Zatrudnienie niani przez osobę fizyczną a ZUS

Jestem osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, czy w takiej sytuacji możliwe jest zatrudnienie niani? Jak należy tego dokonać?

Katarzyna, Giżycko

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma możliwość zatrudnienia niani na podstawie tzw. umowy uaktywniającej. Jest to korzystne rozwiązanie, gdyż składki ZUS od takiej umowy w części finansuje budżet państwa.

Zatrudnienie niani a elementy umowy

Umowę uaktywniającą można zawrzeć w przypadku, gdy dziecko, nad którym niania będzie sprawować opiekę, ma od 20 tygodni do 3 lat. Możliwe jest zatrudnienie niani dla dziecka do 4. roku życia, pod warunkiem, że nie ma możliwości zapewnienia dziecku opieki przedszkolnej.

Nianią nie może być żaden z rodziców ani osoba, która nie ukończyła 18. roku życia. Może nią być natomiast babcia, dziadek lub inna osoba spokrewniona.

Zatrudnienie niani wymaga spisania umowy uaktywniającej, która powinna zawierać:

• strony umowy,

• cel i przedmiot umowy,

• czas i miejsce sprawowania opieki,

• liczbę dzieci powierzonych opiece,

• obowiązki niani,

• wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,

• czas, na jaki umowa została zawarta,

• warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Zatrudnienie niani a zgłoszenie w ZUS-ie

Po podpisaniu umowy należy dokonać zgłoszenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli rodzic nie jest zarejestrowany jako płatnik składek, np. z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, to powinien zgłosić się do ZUS-u na druku ZFA, a następnie w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń zgłosić nianię do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA lub w przypadku zbiegu tytułów ubezpieczenia (np. dodatkowa praca na etat) jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego poprzez formularz ZUS ZZA.

Podleganie ubezpieczeniu chorobowemu jest dobrowolne. Jeśli niania zdecyduje się podlegać pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, to składki na to ubezpieczenie będą finansowane przez nianię z jej wynagrodzenia. Wartość składki jest potrącana z pensji niani, a rodzic jako płatnik składek odprowadza składkę do ZUS-u.

Dofinansowanie do zatrudnienia niani

Składki za nianię na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne są finansowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych od podstawy stanowiącej kwotę nie wyższą niż 50% wynagrodzenia minimalnego w danym roku. Rodzic finansuje składki od nadwyżki przekraczającej połowę najniższej płacy.

Przykład 1.

Niania została zatrudniona 1 lutego 2019 r. w oparciu o umowę uaktywniającą na kwotę 2420 zł. Wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2019 roku to 2250 zł.

Połowa wynagrodzenia minimalnego w 2019 roku wynosi: 2250 zł : 2 = 1125 zł

Różnica między wynagrodzeniem niani a połową wynagrodzenia minimalnego w 2019 roku:

2420 zł - 1125 zł = 1295 zł

W tej sytuacji ZUS opłaca składki od kwoty odpowiadającej połowie minimalnego wynagrodzenia wynoszącej 1125 zł, natomiast rodzic opłaca składki od pozostałej części wynagrodzenia, czyli od kwoty wynoszącej 1295 zł.

Warunki finansowania przez budżet państwa składek za zatrudnioną nianię

Składki za zatrudnioną nianię są finansowane przez budżet państwa w przypadku, gdy rodzice:

• są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę,

• świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej,

• prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą,

• prowadzą działalność rolniczą (z wyjątkiem osób ubezpieczonych w KRUS-ie jako domownik).

Art. 51 ust. 4 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3
W przypadku utraty przez rodziców albo rodzica samotnie wychowującego dziecko zatrudnienia, zaprzestania świadczenia usług lub działalności, o których mowa w ust. 3 pkt 2, składki opłaca się przez okres 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych przyczyn.

Dodatkowo, aby ZUS dofinansował zatrudnienie niani, musi zostać ona zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a dziecko, nad którym będzie sprawowana opieka, nie może być umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym, a także nie może być objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna.

Zatrudnienie niani a złożenie deklaracji rozliczeniowych

Za zatrudnioną nianię należy do 15. dnia następnego miesiąca przekazać do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych. Składki należy wykazać w deklaracji ZUS DRA oraz załączonym do niej raporcie imiennym ZUS RCA lub ZUS RZA.

W przypadku gdy podstawa wymiaru składek jest wyższa niż minimalne wynagrodzenia, wówczas w raporcie imiennym wykazuje się pozycje:

• z kodem tytułu ubezpieczenia 04 30 xx, z rozliczonymi składkami od podstawy wymiaru nieprzekraczającej kwoty minimalnego wynagrodzenia lub połowy minimalnego wynagrodzenia dla zatrudnienia od 1 stycznia 2018 roku oraz

• z kodem tytułu ubezpieczenia 04 31 xx, z rozliczonymi składkami od podstawy wymiaru składek będącej kwotą nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia lub połowy minimalnego wynagrodzenia dla zatrudnienia od 1 stycznia 2018 roku.

Po złożeniu kompletu dokumentów rozliczeniowych za pełny miesiąc nie ma potrzeby comiesięcznego przekazywania deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u, pod warunkiem że w kolejnych miesiącach nie zachodzą zmiany w wysokości składek.