Z wykonywaniem działalności gospodarczej wiąże się szereg różnych obowiązków prawno-księgowych. Ich liczba wzrasta, gdy przedsiębiorca decyduje się zatrudnić choćby jednego pracownika. Co jednak, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą chce zdecydować się na zatrudnienie prywatne? Jak rozliczyć takiego pracownika?
Czym jest zatrudnienie prywatne?
Przedsiębiorca ma możliwość legalnego zatrudnienia każdej osoby do swojej firmy. W tym przypadku obowiązany jest m.in. do odprowadzania za pracownika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy. W zależności od rodzaju zatrudnienia (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, kontrakt B2B) pracodawca musi przestrzegać także odpowiednich przepisów prawa (najczęściej będą to przepisy prawa pracy, niekiedy także i prawa cywilnego).
Zatrudnianie osób do pomocy przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest podstawowym prawem każdego przedsiębiorcy. Może on co prawda samodzielnie prowadzić swój biznes, jednak wraz z rozwojem przedsiębiorstwa nie zawsze jest to dobry pomysł. Im większa firma, tym lepiej, aby pracowała w niej większa liczba osób. Zatrudnianie dokonywane w ramach działalności gospodarczej nie jest jednak zatrudnianiem prywatnym.
O zatrudnieniu prywatnym mówimy najczęściej wtedy, gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej decyduje się na zatrudnienie innej osoby. W takich przypadkach zawierane są umowy cywilnoprawne – umowa zlecenia lub o dzieło. Nie mówimy wówczas o relacji pracodawca – pracownik, ponieważ nie dochodzi tutaj do powstania stosunku pracy. Zatrudnienie prywatne pojawia się przede wszystkim przy wynajmowaniu opiekunek do dzieci, osób sprzątających domy lub ogrodników. Przepisy pozwalają jednak zatrudniać prywatnie również na podstawie umowy o pracę – mamy do czynienia wówczas z tradycyjnym stosunkiem pracy (nawet jeśli zatrudniający nie wykonuje żadnej działalności gospodarczej).
Zatrudnienie prywatne przez przedsiębiorcę
Przepisy dopuszczają możliwość stosowania zatrudniania prywatnego przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Nie wiążemy wtedy danej działalności z umową zawartą w charakterze prywatnym.
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi prywatną działalność przedszkolną i zatrudnia cztery nauczycielki do opieki nad dziećmi. W tym przypadku nie możemy mówić o zatrudnianiu prywatnym, ponieważ wykonują one swoje obowiązki w ramach przedsiębiorstwa prowadzonego przez pana Jana.
Przykład 2.
Pan Jan prowadzi prywatną działalność przedszkolną i oprócz czterech nauczycielek, które zatrudnia w swojej placówce, zdecydował się na wynajęcie opiekunki do swojego małego dziecka. Kobieta będzie wykonywała swoje obowiązki tylko trzy razy w tygodniu, w domu pana Jana. W tym przypadku możemy mówić o zatrudnieniu prywatnym, ponieważ obowiązki wykonywane przez wynajętą opiekunkę do dziecka nie wiążą się w ogóle z działalnością pana Jana.
Przykład 3.
Pan Jan prowadzi działalność przedszkolną i zatrudnia cztery nauczycielki. Dodatkowo poza godzinami pracy wynajmuje jedną ze swoich pracownic do opieki nad swoim dzieckiem w jego prywatnym domu – opieka ta jest sprawowana tylko w weekendy i jest dodatkowo płatna. W tym przypadku możemy mówić o zatrudnieniu prywatnym w odniesieniu do usług wykonywanych przez pracownicę poza jej normalnym etatem (tj. w stosunku do pracy weekendowej).
Zatrudnienie prywatne może opierać się na umowach różnego rodzaju, nie ma bowiem żadnego obowiązku, by były to umowy o pracę regulowane przepisami Kodeksu pracy. W praktyce możliwe jest więc zawieranie umów cywilnoprawnych, nawet takich, które przyjmują postać ustną. Co ciekawe, dopuszczalne jest także samozatrudnienie wynajętej osoby – w tym wypadku możemy mówić o swoistym kontrakcie B2B. Zatrudnienie prywatne będzie się opierało wówczas na tzw. umowie współpracy, przy czym wszelkie rozliczenia składkowo-podatkowe będą dokonywane wyłącznie przez zatrudnionego.
Zatrudnienie prywatne - obowiązki
Zatrudnienie prywatne dokonywane przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą wymaga w pierwszej kolejności zawarcia stosownej umowy. Jej stroną będzie co prawda przedsiębiorca, jednak występujący prywatnie jako osoba fizyczna, która w żaden sposób nie reprezentuje swojej działalności. Drugą stroną takiego zobowiązania będzie oczywiście zatrudniony.
Umowa zawierana w ramach zatrudnienia prywatnego jest w rzeczywistości traktowana jak typowy kontrakt podpisywany przez osoby, które nie wykonują żadnej działalności gospodarczej. Możemy to porównać do sytuacji, w której zawieramy umowę najmu nieruchomości lub sprzedaży samochodu pomiędzy osobami prywatnymi. Należy więc w niej poprawnie określić jej strony, pomijając przy tym fakt, że jedna z nich prowadzi działalność gospodarczą pod określoną nazwą. Przyjmujemy wówczas fikcję, że przedsiębiorca występuje w zawieranej umowie jako osoba, która nie prowadzi żadnej firmy.
Niezależnie od powyższego każda umowa powinna zawierać w sobie prawidłowe oznaczenie:
-
jej stron,
-
rodzaj umowy,
-
datę jej zawarcia,
-
warunków pracy i płacy, w tym rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenia za pracę, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy.
W zależności od rodzaju zawartej umowy będziemy mieli do czynienia z różnymi obowiązkami, głównie natury administracyjnej. Zatrudnienie pracownika wymaga bowiem zgłoszenia go do ZUS, NFZ, a także odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy do właściwego urzędu skarbowego. Najmniejsza liczba obowiązków pojawi się, gdy zatrudniana przez nas osoba prowadzi własną działalność gospodarczą i sama będzie regulowała wszystkie obowiązki księgowe. W tej sytuacji zatrudniającemu pozostaje już tylko regularnie opłacać jej umówione wcześniej wynagrodzenie.
Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku umowy o dzieło – tutaj należy zgłosić ją do właściwego urzędu skarbowego i odprowadzać stosowne zaliczki na podatek dochodowy. Od 1 stycznia 2021 r. umowa tego rodzaju musi być również zgłoszona w ciągu 7 dni od dnia jej zawarcia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ten dotyczy jednak umów, które zostały zawarte po tej dacie. Zgłoszenia można dokonać osobiście z ZUS lub za pośrednictwem platformy ePUAP poprzez formularz RUS (Zgłoszenie umowy o dzieło).
Największa liczba obowiązków obciążających zatrudniającego istnieje, gdy doszło do zawarcia umowy zlecenia albo umowy o pracę. W tej sytuacji pracownik musi być zgłoszony do ZUS, NFZ oraz urzędu skarbowego, zaś pracodawca musi za niego odprowadzać regularne składki ubezpieczeniowe. Dodatkowo w przypadku umowy o pracę, zatrudniający musi zadbać o prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz badania lekarskie dla swojego podwładnego. To powoduje, że zatrudnienie prywatne bardzo rzadko następuje na podstawie umowy o pracę lub zlecenie. Przedsiębiorcy nie mają bowiem czasu na załatwianie formalności, które i tak obciążają ich już zawodowo.
Zatrudnienie prywatne - rozliczanie
Okazuje się, że zatrudnienie prywatne dokonywane przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą musi nastąpić w ramach specjalnego zgłoszenia do ZUS. Zatrudniana prywatnie osoba jest niejako włączana do pracowników, którzy pracują w ramach działalności gospodarczej swojego przełożonego. Pracownik prywatny musi zostać zgłoszony do ubezpieczenia na kodzie pracowniczym 0110 XX – dotyczy to jednak umowy o pracę, a nie umów cywilnoprawnych lub samozatrudnienia takiej osoby. Pamiętajmy także, że zaliczki podatkowe wpłacane do urzędu skarbowego muszą być pobierane przez przedsiębiorcę i odprowadzane łącznie, tj. bez rozdzielania ich na zaliczki od pracowników prywatnych i pracowników związanych z funkcjonowaniem konkretnego przedsiębiorstwa.
Niezależnie od powyższego, osoba zatrudniana prywatnie powinna pamiętać o swoich obowiązkach podatkowych względów urzędu skarbowego. Co prawda zatrudniający ma obowiązek odprowadzać od pracy takich osób zaliczki na podatek dochodowy, jednak to usługodawca musi rozliczyć się z osiągniętego przychodu. W praktyce polega to na złożeniu zeznania podatkowego na druku PIT-36.
Podsumowanie
Zatrudnienie prywatne przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą może opierać się na podstawie każdej umowy dopuszczanej przez prawo (umowa współpracy, umowa cywilnoprawna, umowa o pracę). Ważne jest, aby pracodawca zatrudniał daną osobę w oderwaniu od prowadzonej przez siebie działalności. W zależności od rodzaju zawartej umowy musi on spełnić kilka obowiązków prawno-podatkowych (przede wszystkim w zakresie odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy oraz zgłoszenia pracownika prywatnego do ZUS, NFZ lub urzędu skarbowego). Rozliczanie pracownika prywatnego przez przedsiębiorcę jest dokonywane zbiorczo, tzn. wraz z rozliczaniem pracowników, którzy są zatrudnieni w ramach danej działalności takiej osoby.
