Jednym z podstawowych składników wykorzystywanych w codziennej działalności przedsiębiorcy, jest komputer. W celu usprawnienia pracy przedsiębiorcy dokonują zakupu różnych programów komputerowych. Z uwagi na powszechność takiego zjawiska warto zastanowić się nad kwestią amortyzacji programów komputerowych w zakresie kosztów podatkowych oraz sposobu ujęcia w księgach podatkowych. Sprawdźmy zatem jak wygląda amortyzacja programu komputerowego.
Program komputerowy na gruncie prawa podatkowego
W pierwszej kolejności wyjaśnijmy, że w klasycznym przykładzie przedsiębiorca nie kupuje stricte programu komputerowego lecz nabywa licencję do tego programu. Taka kwalifikacja jest bardzo istotna, ponieważ licencje na gruncie prawa podatkowego stanowią wartość niematerialną i prawną.
Kwestia ta została opisana w art. 22b ust. 1 pkt 5 ustawy PIT. Na podstawie tego przepisu można wskazać, że program komputerowy stanowi wartość niematerialną i prawną i będzie podlegał amortyzacji w sytuacji, gdy został nabyty od innego podmiotu, nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Warto zatem podkreślić, że wartości niematerialne i prawne podlegają amortyzacji wyłącznie w przypadku, gdy są nabyte od innego podmiotu. Wytworzone we własnym zakresie programy komputerowe nie będą amortyzowane.
Zasady amortyzacji licencji
Wiemy już, że programy komputerowe w postaci zakupionej licencji podlegają amortyzacji. Jednakże w tym zakresie obowiązują szczególne zasady i reguły.
Zgodnie z art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy PIT od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż 24 miesiące. To oznacza, że amortyzacji programów komputerowych dokonuje się wyłącznie przy zastosowaniu liniowej amortyzacji. Nie jest w tym przypadku dopuszczalna metoda degresywna.
W przypadku części podatników jest możliwość dokonywania jednorazowych odpisów amortyzacyjnych. Chodzi o przedsiębiorców rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej oraz tzw. małych podatników. Właściwy w tym zakresie art. 22k ustawy PIT odnosi się jednak wyłącznie do środków trwałych. To powoduje, że niejednorazowa amortyzacja nie znajdzie zastosowania do licencji na program komputerowy, który jest wartością niematerialną i prawną.
W zakresie rozpoczęcia momentu dokonywania odpisów amortyzacyjnych obowiązują ogólne regulacje, które wskazują, że podatnik dokonuje tego od miesiąca następującego po miesiącu wpisania składnika majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Warto również podkreślić, że jeżeli wartość programu komputerowego nie przekracza 10 000 zł, to podatnik może ująć wydatek bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu. Wynika to z art. 22d ust. 1 ustawy PIT, który obejmuje swoim zakresem nie tylko środki trwałe, lecz także wartości niematerialne i prawne. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Przykład 1.
Podatnik zakupił program komputerowy o wartości 12 000 zł. Od miesiąca następującego po miesiącu ujęcia programu w ewidencji podatnik rozpoczyna dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Roczny odpis amortyzacyjny będzie wynosił 6000 zł, zatem miesięcznie podatnik może ująć w kosztach 500 zł jako koszt w postaci odpisu amortyzacyjnego.
Przykład 2.
Podatnik zakupił program komputerowy o wartości 9000 zł. W miesiącu przekazania programu do używania podatnik może całą wartość wydatku ująć bezpośrednio w kosztach podatkowych. Pamiętajmy, że może on również podjąć decyzję o amortyzacji programu komputerowego na zasadach ogólnych.
Amortyzacja programu komputerowego - ustalenie wartości początkowej
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej. Analogicznie będzie również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Znajdzie tu zastosowanie reguła wyrażona w art. 22g ust. 3 ustawy PIT wskazująca, że w przypadku nabycia wartość początkowa to cena zakupu powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania programu do używania.
Przykładowo na wartość początkową programu komputerowego będzie składać się nie tylko koszt zakupu, lecz także wydatki poniesione na instalację oprogramowania czy też na wdrożenie w firmie programu. Z drugiej strony do wartości początkowej nie będziemy wliczali wydatków na aktualizację oprogramowania, zasadniczo jest to bowiem wydatek poniesiony już po oddaniu programu komputerowego do używania.
Amortyzacja programu komputerowego w księgach podatkowych
Na zakończenie odnieśmy się do kwestii ujmowania opisanych zdarzeń gospodarczych w księgach podatkowych.
Jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, to dokonywane odpisy amortyzacyjne będą księgowane w kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”. Również w tej kolumnie będzie wpisana wartość programu komputerowego o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł. Bezpośrednie ujęcie w kosztach w miesiącu oddania programu do używania również zostanie odnotowane w kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”.
Jeżeli natomiast podatnik prowadzi księgi rachunkowe, to nabycie licencji do programu komputerowego dokonuje się następującym zapisem:
- Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Natomiast przy nabyciu licencji o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł jednorazowym odpisem amortyzacyjnym:
- Wn konto 40-0 „Amortyzacja”,
- Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe wnip”.
Mając powyższe na uwadze, możemy wskazać, że nabycie przez przedsiębiorcę licencji do programu komputerowego może wywoływać różne skutki podatkowe. Taka licencja podlega amortyzacji na zasadach przewidzianych dla wartości niematerialnych i prawnych, w ramach których obowiązują pewne szczególne regulacje, jak np. brak możliwości skorzystania z metody degresywnej.
Trzeba również podkreślić, że istnieje możliwość bezpośredniego ujęcia w kosztach wartości programu komputerowego, o ile wydatek nie przekracza kwoty 10 000 zł.
