Jak wygląda kontrola telepracownika? Czy jest zgodna z prawem?

Wykonywanie pracy w formie telepracy niesie za sobą szereg różnych korzyści. Z drugiej strony wiąże się także z koniecznością odpowiedniej organizacji pracy oraz kontrolą, do której prawo ma każdy zatrudniający. Jak w praktyce wygląda kontrola telepracownika i czy pracodawca może podjąć ją każdej chwili?

Czym jest telepraca?

Zgodnie z treścią art. 67⁵ Kodeksu pracy telepracą określany pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w powyższych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Telepraca jest więc formą pracy wykonywanej poza standardowym biurem, najczęściej w domu zatrudnionej osoby lub w innym wybranym przez nią miejscu. Jej charakterystyczną cechą jest możliwość jej świadczenia w zasadzie z każdego miejsca na świecie – w praktyce wymaga posiadania komputera z dostępem do internetu.

Kontrola pracownika

Każdy pracodawca może kontrolować swoich pracowników, pamiętając jednak przy tym, aby zachować obowiązujące przepisy prawa pracy. Żadna kontrola nie może:

• być nadmierna, tj. przeprowadzana częściej niż uzasadnione potrzeby przełożonego;
• uwłaczać godności kontrolowanego pracownika – zakazany jest mobbing lub dyskryminacja pracownika podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych;
• przeszkadzać w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, chyba że czasowe zawieszenie wykonywania pracy jest niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia podjętej kontroli.

Pracownik świadczący swoje obowiązki w formie telepracy również może podlegać stosownej kontroli. W tym przypadku przepisy pozwalają na sprawdzenie podwładnego także w miejscu wykonywania pracy – a więc również i w miejscu jego zamieszkania, o ile stamtąd ją świadczy. Ta forma sprawdzania zatrudnionego musi jednak odbyć się z poszanowaniem jego prywatności.

Zgodnie z treścią art. 67¹⁴ kp pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Jeżeli jest ona wykonywana w domu, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

• wykonywania pracy;
• w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji;
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Kontrola telepracownika nie może odbywać się więc bez uprzedniego poinformowania o konieczności jej przeprowadzenia. Innymi słowy, pracodawca nie może naruszać miru domowego telepracownika w każdej chwili, uzasadniając swoją wizytę koniecznością przeprowadzenia kontroli. Co więcej, w praktyce przyjęło się, że takie kontrole powinny być wykonywane nie tyle osobiście, co przy pomocy środków elektronicznych – np. programów monitorujących efektywność pracy danej osoby czy też poprzez analizę okresowych raportów składanych przez telepracownika.

Jak przebiega kontrola telepracownika?

Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Warto zapamiętać, że pierwszą kontrolę przeprowadza się, na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy. W tym zakresie termin kontroli uzależniony jest wyłącznie od samego zatrudnionego – pracodawca nie powinien wywierać w tym zakresie żadnego wpływu.

Dosyć często pracodawcy proponują swoim pracownikom zawarcie dodatkowej umowy regulującej przeprowadzanie omawianej kontroli. Dopuszczalne jest również stworzenie regulaminu kontroli telepracy, który będzie obowiązywał w całym przedsiębiorstwie. Zarówno umowa, jak i regulamin powinny w swej treści odnosić się do następujących kwestii:

• wskazania terminów i miejsca kontroli telepracownika;
• formie uprzedzania telepracownika o planowanej kontroli (np. pisemnie, mailowo, telefonicznie);
• czasu trwania kontroli;
• formie przeprowadzania kontroli;
• sposobu podsumowania kontroli oraz przekazywania zaleceń pokontrolnych dla pracownika.

Czynności kontrolne powinny być ograniczone wyłącznie do czynności świadczonych w ramach stosunku pracy oraz do pomieszczeń, w których praca jest wykonywana na co dzień (dotyczy to przypadku, gdy kontrola jest wykonywana w domu zatrudnionego). Zakazane jest więc sprawdzanie całego domu pracownika, kontrolowanie jego prywatnych wiadomości, historii przeglądarki internetowej i programów, które w żaden sposób nie wiążą się z wykonywaniem telepracy. Jeśli doszłoby do takich sytuacji, pracownik ma prawo żądać od przełożonego natychmiastowego zakończenia bezprawnych działań, a w przypadku naruszenia miru domowego może również starać się o zapłatę stosownego zadośćuczynienia na swoją rzecz.

Brak zgody na kontrolę telepracownika

Przepisy prawa pracy wymagają uzyskania zgody telepracownika co do możliwości przeprowadzenia kontroli. Nie oznacza to jednak, że podwładny może bezustannie odmawiać swojemu pracodawcy i tym samym skutecznie przeciwdziałać kontroli. Takie zachowanie, szczególnie jeśli się powtarza i ewidentnie ma na celu uniemożliwienie kontroli telepracy, stanowi poważne naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To z kolei może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia (tj. w trybie natychmiastowym).

Zgoda na przeprowadzenie kontroli telepracy powinna być wyrażona na piśmie, choć ustawodawca dopuszcza także inne formy – np. udzielenie zgody podczas rejestrowanej telekonferencji z pracodawcą lub poprzez wysłanie wiadomości e-mail o odpowiedniej treści.

Pamiętajmy, że notoryczne odmawianie zgody na przeprowadzenie kontroli nie uprawnia pracodawcy do podjęcia jej wbrew woli zatrudnionego (nawet, jeśli takie zachowanie stanowi poważne naruszenie prawa). Pracodawca ma w tej sytuacji możliwość zwolnienia podwładnego, nie może jednak bezprawnie wszcząć żadnej kontroli względem takiej osoby. Jeśli doszłoby do kontroli, która odbędzie się wbrew woli pracownika, ma on możliwość domagać się nie tylko jej niezwłocznego zakończenia, lecz także i żądania zapłaty stosownej kwoty pieniężnej tytułem zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych (np. pod postacią prawa do odpoczynku, spokoju domowego lub prywatności). Teoretycznie możliwe jest także rozwiązanie umowy o pracę z winy pracodawcy – zwłaszcza, gdy pracownik wyznaczył termin kontroli, a pracodawca wybrał wbrew woli zatrudnionego inny dzień do przeprowadzenia takich czynności.

Kontrola telepracownika – podsumowanie

Kontrola telepracownika jest podstawowym uprawnieniem każdego zatrudniającego. Pamiętajmy jednak, że może ona odbywać się tylko w porozumieniu z pracownikiem – termin pierwszej kontroli jest przy tym wyznaczany przez samego telepracownika. Kontrola musi ograniczyć się do czynności zawodowych i miejsc, w których jest świadczona telepraca – nie może w żadnym wypadku naruszać prywatności zatrudnionego. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na odpowiedzialność względem osoby kontrolowanej. Pracownik co do zasady nie może odmówić przeprowadzenia kontroli. Jeśli jednak sytuacja nieuzasadnionej odmowy ciągle się powtarza, pracodawca ma możliwość rozwiązania umowy o pracę z taką osobą (również w tzw. trybie natychmiastowym).