Wskazane jest unikanie zapłaty z rachunku bankowego spółki za prywatne wydatki wspólników oraz dokumentowanie tego typu kosztów fakturami wystawionymi na dane spółki. W praktyce zdarza się, że prywatne wydatki wspólnika są opłacane przez spółkę i dokumentowane na podstawie faktury wystawianej przez sprzedawcę na dane spółki. Czy powinno ujmować się zakup prywatny wspólnika w księgach handlowych? Jak postąpić w razie uregulowania płatności za prywatne wydatki wspólnika przy użyciu rachunku bankowego spółki?
Koszty uzyskania przychodów w CIT
Ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta została w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Jeżeli zatem dany wydatek został wyszczególniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, to bezwzględnie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych w spółce. Natomiast w przypadku gdy określony wydatek nie widnieje na liście wydatków wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie oznacza to jeszcze, że może zostać zaliczony w ciężar kosztów podatkowych. Aby ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodów w spółce, należy każdorazowo zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowo-skutkowy.
Aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
- wydatek jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona,
- wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- wydatek został właściwie udokumentowany,
- wydatek nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Podkreślamy, że poniesiony wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie wymienione powyżej przesłanki.
Wydatki prywatne wspólników a koszty podatkowe
Jedną z przesłanek konieczną do spełnienia, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów w spółce, jest związek kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zakres prowadzonej działalności gospodarczej podatnika jest określany w akcie organizacyjnym danego podmiotu, np. w umowie spółki. Wydatek prywatny wspólnika, nawet jeżeli został opłacony z konta spółki, wyraźnie nie spełnia tego warunku. W przypadku prywatnego zakupu wspólnika na spółkę niespełniony jest także warunek celowości poniesienia kosztu. Aby ująć wydatek w kosztach, wydatek ten musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Zakup prywatny wspólnika w księgach handlowych – płatność z konta spółki
Reasumując powyższe rozważania, wydatek prywatny wspólnika z konta spółki nie powinien stanowić kosztów uzyskania przychodów w spółce, niezależnie od tego, czy został opłacony z konta spółki, oraz czy został udokumentowany na podstawie faktury wystawionej na dane spółki. Zaznaczmy przy tym, że wszystkie wydatki ponoszone przez spółkę powinny mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki prywatne wspólników nie powinny być opłacane z konta spółki, a także nie powinny być dokumentowane na podstawie faktury wystawionej na dane spółki. Dokonując prywatnych wydatków, wspólnik powinien zatem uregulować płatność przy użyciu prywatnych środków oraz nie podawać danych spółki w celu uzyskania dokumentu potwierdzającego wydatek prywatny. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, że wspólnik dokona zapłaty przy użyciu karty debetowej lub kredytowej powiązanej z kontem bankowym spółki czy bezpośrednio z rachunku bankowego spółki. Zdarza się również, że wspólnik w trakcie zakupu poda dane spółki i sprzedawca udokumentuje daną transakcję poprzez wystawienie faktury na spółkę.
Co do zasady zakupy prywatne wspólnika nie powinny być ujmowane w księgach rachunkowych spółki, ponieważ wydatki o charakterze prywatnym wspólnika nie są w żaden sposób związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez spółkę. Jeżeli natomiast płatność za zakup prywatny wspólnika została uregulowana za pośrednictwem rachunku bankowego spółki, taka operacja podlega ujęciu w księgach rachunkowych spółki. Ewidencjonowanie takich zdarzeń gospodarczych jak zakup prywatny wspólnika w księgach handlowych powinno zostać określone w przyjętych zasadach rachunkowości (polityce rachunkowości) w zakładowym planie kont.
„Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej”.
Ewidencjonowanie operacji gospodarczych z udziałem wspólnika przebiega zazwyczaj przy wykorzystaniu konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, a w analityce jest to konto imienne wspólnika.
Uregulowanie płatności za zakup prywatny wspólnika z rachunku bankowego spółki ewidencjonuje się w następujący sposób:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne wspólnika),
- Ma konto 131 „Rachunek bieżący”.
Następnie środki powinny zostać zwrócone przez wspólnika na konto spółki.
Zwrot środków przez wspólnika za jego zakup prywatny dokonany z rachunku bankowego spółki należy ująć w księgach rachunkowych w następujący sposób:
- Wn konto 131 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne wspólnika).
Przykład 1.
Pan Marek jest wspólnikiem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. W sierpniu 2023 roku dokonał on zakupu laptopa, uregulował płatność za pośrednictwem rachunku bankowego spółki i podał jej dane do celów rozliczeniowych. W związku z tym sprzedawca wystawił fakturę na dane spółki stanowiącą podstawę dokonania zakupu laptopa. Pan Marek zdecydował, że laptop będzie jednak wykorzystywany przez jego córkę, a więc będzie służył celom prywatnym wspólnika.
Czy faktura wystawiona na zakup laptopa powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych? W jaki sposób rozwiązać kwestię zapłaty za wydatek prywatny wspólnika z konta firmowego spółki?
Przede wszystkim należy podkreślić, że skoro zakup laptopa dokonany przez pana Marka jest wydatkiem o charakterze prywatnym wspólnika, to nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w spółce z o.o., nawet jeśli zakup został opłacony z konta firmowego spółki, a na wystawionej przez sprzedawcę fakturze, stanowiącej podstawę zawarcia transakcji, widnieją jako dane nabywcy dane spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nawet jeśli faktura dokumentująca zakup laptopa na cele prywatne wspólnika została wystawiona na dane spółki, nie ma żadnego związku z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, co w konsekwencji oznacza, że nie powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych spółki. Natomiast fakt dokonania zapłaty z konta firmowego spółki za zakup prywatny wspólnika powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych. Standardowo tego typu operacje ewidencjonowane są przy użyciu konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, a w analityce jest to konto imienne wspólnika. Następnie pan Marek powinien zwrócić środki na konto spółki.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl posiada w swojej ofercie pakiet pozwalający na proste i wygodne prowadzenie ksiąg rachunkowych spółek. Prowadząc księgi rachunkowe istnieje możliwość zastosowania wzorcowego planu kont, który można utworzyć podczas dodawania nowego roku obrotowego. Zastosowanie wzorcowego planu kont umożliwia korzystanie z automatycznych, gotowych schematów księgowych.
Rok obrotowy tworzy się w zakładce USTAWIENIA » ROK OBROTOWY I OKRESY KSIĘGOWE » ROK OBROTOWY » DODAJ. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić zakres dat danego roku obrotowego, wskazać symbol roku, zdefiniować plan kont oraz wybrać sposób wyliczania podatku.
