie § 2 ust. 1 w powiązaniu z poz. 37 załącznika do Rozporządzenia, ma zastosowanie wyłącznie do sprzedaży w systemie wysyłkowym.

Podsumowując, w momencie wprowadzenia kasy fiskalnej Wnioskodawczyni będzie obowiązana do ewidencjonowania za pomocą kasy, obrotów gotówkowych i z terminala płatniczego, natomiast sprzedaż wysyłkowa będzie zwolniona z tego obowiązku i na kasie fiskalnej trzeba będzie ewidencjonować jedynie sprzedaż, która nie będzie dostarczana do klienta za pośrednictwem systemu wysyłkowego.(…)"

Podkreślenia wymaga fakt, że transakcje sprzedaży wysyłkowej należy wyszczególniać ze względu na rodzaj zapłaty. Jeżeli podatnik otrzymuje należność uregulowaną pocztą, bankiem, poprzez pośrednictwo płatności (PAYU, PAYPAL, DOTPAY, IAI, INNE), wówczas wszystkie te transakcje podlegają pod zwolnienie z kasy ze względu na rodzaj płatności.

Zapłata w siedzibie firmy kartą za pomocą terminala płatniczego wyklucza zastosowanie zwolnienia z kasy fiskalnej.

Mimo to podatnik powinien zwrócić uwagę na jedną rzecz a mianowicie, gdy nawet miałby już kasę fiskalną to za jej pomocą ewidencjonowałby tylko płatność gotówkową oraz terminalem płatniczym, ponieważ pozostałe formy płatności zastosowane w tym przypadku korzystają nadal ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży za pomocą kasy.