Mechanizm podzielonej płatności (split payment) został wprowadzony w Polsce od 1 lipca 2018 roku. Wraz z wejściem w życie przepisów w zakresie split payment dla każdego podatnika VAT prowadzącego działalność gospodarczą i posiadającego rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK został automatycznie utworzony bezpłatny rachunek VAT. Jego cechą charakterystyczną jest ograniczona dostępność dla podatników, bowiem środkami zgromadzonymi na rachunku VAT podatnicy nie mogą dysponować w sposób dowolny. Jedną z dostępnych możliwości wykorzystania środków zgromadzonych na rachunku VAT jest dokonanie zapłaty całości lub części kwoty podatku VAT z otrzymanej faktury. Wyjaśniamy, jak dokonać zapłaty za wydatki firmowe z konta VAT.
Mechanizm podzielonej płatności
Mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment, to szczególny sposób regulowania zobowiązań między podatnikami prowadzącymi działalność gospodarczą. Płatność za fakturę VAT w systemie podzielonej płatności polega na zapłacie kwoty podatku VAT na odrębny rachunek bankowy, czyli rachunek VAT sprzedawcy, a pozostała kwota (netto) jest przelewana na jego rachunek rozliczeniowy. Trzeba podkreślić, że to nabywca decyduje o tym, czy regulując zobowiązanie wobec kontrahenta, korzysta z mechanizmu podzielonej płatności czy w sposób tradycyjny, a więc pełna kwota zobowiązania (kwota netto i podatek VAT) przelewana jest wówczas na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy. Nabywca nie musi informować sprzedawcy o zamiarze uregulowania zobowiązania przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności i nie potrzebuje od niego zgody na wykonanie płatności w tym systemie.
Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że począwszy od listopada 2019 roku split payment stał się obowiązkowy w odniesieniu do niektórych transakcji. Przypomnijmy, że dzieje się tak przy nabyciu przez podatników towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku, gdy wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 000 zł.
Zapłata w systemie podzielonej płatności może mieć zatem charakter dobrowolny lub obowiązkowy.
Przykład 1.
Pani Bożena prowadząca działalność gospodarczą opodatkowaną VAT dokonała zakupu usług związanych z wykonywaniem instalacji elektrycznych służących bezpieczeństwu (PKWiU 43.21.10.1) i otrzymała od sprzedawcy fakturę, na której wyszczególniona jest kwota netto 20 000 zł i kwota VAT 4 600 zł. Czy za powyższe wydatki firmowe konieczne jest uregulowanie płatności w systemie mechanizmu podzielonej płatności?
Roboty związane z wykonywaniem instalacji elektrycznych służących bezpieczeństwu (PKWiU 43.21.10.1) zostały wyszczególnione w załączniku 15 ustawy o podatku od towarów i usług, a wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto (20 000 zł + 4 600 zł = 24 600 zł), co oznacza, że pani Bożena powinna w tej sytuacji obowiązkowo zastosować mechanizm podzielonej płatności.
W jaki sposób dokonywać zapłaty za wydatki firmowe z konta VAT?
Podatnicy, którzy otrzymali fakturę za wydatki firmowe z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności (art. 108a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Nie mogą go zatem wykorzystywać osoby prywatne nieposiadające statusu podatnika. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że zapłaty z zastosowaniem split payment można dokonać wyłącznie w złotych polskich.
Uregulowanie zobowiązania wobec kontrahenta za wydatki firmowe przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności polega na zrealizowaniu płatności przez nabywcę specjalnym przelewem z wykorzystaniem tzw. komunikatu przelewu, udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:
- kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
- kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
- numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność;
- numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.
Stosując mechanizm podzielonej płatności, a więc używając komunikatu przelewu, kwota zobowiązania za wydatki firmowe jest wówczas rozdzielona na kwotę netto i podatek VAT, kwota VAT jest przelewana na rachunek VAT sprzedawcy, a kwota netto na jego rachunek rozliczeniowy.
Zgodnie z art. 108a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:
- zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
- zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których prowadzi się rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.
Przykład 2.
Pan Cezary jest czynnym podatnikiem VAT i poniósł wydatki firmowe na zakup mebli biurowych. Kwota netto na fakturze wynosi 7000 zł, a podatek VAT 1610 zł. Przedsiębiorca chciałby dokonać płatności kwoty podatku VAT przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, a kwotę netto zapłacić gotówką. Czy taki sposób uregulowania płatności jest dopuszczalny?
Przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności kwota podatku VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, natomiast pozostała kwota (netto) może zostać uregulowana w sposób dowolny, a więc w szczególności gotówką. Pan Cezary może więc użyć komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności w celu uregulowania kwoty VAT wynikającej z faktury (1 610 zł), która trafi na rachunek VAT sprzedawcy, a kwotę netto (7 000 zł) zapłacić gotówką.
