Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka na kasie fiskalnej - jak ją prawidłowo ująć?

Często zdarza się, że podatnicy posiadający kasy fiskalne nie zdają sobie sprawy z tego, iż zaliczki, zadatki etc., które otrzymują od swoich klientów należy zafiskalizować, potocznie mówiąc „nabić na kasę”. Szczególnie dotyczy to firm, których działalność polega na świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprawdź, jak poprawnie powinna zostać ujęta zaliczka na kasie fiskalnej! Odpowiedź w artykule!

Należy pamiętać, że paragon fiskalny jest podstawowym dowodem, który dokumentuje dokonanie transakcji sprzedaży świadczonej na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych. Dla takiej grupy klientów na ich żądanie trzeba wystawić fakturę, jednakże należy pamiętać, że transakcja taka musi być również zewidencjonowana na kasie. Wtedy też paragon fiskalny dołącza się pod kopię faktury, która zostaje w dokumentacji księgowej jej wystawcy.

Zaliczka na kasie fiskalnej - moment ujęcia

Dla wielu przedsiębiorców problemem jest jednak moment ujęcia zaliczki, kiedy ją otrzymają na poczet przyszłej dostawy towarów bądź świadczenia usługi. Zgodnie z artykułem 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi, a co za tym idzie należy zaewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej.

Jeśli natomiast przed dostawą towaru lub przed wykonaniem usługi otrzymano część należności (np. zaliczkę, zadatek, przedpłatę), obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT powstaje z chwilą jej otrzymania.

Wpływ zaliczek na konto bankowe

A co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca otrzyma zaliczkę na konto bankowe 31.11.2017 r., a zauważy ten fakt dopiero kolejnego dnia, czyli 01.12.2017 r.?

Niestety, rejestracji na kasie fiskalnej nie można wykonać z datą wsteczną. Kłopot powstaje wtedy, gdy zaewidencjonowanie będzie trzeba zrobić w kolejnym okresie rozliczeniowym. Niezależnie od tego jeśli zdarzy się taka sytuacja, należy wartość zaliczki ująć niezwłocznie na kasie fiskalnej.

W tym przypadku 01.12.2017 r., gdyż tego dnia przedsiębiorca dowiedział się o wpływie na konto. Wyżej wymieniony wpływ na konto powinien jednak zostać faktycznie ujęty w miesiącu powstania obowiązku podatkowego (w tym przypadku 11/2017). Stąd należy dokonać przeksięgowania transakcji do okresu którego dotyczy, natomiast z raportu okresowego za grudzień - zaliczkę odjąć od całkowitej wartości (w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania tej samej czynności). Należy przy tym pamiętać, iż wpłacona zaliczka nie jest uwzględniana w podatku dochodowym w momencie jej otrzymania, tylko wpływa ona na podatek VAT. Dla celów podatku dochodowego zostanie ona rozliczona dopiero w okresie realizacji transakcji.

Reasumując, zaliczek nie należy traktować jako odrębnej części podlegającej opodatkowaniu. Jest ona ściśle związana z dostawą towaru/wykonaniem usługi, do której to została uiszczona przedpłata. Ustawodawca jedynie określił inny moment powstania obowiązku podatkowego niż w przypadku sprzedaży, w której nie występują zaliczki.

Przykład 1.

Na konto bankowe przedsiębiorcy wpłynęła dniu 31.12.2017 r. zaliczka w wysokości 500 zł wpłacona przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Niestety przedsiębiorca zauważył ją dopiero 01.01.2018 r.. Jak powinien postąpić?

Otrzymaną zaliczkę należy niezwłocznie nabić na kasę. Następnie gdy przedsiębiorca będzie księgował łączny raport okresowy za grudzień 2017 powinien powiększyć go o wartość zaliczki nabitej w styczniu 2018 roku (bowiem obowiązek podatkowy powstanie w dacie jej otrzymania czyli 31.12.2017 r.) oraz gdy będzie księgował łączny raport okresowy za styczeń 2018 powinien pomniejszyć go o wartość zaliczki nabitej w styczniu 2018 roku.