Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT - jak rozliczyć?

Nie wszystkie kwoty, którymi przedsiębiorcy obciążają kontrahentów, podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Przykładowo kary umowne i odszkodowania co do zasady nie są opodatkowane VAT, o ile mają charakter rekompensaty za poniesione szkody (nienależyte wykonanie usług lub wady towarów). Tego typu czynności nie są bowiem uznawane za świadczenie usług ani dostawę towarów. Jak zatem rozliczyć zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT?

Zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT - czy musi być opodatkowany?

Prowadzenie działalności w zakresie sprzedaży towarów czy usług o charakterze materialnym często wiąże się z koniecznością usuwania usterek w ramach napraw gwarancyjnych i rękojmi. Czy obciążenie dostawcy kosztami naprawy usterek podlega opodatkowaniu VAT? Udzielenie odpowiedzi na to pytanie zależy od stosunku dostawcy towarów/usług do zgłoszenia reklamacyjnego/gwarancyjnego. Rozważmy zatem możliwe przypadki i przeanalizujmy zagadnienia na przykładzie.

Przykład 1.

Firma A świadczy usługi architektoniczne i zamawia materiały oraz usługi u firmy B, która jest niezależnym dostawcą. Obie strony transakcji są czynnymi podatnikami VAT. W umowie zawarte zostały zapisy o odpowiedzialności z tytułu gwarancji i rękojmi. Zgodnie z podpisanym kontraktem, w razie ujawnienia wad technicznych lub nienależytego wykonania zlecenia firma B zobowiązuje się do niezwłocznego usunięcia usterek na mocy złożonej przez firmę A reklamacji. W razie gdy firma B nie przystąpi do usuwania wady lub nie usunie jej w określonym terminie, firma A ma prawo podjąć się samodzielnej naprawy lub zlecić ją innej firmie. Zapisy w umowie stanowią, że koszty usunięcia usterek z tytułu napraw gwarancyjnych lub wymiany materiałów niespełniających wymogów technicznych określonych w zamówieniu w obu przypadkach ponosi firma B.

Przedmiotem naszych rozważań jest usuwanie wad przez firmę A we własnym zakresie lub przekazanie dyspozycji ich usunięcia firmie C, będącej niezależnym dostawcą usług lub materiałów. Na gruncie VAT możliwe są dwa scenariusze:


1) Firma B nie zareaguje na zgłoszenie reklamacyjne/gwarancyjne złożone przez firmę A lub zakwestionuje swoją odpowiedzialność za wadę. W związku z tym firma A podejmie się usunięcia usterki we własnym zakresie, a następnie dochodzić będzie obciążenia kosztami naprawy firmy B.

2) Firma B zareaguje na zgłoszenie, uznając swoją odpowiedzialność za wadę, jednak na mocy ustaleń z firmą A usunięciem usterki zajmie się firma A we własnym zakresie, oczywiście na koszt firmy B.

W pierwszym przypadku zarówno brak reakcji przez firmę B na otrzymane pismo reklamacyjne/gwarancyjne, jak i negowanie odpowiedzialności, skutkujące koniecznością samodzielnego usunięcia usterki przez firmę A lub zlecenie tej czynności innej firmie, a następnie obciążenie firmy B kosztami naprawy, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT. Nie mamy do czynienia z wzajemnym świadczeniem usług, celem naprawy jest bowiem usunięcie skutków niesolidnego wykonania umowy przez firmę B, a zwrot kosztów ma charakter odszkodowawczy, niepodlegający opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Czynność taka nie powinna być dokumentowana na podstawie faktury.

W drugim przypadku zwróćmy uwagę na fakt, że firma B nie kwestionuje swojej odpowiedzialności za wadę i zleca firmie A jej usunięcie, zobowiązując się przy tym do pokrycia kosztów naprawy. Nie mamy do czynienia z odszkodowaniem, gdyż zawierana jest nowa umowa, w konsekwencji oznacza to, że otrzymany zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT należy traktować jako świadczenie usług i wykazać na fakturze VAT.

Zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT - interpretacja indywidualna

Analogiczne stanowisko zaprezentowane zostało w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 kwietnia 2015 r. (IBPP2/4512-75/15/IK).

Wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego odnoszącej się do podatku od towarów i usług w zakresie opodatkowania czynności usunięcia usterek w ramach gwarancji i rękojmi dotyczy spółki będącej producentem kotłów i urządzeń ochrony środowiska dla energetyki oraz wykonawcą bloków energetycznych. Spółka, realizując kontrakty, korzysta z towarów oraz usług dostarczanych przez podwykonawców, którzy na mocy zawartej umowy zobowiązują się do niezwłocznego i na własny koszt usunięcia wad lub wymiany wadliwych elementów przedmiotu zamówienia na nowe. W razie gdy dostawca/usługodawca nie przystąpi do usuwania wad lub nie usunie wady w wyznaczonym przez spółkę technicznie możliwym terminie, spółka może usunąć wadę samodzielnie lub zlecić jej usunięcie, na koszt i ryzyko dostawcy/usługodawcy.

Przedmiotem interpretacji było następujące pytanie:
Czy w opisanych sytuacjach, dochodzony przez spółkę zwrot kosztów związanych z usunięciem wad przedmiotu umowy, traktować należy jako wynagrodzenie z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, dokumentowanej fakturą?”

W opisanym przypadku stwierdzone zostało:

„(…) w sytuacji gdy to Wnioskodawca występuje do swojego kontrahenta dostawcy/usługodawcy z żądaniem zwrotu poniesionych kosztów wynikających z konieczności samodzielnej naprawy lub zlecenia wykonania tej naprawy osobie trzeciej, ponieważ dostawca/usługodawca nie reaguje na zgłoszenie reklamacyjne bądź też kwestionuje swoją odpowiedzialność nie dojdzie do żadnej czynności opodatkowanej, nie dojdzie do wzajemnego świadczenia. Powyższy zwrot kosztów będzie miał charakter rekompensaty (odszkodowania) dla Wnioskodawcy jako odbiorcy usług/towarów z tytułu wadliwych towarów bądź usług, a zatem wykracza poza zakres przedmiotowy opodatkowania (...)”.

„(...) gdy dostawca/usługodawca zareaguje na zgłoszenie reklamacyjne/gwarancyjne, nie kwestionując swojej odpowiedzialności za wadę, ale ustalając z Wnioskodawcą, że na jego koszt, wadę tę usunie Wnioskodawca, ze strony Wnioskodawcy dojdzie do świadczenia usług na rzecz dostawcy/usługodawcy. W tej sytuacji nie można mówić o rekompensacie (odszkodowaniu). Dostawca/usługodawca jako zleceniodawca, stanie się odbiorcą świadczenia polegającego na usunięciu na jego koszt wady przez Wnioskodawcę lub innego podwykonawcę. Wykonanie świadczenia nastąpi na podstawie umowy cywilnoprawnej, zatem otrzymane przez Wnioskodawcę kwoty uznać należy za wynagrodzenie z tego tytułu.W świetle art. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, będzie to czynność podlegająca opodatkowaniu tym podatkiem, którą należy udokumentować fakturą (...)”.

Podsumowując, zwrot kosztów napraw gwarancyjnych na gruncie VAT będzie opodatkowany w przypadku, gdy dostawca uzna, że jest odpowiedzialny za wadę sprzedanej usługi lub towaru i pokryje koszty jej naprawy przez kupującego, natomiast jeżeli sprzedawca nie odpowie na zgłoszenie reklamacji a zwrot poniesionych przez nabywcę kosztów naprawy wadliwego przedmiotu zakupu nastąpi po jego ponagleniach to transakcja ta nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT.