W ramach prowadzonej działalności przedsiębiorcy bardzo często korzystają z usług innych firm dla potrzeb wykonywania przedmiotowej działalności np. produkcji itp. Przykładowo agencja reklamowa, by wykonać baner reklamowy czy wizytówki dla klienta, poza stworzonym przez siebie projektem musi skorzystać chociażby z usług drukarni. Podobnie w przypadku przedsiębiorcy świadczącego usługi budowlane, który zleca wykonanie niektórych prac np. malowania, położenia instalacji itp. innym firmom - czyli podwykonawcom. Jak zatem należy ująć w KPiR tego typu wydatki?
Zakup usług podwykonawczych
Co do zasady zakup usług podwykonawcy wiąże się bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą i jest elementem wykonywanej i sprzedawanej usługi/przedmiotu/produktu etc. Nie można ich jednakże ująć w kolumnie 10 KPiR. Kolumna ta przeznaczona jest do księgowania zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych, za które nie można uznać usług obcych- usług podwykonawców, mimo, iż powinny być ujęte w koszcie wytworzenia, czyli uwzględnione w cenie po której dany towar będzie sprzedawany.
Jak zaksięgować w KPIR usługi podwykonawcze
Do księgowania tego typu wydatków nie służy również kolumna 11 KPiR, gdzie ujmuje się koszty uboczne związane z zakupem towarów czy materiałów, gdyż jak wspomniano powyżej, zakup usług nie jest towarem, ani materiałem.
Tak więc wydatki poniesione na usługi podwykonawców powinny zostać ujęte w kolumnie 13 KPiR “pozostałe wydatki”. Kolumna ta służy do ewidencjonowania pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą, poza tymi ujętymi w kol. 10 i 11 KPiR o ile art. 23 ustawy o pdof nie wyklucza możliwości zaliczenia ich do kosztów
Podobnie w przypadku, gdy podwykonawca wystawiając fakturę za wykonaną usługę wykaże na niej kwoty poszczególnych elementów, np. robocizny i zużytych materiałów, również całą kwotę z faktury ujmujemy w kolumnie 13. Nie możemy bowiem na podstawie tej faktury ująć części kosztów w kolumnie 10 jako materiały, a pozostałej części w kolumnie 13 jako usługa. Całość bowiem kosztów wliczona została w jedną usługę.
Zdarza się również, że przedsiębiorca sam zakupuje materiał, a następnie przekazuje go podwykonawcy w celu dalszego przerobu, gdzie w efekcie ma powstać produkt podlegający odsprzedaży. W tej sytuacji oczywistym jest, że zakupiony przez siebie materiał przedsiębiorca wykaże w kolumnie 10 KPiR natomiast już koszty usługi np. cięcia, gięcia, malowania itp. ujmie w kolumnie 13.
Podsumowując wszelkiego rodzaju usługi mające związek z prowadzoną działalnością - np. usługi podwykonawców należy księgować do kolumny 13 KPiR jako pozostałe wydatki.
