Pracownica złożyła wniosek o urlop wychowawczy. Jakie dokumenty muszę przekazać do ZUS-u? Czy urlop wychowawczy pracownika muszę wykazać na deklaracjach rozliczeniowych, które składa się co miesiąc?
Teresa, Kamienna Góra
Przepisy Kodeksu pracy nakładają na każdego pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi – na jego wniosek – urlopu wychowawczego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Dokumentu takiego nie przekazuje się jednak do ZUS-u. Informację o przebywaniu pracownika na urlopie wychowawczym oznacza się bezpośrednio w deklaracjach rozliczeniowych.
Urlop wychowawczy pracownika a ubezpieczenia ZUS
Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym podlega z tego względu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu oraz zdrowotnemu, pod warunkiem że nie posiada on do objęcia nimi innego tytułu. Zatrudniony powinien poinformować pracodawcę, jeśli na urlopie wychowawczym:
- podejmie pracę na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia;
- rozpocznie działalność gospodarczą;
- uzyska prawo do emerytury bądź renty.
Podstawa składek wykazana w raportach ZUS
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym stanowi przeciętny miesięczny przychód z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Co ważne, podstawa ta nie może być:
- niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym, czyli 2257,50 zł w 2022 roku;
- wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłoszonego na dany rok kalendarzowy, czyli 3553,20 zł w 2022 roku.
Pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy zapewnione jest minimalne wynagrodzenie. Dlatego podstawa wymiaru składek nie może być niższa od aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia. Osobom pracującym na część etatu, mającym zagwarantowaną najniższą pensję w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy, należy ustalić podstawę odpowiednio pomniejszoną do kwoty aktualnego minimalnego wynagrodzenia. Jej kwota nie może być jednak niższa od 75% najniższej krajowej.
Przykład 1.
Pani Joanna złożyła wniosek o urlop wychowawczy w lutym 2022 roku. Jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, a jej wynagrodzenie od lutego 2021 roku do stycznia 2022 roku wynosiło:
- 3000 zł od lutego do sierpnia 2021 roku;
- 3500 zł od września do grudnia 2021 roku;
- 4000 zł w styczniu 2022 roku.
Podstawę wymiaru składek na urlopie wychowawczym stanowi kwota obliczona w następujący sposób:
(3000 zł x 7 miesięcy + 3500 zł x 4 miesiące + 4000 zł x 1 miesiąc) / 12 miesięcy = 3250 zł.
Przykład 2.
Pani Martyna pracuje na ½ etatu. Otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie minimalne ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu, czyli 1505 zł. W kwietniu 2022 roku złożyła wniosek o urlop wychowawczy. W związku z tym, że podstawa będzie niższa od 75% minimalnego wynagrodzenia, to zostanie wyrównana do kwoty 2275,50 zł.
Przykład 3.
Pani Róża jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy za wynagrodzeniem 5000 zł. Postanowiła skorzystać z urlopu wychowawczego od września 2022 roku. Jej podstawa wymiaru składek zostanie obniżona do górnej granicy, czyli 3553,20 zł.
Zmiana wymiaru czasu pracy nie ma wpływu na ustalenie podstawy wymiaru składek na urlopie wychowawczym. Do obliczenia tej kwoty przyjmuje się wynagrodzenie należne przed i po zmianie wymiaru czasu pracy.
Przykład 4.
Pani Maria rozpoczęła urlop wychowawczy w maju 2022 roku. Od początku 2021 roku była zatrudniona w wymiarze ½ etatu za wynagrodzeniem 2000 zł brutto. W styczniu 2022 roku otrzymała aneks ze zmianą wymiaru czasu pracy na pełny etat za wynagrodzeniem 4000 zł. Podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych wynosi 2666,67 zł ([2000 zł x 8 miesięcy + 4000 zł x 4 miesiące] / 12 miesięcy).
Urlop wychowawczy pracownika na raportach ZUS-u
Urlop wychowawczy jest urlopem bezpłatnym. Do ZUS-u nie trzeba składać wniosku pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego – należy jedynie przekazać deklarację rozliczeniową ZUS. Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wraz z deklaracją rozliczeniową przekazuje się raporty imienne ZUS RSA i ZUS RCA:
raport imienny ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 12 11 – z kwotą podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych oraz zdrowotnego z tytułu urlopu wychowawczego i kwotami naliczonych składek finansowanych przez budżet państwa;
raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10, wykazaniem okresu korzystania z urlopu wychowawczego i kodem świadczenia/przerwy:
121 – jeśli urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 2 Kodeksu pracy;
122 – jeśli urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 3 Kodeksu pracy.
Urlop wychowawczy pracownika w systemie wFirma.pl
Moduł Kadry w systemie wFirma.pl umożliwia rozliczanie nieobecności osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Aby wprowadzić urlop wychowawczy, należy przejść do KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ.
Pojawi się okno, w którym w polu RODZAJ trzeba wybrać urlop wychowawczy. Wówczas system samodzielnie obliczy podstawę wymiaru składek dla pracownika.
Po zapisaniu tych danych nieobecność zostanie automatycznie wykazana w raporcie RCA i RSA.
Składki emerytalno-rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych finansuje w całości budżet państwa. Pracodawca ich zatem nie wpłaca, a jedynie rozlicza je w raportach miesięcznych ZUS RCA i RSA i po zsumowaniu wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA jako składki finansowane przez budżet państwa.
