Poradnik Przedsiębiorcy

Dostęp do kont bankowych po śmierci przedsiębiorcy a zarząd sukcesyjny

Utrzymanie działalności firmy po śmierci przedsiębiorcy wymaga m.in. dostępu do jego rachunków bankowych. Można to szybko zrobić, jeśli został ustanowiony zarząd sukcesyjny. Problem może się pojawić, gdy przedsiębiorca do firmowych rozliczeń wykorzystywał rachunek osobisty, a nie konto firmowe.

Zarząd sukcesyjny po śmierci przedsiębiorcy

Po śmierci przedsiębiorcy, który prowadził działalność w oparciu o wpis do CEIDG, pojawia się sporo komplikacji. Kto ma zapłacić pracownikom? Co z podatkami, składkami ZUS, dostępem do kont? Jak kontynuować działalność, wystawiać faktury, nabijać sprzedaż na kasę fiskalną? Zarząd sukcesyjny to nowy sposób, w jaki można sobie z tymi problemami poradzić i kontynuować działalność. Umożliwia to ustawa o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej.

Przepisy o zarządzie sukcesyjnym weszły w życie 25 listopada 2018 r. Nie można ich stosować do przedsiębiorców, którzy zmarli przed tym dniem.

Zarządcę sukcesyjnego może wskazać przedsiębiorca jeszcze za swojego życia. Mogą go też ustanowić jego spadkobiercy - mają na to dwa miesiące od śmierci przedsiębiorcy.

Jednym z licznych uprawnień zarządcy sukcesyjnego jest dostęp do rachunków bankowych przedsiębiorcy związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Dziedziczenie firm - coraz bardziej aktualny problem:

  • wśród osób fizycznych, które rozpoczynały działalność gospodarczą na początku lat 90. XXw., spora grupa zbliża się lub osiągnęła już wiek podeszły, zwiększający statystyczne prawdopodobieństwo śmierci bądź poważnych chorób;

  • w CEIDG jest wpisanych ponad blisko 200 tysięcy osób, które ukończyły 65. rok życia

  • w perspektywie najbliższych 10–20 lat problem sukcesji przedsiębiorstwa osoby fizycznej będzie dotyczył coraz liczniejszej grupy przedsiębiorców.

Problem z kontami osobistymi

Wielu przedsiębiorców nie zakłada osobnego konta firmowego i do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą wykorzystuje konto osobiste. Przepisy tego nie zabraniają, co najwyżej może w ten sposób zostać naruszony regulamin banku. Może to jednak wywołać komplikacje po śmierci przedsiębiorcy, gdy zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny. Dlaczego?

Bank może nie wiedzieć, że rachunek osobisty jest dla jego klienta rachunkiem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie wynika to z umowy między klientem a bankiem. W rezultacie możliwe będą sytuacje, w których bank takie konta osobiste po śmierci klienta zamknie albo nie udzieli do nich dostępu zarządcy sukcesyjnemu.

Wynika to z tego, że w przepisach regulujących zarząd sukcesyjny mowa jest o "rachunku bankowym związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą", a nie o każdym rachunku bankowym zmarłego:

  • po śmierci przedsiębiorcy bank nadal prowadzi rachunek bankowy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli został ustanowiony zarząd sukcesyjny;

  • w okresie od ustanowienia do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego dostęp do środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym związany z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz prawo do wydawania dyspozycji przysługują zarządcy sukcesyjnemu;

  • dodatkowo z uzasadnienia ustawy wynika, że banki nie powinny zamykać kont związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdy dowiedzą się o śmierci przedsiębiorcy; powinny poczekać, czy nie zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny (jest na to dwa miesiące od śmierci przedsiębiorcy).

Wydaje się, że zarządca sukcesyjny powinien uzyskać dostęp do rachunku osobistego wykorzystywanego do prowadzonej działalności wtedy, gdy taki rachunek został przez przedsiębiorcę podany jako konto firmowe w CEIDG.

Jednak dla uniknięcia problemów, warto zadbać o rozdzielenie kont osobistych od firmowych. Najlepiej prowadzić działalność w oparciu o rachunki zakładane przez banki dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Nie będzie wtedy wątpliwości, że bank takiego konta nie zamknie i że udostępni je zarządcy sukcesyjnemu.

Wady wykorzystywania rachunków osobistych jako kont firmowych:

  • komplikacje po śmierci przedsiębiorcy w razie ustanowienia zarządcy sukcesyjnego;

  • pomieszanie wydatków prywatnych i firmowych – wydatki związane z działalnością powinny być udokumentowane np. na potrzeby kontroli;

  • środki na rachunku osobistym podlegają podatkowi od dochodów kapitałowych (tzw. podatek Belki);

  • brak możliwości płatności z wykorzystaniem mechanizmu split payment;

  • brak możliwości zaliczenia wszystkich opłat bankowych do kosztów uzyskania przychodu.

Zarząd sukcesyjny a dostęp do kont bankowych

Zarządca sukcesyjny musi mieć dostęp do rachunków bankowych i rachunków w Spółdzielczych Kasach Oszczędnościowo - Kredytowych zmarłego przedsiębiorcy, żeby móc prowadzić dalej przedsiębiorstwo. Środki na rachunkach firmowych stanowią składnik przedsiębiorstwa.

Zarządca sukcesyjny od momentu ustanowienia do momenty, gdy zarząd sukcesyjny wygaśnie, jest jedyną osoba posiadającą dostęp do rachunków bankowych związanych z działalnością gospodarczą zmarłego przedsiębiorcy. Dostęp do konta ma bezpośredni wpływ na bieżącą działalność przedsiębiorstwa. Trzeba przecież płacić bieżące zobowiązania wobec pracowników, kontrahentów, regulować podatki, składki ZUS. Trudno sobie to wyobrazić bez dostępu do konta i zgromadzonych na nim środków.

Zarządca sukcesyjny musi też przestrzegać przepisów, które wymagają, żeby transakcje związane z działalnością gospodarczą, dokonywane między przedsiębiorcami oraz przekraczające 15.000 zł były dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego. Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.

Zbiorcza informacja o wszystkich rachunkach przedsiębiorcy

Przedsiębiorca mógł mieć rachunki w różnych bankach, może o nich nie wiedzieć nawet jego najbliższa rodzina. Zarządca sukcesyjny uzyska informację o wszystkich kontach bankowych i rachunkach w SKOK-ach zmarłego. W ten sposób może ustalić konta i środki na nich, które mogą zostać następnie wykorzystane przy prowadzeniu przedsiębiorstwa.  

Taką zbiorczą informację o rachunkach bankowych musi zarządcy sukcesyjnemu udostępnić bank. Będzie tam również informacja o rachunkach bankowych osobistych, w tym zamkniętych przez bank po śmierci przedsiębiorcy, a także dane o kontach wspólnych przedsiębiorcy i innej osoby (bez danych współposiadacza rachunku). Uzyskanie informacji o rachunkach nie oznacza jednak automatycznie, że zarządca dostaje do nich dostęp. Prawo dostępu dotyczy tylko rachunków wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej.

Banki dostaną informację o rzeczywistym beneficjencie

Zarządca sukcesyjny będzie musiał podać bankom dane osób, które go powołały do pełnienia funkcji. Natomiast po uprawomocnieniu się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego, będzie musiał podać dane o osobach, które uzyskały tytuł prawny do spadku po posiadaczu rachunku. Chodzi o to, żeby bank wiedział, kto jest tzw. rzeczywistym beneficjentem środków zgromadzonych na rachunku w sytuacji, gdy ustanowiono zarząd sukcesyjny.