Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż na rzecz rady rodziców a kasa fiskalna

W typowych przypadkach, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz osób prywatnych, po stronie podatnika pojawia się obowiązek ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. Mogą się jednak zdarzyć przypadki nietypowe, jak np. dokonana sprzedaż na rzecz rady rodziców. Sprawdźmy, w jaki sposób potraktować tego rodzaju sprzedaż w kontekście obowiązku wydawania paragonu.

Podatkowy status rady rodziców - czy może występować w roli nabywcy?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej.

W kontekście powyższego przepisu należy zatem rozważyć, jaki status w świetle podatków ma rada rodziców.

Rada rodziców jest organem społecznym opiniodawczym i wnioskodawczym, który reprezentuje rodziców uczniów tylko wewnątrz systemu oświaty i działa na podstawie przepisów art. 83 i 84 Ustawy - Prawie oświatowym.

Zgodnie z zapisami art. 83 ust. 1 powołanej ustawy w szkołach i placówkach, z zastrzeżeniem ust. 6, działają rady rodziców, które reprezentują ogół rodziców uczniów. Zgodnie z art. 83 ust. 4 rada rodziców uchwala regulamin swojej działalności, w którym określa w szczególności:

  1. wewnętrzną strukturę i tryb pracy rady,

  2. szczegółowy tryb przeprowadzania wyborów do rad, o których mowa w ust. 2 pkt 1–3, oraz przedstawicieli rad oddziałowych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, do rady rodziców odpowiednio szkoły lub placówki.

Rada rodziców może występować do dyrektora i innych organów szkoły lub placówki, organu prowadzącego szkołę lub placówkę oraz organu sprawującego nadzór pedagogiczny z wnioskami i opiniami we wszystkich sprawach szkoły lub placówki. Do kompetencji rady rodziców zgodnie z art. 84 ust. 2 powołanej ustawy, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, należy:

  1. uchwalanie w porozumieniu z radą pedagogiczną programu wychowawczo-profilaktycznego szkoły lub placówki, o którym mowa w art. 26;

  2. opiniowanie programu i harmonogramu poprawy efektywności kształcenia lub wychowania szkoły lub placówki, o którym mowa w art. 56 ust. 2;

  3. opiniowanie projektu planu finansowego składanego przez dyrektora szkoły.

W rezultacie możemy wskazać, że rada rodziców jest organem społecznym reprezentującym rodziców uczniów, ale tylko wewnątrz systemu oświaty. Nie jest natomiast podmiotem gospodarki narodowej i nie może samodzielnie występować w obrocie prawnym. Nie ma osobowości prawnej i nie jest odrębną od placówki edukacyjnej jednostką organizacyjną.

Sprzedaż na rzecz rady rodziców a faktyczny nabywca towarów i usług

Rada rodziców jest wyłącznie wewnętrznym organem w systemie oświaty. Nie może więc samodzielnie występować w obrocie prawnym, nie ma bowiem osobowości prawnej i nie jest samodzielną, odrębną jednostką organizacyjną. Sposób dokumentowania transakcji uzależniony jest od tego kto występuje w ramach faktycznego nabywcy w przypadku transakcji pomiędzy radą rodziców a sprzedawcą.

Rada rodziców jako część placówki oświatowej

Pierwsza grupa przypadków dotyczy sytuacji, gdy rada rodziców występuje jako część szkoły. Przypomnijmy, że placówki oświatowe tworzone są przez gminy. Po dokonanej centralizacji jednostek samorządu terytorialnego obecnie podatnikiem podatku VAT jest w takim przypadku gmina.

Jeżeli zatem rada rodziców nabywa towary lub usługi w imieniu gminy jako element struktury organizacyjnej szkoły, to podmiotem nabywającym będzie gmina.

W rezultacie po stronie sprzedawcy powstaje obowiązek wystawienia faktury VAT, a nie paragonu fiskalnego. Gmina nie jest bowiem osobą fizyczną, lecz podatnikiem podatku VAT.

Jeżeli rada rodziców nabywa towary lub usługi w imieniu gminy, na podstawie stosownego umocowania, to jako nabywca występuje gmina, a nie rada rodziców. W tej sytuacji sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na gminę.

Rada rodziców występująca samodzielnie

Natomiast z zupełnie inną sytuacją mamy do czynienia, gdy rada rodziców występuje samodzielnie. Jak już wskazaliśmy, nie posiada ona osobowości prawnej. Co więcej, nie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu, w związku z czym nie posiada NIP-u.

W tych okolicznościach jako nabywca występuje konkretny rodzic, a nie rada rodziców. To zatem oznacza, że sprzedawca powinien wystawić paragon fiskalny i ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej, ponieważ sprzedaż odbywa się na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy VAT sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Nabywca musi zwrócić się z żądaniem wystawienia faktury do paragonu w okresie nie dłuższym niż trzy miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono do nabywcy towary lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Kiedy rada rodziców nie występuje jako część szkoły, lecz we własnym imieniu – jako nabywcę należy uznać konkretnego rodzica. To powoduje, że sprzedawca powinien wystawić paragon fiskalny lub ewentualnie fakturę na żądanie konkretnego rodzica. Żaden z tych dokumentów nie będzie jednak zawierał NIP-u nabywcy.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej a sprzedaż na rzecz rady rodziców

Jak już wskazaliśmy, w przypadku świadczenia usług na rzecz konkretnego rodzica będącego członkiem rady rodziców powstaje obowiązek stosowania kasy fiskalnej.

Co istotne, od tego obowiązku istnieją pewne wyjątki, które przewidziano w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Otóż zgodnie z § 2 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

W poz. 37 załącznika wskazano świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W celu skorzystania z ww. zwolnienia muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

  • zapłata za towar musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);

  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.

W konsekwencji, w sytuacji gdy podatnik świadczy usługę na rzecz osoby prywatnej reprezentującej radę rodziców, może skorzystać ze zwolnienia pod warunkiem, że zapłatę otrzyma w formie bezgotówkowej.

Podatnik dokonujący odpłatnego świadczenia usług na rzecz rady rodziców może skorzystać ze zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. W przypadku świadczenia na rzecz rady rodziców występującej w imieniu gminy powstaje konieczność wystawienia faktury, w związku z czym kwestia zwolnienia od kasy fiskalnej pozostaje bez znaczenia.
Przeprowadzona analiza prowadzi do wniosku, że sprzedaż na rzecz rady rodziców może być rozpatrywana w kontekście dwóch scenariuszy. W zależności od tego, czy rada rodziców występuje jako element placówki oświatowej, czy też samodzielnie, różnie będą kształtowały się obowiązki dokumentacyjne.