Poradnik Przedsiębiorcy

Akceptacja noty księgowej wysłanej mailem - czy jest obowiązkowa?

Chciałabym obciążyć kontrahenta karą umowną za niedotrzymanie warunków umowy. Czy mogę wystawić notę księgową? Czy akceptacja noty księgowej przez kontrahenta jest konieczna?

Janina, Warszawa

 

Notę księgową wykorzystuje się najczęściej w celu udokumentowania zdarzeń, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, a mianowicie:

  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;

  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;

  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;

  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;

  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;.

  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę, np. opłat skarbowych.

Zasady wystawiania, korygowania lub wzorów not księgowych zazwyczaj określają przepisy firmowe. Nie ma ogólnie obowiązujących przepisów regulujących tę kwestię.Noty księgowe mogą być uznane za dowody księgowe wyłącznie wtedy, gdy zostały sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego i zostały otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.
W pozostałych przypadkach uznaje się, że aby nota stanowiła dowód księgowy, powinna być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym czy też umową (np. w przypadku obciążenia kontrahenta karą umowną).
Notę księgową w praktyce wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje odpowiednio kontrahent, a drugi egzemplarz pozostaje w firmie. Sposób przekazania noty księgowej zależy od sprzedawcy - może ona zostać przesłana do kontrahenta zarówno w tradycyjnej papierowej formie, jak i elektronicznie - mailem.

Przepisy podatkowe nie wskazują, że akceptacja noty księgowej jest niezbędna, aby mogła stanowić dowód księgowy. Oznacza to, że w każdym przypadku nie musi zawierać podpisu odbiorcy.

Jeżeli nota księgowa została wystawiona w celu obciążenia kontrahenta karą umowną, wówczas by mogła stanowić dowód księgowy, powinna zostać dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.

Nie jest jednak zabronione wymaganie podpisu odbiorcy noty. Wówczas jeśli nota księgowa została wysłana mailem, można wskazać, iż odbiorca powinien wydrukować kopię noty, podpisać i odesłać pocztą na adres firmy lub skan z podpisem na maila.Nota księgowa to nie to samo co nota korygująca. Nota księgowa stosowana jest w rozrachunkach z kontrahentami, natomiast nota korygująca służy do korygowania określonych pomyłek na otrzymanych fakturach.