Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana formy prawnej działalności - kiedy następuje?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prowadzenia własnej firmy. Ma one swoje zalety (m.in. niższe koszty samego prowadzenia, mniejsza biurokracja), ale także i wady. Minusy pojawiają się głównie w momencie, gdy firma się rozrasta. Wówczas pojawia się przekroczenie pewnego limitu obrotów (2.000.000 mln. euro), co powoduje konieczność przejścia z księgowości uproszczonej na pełne księgi i utratę przywilejów związanych z byciem małym podatnikiem. Rozwój firmy związany jest również ze zwiększeniem odpowiedzialności m.in.  finansowej, a przecież w jednoosobowej działalności przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem - również prywatnym - za sprawy firmowe. Kontynuacja prowadzenie działalności w takiej formie, jak dotychczas, powoduje więc przyjęcie na siebie dużego ryzyka. Jeszcze inna kwestia związana z rozwojem firmy dotyczy pozyskania funduszy, majątku czy pomysłów, co często wiąże się z koniecznością znalezienia wspólnika, a w jednoosobowej działalności nie ma miejsca dla dwóch właścicieli. Wtedy potrzebna jest zmiana formy prawnej działalności

To tylko niektóre z przykładów, które obrazują konieczność zmiany formy prowadzenia działalności z jednoosobowej działalności na inną.

Jakie formy działalności są do wyboru?

W Polsce występuje wiele form prowadzenia działalności. Na początek przedsiębiorca powinien określić, czy przekształcić działalność w:

  • spółkę cywilną,
  • spółkę osobową,
  • spółkę kapitałową.

Rozwiązanie dylematu w dużej mierze zależy od powodów zmiany formy prowadzenia działalności. Jeżeli chcemy po prostu rozpocząć współpracę ze wspólnikiem możemy wybrać spółkę cywilną lub jedną ze spółek osobowych. Spółki te nie wymagają wkładu własnego. Jednak należy zwrócić uwagę na to, że stworzenie spółki osobowej w większości przypadków nie chroni nas przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Mało tego - może nawet poszerzyć zakres odpowiedzialności o działania wspólnika. Podejmując więc decyzję o współpracy w ramach spółki należy dokładnie zapoznać się z charakterem odpowiedzialności, jaki przyjmuje na siebie przedsiębiorca wchodzący w spółkę oraz uważnie przeanalizować umowę spółki.

Spółki kapitałowe różnią się od pozostałych głównie ograniczeniem odpowiedzialności. Spółki te maja charakter prawny, co pozwala rozgraniczyć majątek i sprawy spółki od prywatnego majątku właściciela czy wspólników. Wyjątkiem od zasady ogólnej jest umyślne niezaprzestanie zaciągania zobowiązań gdy sytuacja finansowa spółki jest bardzo zła. Oprócz takich przypadków wspólnicy spółki kapitałowej nie odpowiadają za nią swoim osobistym majątkiem. Zatem, jeżeli przedsiębiorca decyduje się na przekształcenie działalności w spółkę z powodu rozszerzenia działalności, zwiększenia jej obrotów, a zarazem ryzyka, to wybór formy prowadzenia firmy jako spółki kapitałowej wyłączy go z osobistej odpowiedzialności za zaciągnięte zobowiązania, a tym samym zmniejszy ryzyko osobiste w prowadzonej działalności.

Zmiana formy prawnej działalności - jak przekształcić jednoosobową działalność w inny podmiot?

W praktyce wykorzystywane są trzy główne sposoby przekształcenia w spółkę cywilną, osobową lub kapitałową, a mianowicie:

  • Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki,
  • Likwidacja działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki,
  • Sprzedaż majątku działalności na rzecz spółki.

Dodatkowo istnieje czwarty sposób na dokonanie przekształcenia choć obowiązuje on tylko dla zmiany formy prowadzenia działalności na spółkę kapitałową:

  • Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową (od 2011 r.).

Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki cywilnej lub osobowej

Sposób ten jest optymalny jeżeli chodzi o kwestie podatkowe. Opiera się na założeniu spółki jeszcze przed likwidacją działalności, a następnie wniesieniu aportem całego przedsiębiorstwa do spółki. Takie działanie jest możliwe na podstawie art 551 KC. W ten sposób pomijana jest konieczności zapłaty podatku VAT od spisu z natury. Należy jednak zwrócić uwagę na aport majątku trwałego, przy nabyciu którego przysługiwało odliczenie VAT, co może prowadzić do konieczności sporządzenia korekty. Wniesienie wkładu w postaci zorganizowanej części przedsiębiorstwa w zamian za udziały w spółce stanowi odpłatne zbycie i powoduje powstanie przychodu, który jednak jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art. 21 ust.1 pkt 50b ustawy o PIT.

Podatkiem, jaki przedsiębiorca będzie musiał w takim przypadku zapłacić, to podatek PCC (od czynności cywilnoprawnych). Zapłata jego powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia przeniesienia aportu. Opłatę wraz z formularzem PCC-3 składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania

Podczas aportu środków trwałych istotna jest również kwestia związana z amortyzacją środków trwałych. Ustalając amortyzację w spółce, należy uwzględnić dotychczasowe odpisy  z prowadzonej wcześniej działalności. Jeżeli środki trwałe zostały w 100% zamortyzowane w działalności, w spółce nie mogą podlegać już amortyzacji.

Wraz z przeniesieniem działalności do spółki poza przeniesieniem fizycznym rzeczy dochodzi do przekazania niektórych praw i obowiązków działalności na spółkę. Należy pamiętać, że takie dane identyfikacyjne, jak NIP czy nazwa nie przechodzą na nowo utworzoną spółkę. Spółce podczas rejestracji zostanie nadany nowy numer NIP. W związku z tym może nastąpić problem z wykorzystaniem m.in. kas rejestrujących używanych wcześniej w działalności. Aby móc je wykorzystywać w spółce należałoby dokonać wymiany ich pamięci.

Likwidacja działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki

Jeżeli przed założeniem nowej spółki przedsiębiorca zdecyduje się zlikwidować działalność gospodarczą jest zobowiązany do sporządzenia spisu z natury oraz opłacenia podatku VAT wynikającego z likwidacyjnego spisu. Przy tym sposobie przekształcenia przedsiębiorca opodatkować będzie musiał dochód uzyskany za odpłatne zbycie majątku firmy.

Przystąpić do założenia nowej spółki przedsiębiorca może w dowolnym terminie.

Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki

Warunkiem jest, aby spółka ta posiadała osobowość prawną. W tej sytuacji dochodzi do przeniesienia składników przedsiębiorstwa - takich jak m.in. nazwa firmy czy ruchomości w postaci urządzeń, materiałów czy towarów, a także praw własności lub praw rzeczowych. Wyrejestrowanie działalności następuje dopiero po sprzedaniu majątku spółki. Po tym fakcie można wstąpić do spółki jako wspólnik. Rozwiązanie to, podobnie jak wniesienie działalności aportem, będzie zwolnione z podatku VAT. Natomiast nie ominiemy już obowiązku zapłacenia podatku dochodowego od sprzedanych spółce elementów majątku. Uzyskany ze sprzedaży przychód może posłużyć jako wkład własny wniesiony wraz z przystąpieniem do spółki jako nowy wspólnik.  

W 2011 roku w ramach ograniczania barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców powstała jeszcze jedna możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w jedną ze spółek kapitałowych. Przekształcenie to następuje od momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym samym momencie również działalność jest automatycznie wyrejestrowywana z CEIDG.

Aby dokonać tym sposobem przekształcenia należy:

  • Przygotować plan przekształcenia - w formie notarialnej zwierający informacje na temat wartości bilansowej przedsiębiorcy przekształcanego (na wybrany dzień miesiąca poprzedzającego sporządzenie planu), wraz opinią biegłego rewidenta i załącznikami:
    • projektem oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
    • projektem aktu założycielskiego spółki,
    • wyceną składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
    • sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia.
  • Złożyć oświadczenie o przekształceniu - w tym samym momencie można podpisać akt założycielski spółki, bowiem dotyczące jej dokumenty powinny być sporządzone w formie aktu notarialnego,
  • Powołać członków organów spółki przekształconej,
  • Zawrzeć umowę spółki (sp. z o.o.) lub stworzyć jej statut (spółka akcyjna) w zależności od rodzaju spółki,
  • Dokonać wpisu przekształconej spółki do KRS.  

Tak przekształcona działalność gospodarcza staje się spółką kapitałową. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na nową nazwę przez 12 miesięcy od przekształcenia wraz z nią będzie musiał również podawać starą nazwę. Można natomiast pozostać przy nazwie obowiązującej byłą działalność dodając jedynie odpowiednią końcówkę identyfikującą formę prawną spółki tzn. sp. z o.o. lub s.a.

Plusem tego sposobu przekształcenia jest przeniesienie praw i obowiązków działalności na powstałą spółkę. Spółka będzie podmiotem tych samych praw i obowiązków w sprawach: administracyjnych; cywilnoprawnych oraz związanych z prawem pracy. Natomiast należy zwrócić uwagę na to, iż pomimo wprowadzenia nowego przepisu w zakresie kodeksu spółek handlowych nie zainicjowano równoczesnych zmian w zakresie prawa podatkowego. W związku z tym prawa podatkowe nie przechodzą po przekształceniu na powstałą spółkę. Oznacza to, że tak jak przy wniesieniu działalności aportem do nowej spółki, nowa forma przedsiębiorstwa nie może korzystać ze “starego” numeru NIP oraz ulg podatkowych przysługujących wcześniej przedsiębiorcy.