Planowany zakup środka trwałego poprzedzony wpłatą zaliczki i otrzymaniem faktury zaliczkowej dokumentującej wpłatę w księgach rachunkowych należy odpowiednio zewidencjonować. Może się zdarzyć, że ostatecznie zakup nie dojdzie do skutku i jednostka otrzyma zwrot zaliczki wpłaconej na poczet zakupu środka trwałego. Wyjaśniamy, w jaki sposób należy ująć w księgach zwrot zaliczki przy rezygnacji z zakupu środka trwałego.
Zaliczka na zakup środka trwałego wpłacona przez nabywcę
Zakup środka trwałego przez jednostkę może zostać poprzedzony wpłatą zaliczki i otrzymaniem faktury zaliczkowej wystawionej przez sprzedawcę dokonującego dostawy środka trwałego. W przypadku nabytego odpłatnie środka trwałego jego wartość początkową stanowi cena nabycia ustalona z uwzględnieniem art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Wartość początkową środka trwałego ustala się na dzień przyjęcia składnika majątku do używania.
W ustawie o rachunkowości nie wskazano definicji zaliczek czy zasad ich rozliczania. Z kolei ze Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami wynika, że przedpłata na dostawę dóbr i usług to określona kwota środków pieniężnych przekazana sprzedawcy przez nabywcę na poczet dostawy dobra lub usługi, która zostanie wykonana w przyszłości. Przedpłata może przyjąć formę zaliczki lub zadatku. Zaliczka jest traktowana jako częściowa zapłata ceny świadczenia wynikającego z umowy pomiędzy kontrahentami, zanim zostanie ono zrealizowane. W momencie realizacji umowy zaliczka zostaje zaliczona na poczet ceny dobra lub usługi.
Nierozliczone na dzień bilansowy przedpłaty na dostawy i usługi są wykazywane w bilansie jednostki, która przekazała przedpłatę na poczet:
- dostawy dóbr – jako wyodrębnioną pozycję Zaliczki w ramach: wartości niematerialnych i prawnych (poz. A.I.4 aktywów bilansu), rzeczowych aktywów trwałych (poz. A.II.3 aktywów bilansu) lub zapasów (poz. B.I.5 aktywów bilansu) – w zależności od tego, zakupu którego składnika majątkowego dotyczy przekazana przedpłata,
- świadczenia usług – jako wyodrębnioną pozycję Zaliczki w ramach zapasów (poz. B.I.5 aktywów bilansu).
Ewidencja zaliczki na zakup środka trwałego w księgach rachunkowych
Zapłata z rachunku bankowego zaliczki na poczet zakupu środka trwałego w księgach rachunkowych ewidencjonowana jest w następujący sposób:
- Wn konto 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” (w analityce: zaliczki na zakup środków trwałych),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
W zależności od zakładowego planu kont jednostki w celu ujęcia wpłaty zaliczki na poczet zakupu środka trwałego zamiast konta 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” można użyć innego konta rozrachunkowego, np. konta 240 „Pozostałe rozrachunki”. W przypadku wpłaty zaliczki w formie gotówkowej zamiast konta 130 „Rachunek bieżący” używamy konta 100 „Kasa”.
Otrzymanie od sprzedawcy faktury zaliczkowej dokumentującej wpłaconą zaliczkę na zakup środka trwałego ujmowane jest w księgach następująco:
- Wn konto 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”,
- Ma konto 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” (w analityce: zaliczki na zakup środków trwałych).
W zależności od zakładowego planu kont jednostki w celu ujęcia otrzymanej faktury zaliczkowej dokumentującej wpłaconą zaliczkę na zakup środka trwałego zamiast konta 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych” można użyć konta 300 „Rozliczenie zakupu”.
Jeżeli natomiast jednostka jest czynnym podatnikiem VAT i przysługuje jej prawo odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury zaliczkowej, to należy wówczas użyć dodatkowego konta 221 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”, na którym po stronie Wn ujęta zostanie kwota podatku VAT, a na koncie 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych” ujęta zostanie wówczas kwota netto z faktury zaliczkowej. Można również zachować niezmiennie kwotowo wcześniejsze księgowanie:
- Wn konto 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”,
- Ma konto 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” (w analityce: zaliczki na zakup środków trwałych)
i drugim zapisem zewidencjonować w księgach VAT naliczony podlegający odliczeniu w następujący sposób:
- Wn konto 221 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,
- Ma konto 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”.
Zwrot zaliczki przy rezygnacji z zakupu środka trwałego w księgach rachunkowych
Wpłata zaliczki na poczet zakupu środka trwałego nie zawsze jest równoznaczna z tym, że zakup środka trwałego zostanie sfinalizowany. W szczególności jednostka może zrezygnować z zakupu środka trwałego, w wyniku czego następuje zwrot wpłaconej uprzednio zaliczki.
Wpłata zaliczki na zakup środka trwałego i otrzymana od sprzedawcy faktura zaliczkowa została ujęta w księgach rachunkowych, zatem także zwrot zaliczki przy rezygnacji z zakupu środka trwałego oraz otrzymaną od kontrahenta fakturę korygującą do faktury zaliczkowej należy odpowiednio zewidencjonować w księgach. Po zaksięgowaniu wpłaty zaliczki i faktury zaliczkowej dokumentującej tę wpłatę kwota zaliczki figuruje na koncie 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”.
Zwrot na rachunek bankowy wpłaconej uprzednio zaliczki na poczet zakupu środka trwałego dokonanej z konta walutowego jednostki w księgach rachunkowych księgujemy następująco:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” (w analityce: zaliczki na zakup środków trwałych).
Otrzymanie od kontrahenta faktury korygującej do faktury zaliczkowej można zewidencjonować w następujący sposób:
- Wn konto 246 „Rozrachunki z tytułu zakupu niefinansowych aktywów trwałych” (w analityce: zaliczki na zakup środków trwałych),
- Ma konto 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”.
Jeżeli jednostka otrzymująca fakturę korygującą do faktury zaliczkowej jest czynnym podatnikiem VAT i na podstawie faktury zaliczkowej dokonano obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, to należy wówczas użyć dodatkowego konta 221 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” w celu korekty VAT naliczonego, dokonujemy wówczas zapisu kwoty VAT:
- Wn konto 304 „Rozliczenie zakupu niefinansowych środków trwałych”,
- Ma konto 221 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”.
