Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – jak księgować?

Istotną kwestią w działalności gospodarczej jest właściwe klasyfikowanie wydatków na firmowe i prywatne. Pozwala to na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu – bądź też nie. W ewidencji księgowej niedozwolone jest pomniejszenie dochodu o wydatki osobiste. Co w sytuacji, gdy na jednej fakturze mamy do czynienia z dwoma typami wydatków? W artykule przedstawione zostanie, jak należy ujmować wydatki firmowe i prywatne na fakturze.

Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – jak rozróżnić?

Kwestie dotyczące przychodów i kosztów ich uzyskania zostały zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki firmowe a prywatne można rozróżnić, określając bezpośredni lub pośredni związek z przychodem, który jest osiągany z działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów są koszty – niewymienione w art. 23 tej ustawy – poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinny być one ekonomicznie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej. W art. 23 ustawy wymienione zostały wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Mimo że część podatników zakwalifikowałaby niektóre wydatki jako związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością, organy podatkowe uznają je za bardziej prywatny niż firmowy rodzaj wydatków. Taka sytuacja dotyczy m.in. zakupu eleganckiej i drogiej odzieży (np. garniturów) lub także okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy. Tylko wydatki firmowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – natomiast osobistych nie.

Właściwy podział jest również niezbędny w sytuacji, gdy na jednej fakturze znajdują się oba rodzaje wydatków. By móc uznać dany wydatek za firmowy, niewystarczające jest otrzymanie prawidłowo wystawionej faktury na firmę. Na każdą pozycję na fakturze należy patrzeć osobno, decydując, czy dany wydatek można zaklasyfikować jako spełniający wymogi dotyczące możliwości uznania go za koszt uzyskania przychodu.

Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – jak należy księgować?

W momencie gdy na fakturze znajdują się i wydatki firmowe, i prywatne, do księgi podatkowej nie należy wpisywać całości faktury. Podatnik powinien pominąć pozycje zaliczane do wydatków prywatnych. Na odwrocie faktury można także napisać powód jej pominięcia. Często obok danej pozycji na fakturze umieszczany jest dopisek „NKUP”.

Przykład 1.

Podatnik rozlicza dochód na podstawie podatkowej księgiprzychodów i rozchodów. 5 stycznia 2021 roku kupił na stacji benzynowej paliwo do samochodu osobowego (100 zł netto), stanowiące środek trwały w jego działalności, oraz kawę (5 zł netto). Na fakturze znajdują się dwie pozycje, tj. paliwo do pojazdu oraz kawa. W jaki sposób ująć fakturę w ewidencji księgowej?

Wydatek związany z zakupioną kawą zaliczyć należy do wydatków prywatnych, a w związku z tym nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu. Pozycja dotycząca kawy powinna zostać pominięta. W ewidencji księgowej należy jedynie ująć zakup paliwa do samochodu. Koszt powinien zostać wpisany w kolumnie 13. KPiR – „Pozostałe wydatki”.

Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – księgowanie w systemie wFirma.pl

W celu zaksięgowania w systemie wFirma.pl faktury, na której znajdują się zarówno wydatki firmowe, jak i prywatne (np. paliwo do samochodu oraz kawa), należy pominąć wydatki niezaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Zaksięgowanie faktury za zakup paliwa z kawą w systemie wFirma.pl następuje przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy uzupełnić wymagane pola. Jako rodzaj wydatku trzeba wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU i wprowadzić tylko kwotę dotyczącą paliwa (wydatku firmowego). Wartość dotyczącą kawy pomijamy, jako że stanowi koszt prywatny.Wydatki firmowe i prywatne na fakturze - wydatek firmowy

Należy pamiętać, by wydatek przypisać do odpowiedniego pojazdu, a wówczas system automatycznie dokona odpowiedniego księgowania zarówno na gruncie podatku PIT, jak i VAT według właściwych limitów odliczeń.

Analogicznie księgowanie odbywa się dla innych rodzajów wydatku.

Można również taką fakturę zaksięgować, ujmując wydatek prywatny jako wydatek nieksięgowany do ewidencji. W tym celu pozycję dotyczącą zakupu paliwa w systemie wFirma.pl należy wprowadzić przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy uzupełnić wymagane pola. Jako rodzaj wydatku trzeba wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU. Następnie w celu zaksięgowania pozycji dotyczącej wydatku prywatnego (np. kawy) wybiera się osobny rodzaj wydatku: WYDATKI NIEKSIĘGOWANE DO EWIDENCJI.Wydatki firmowe i prywatne na fakturze - wydatek prywatny