Poradnik Przedsiębiorcy

Amortyzacja używanych środków trwałych - kiedy jest możliwa?

Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom na stosowanie w niektórych przypadkach indywidualnie ustalonych stawek amortyzacyjnych. Zgodnie z art. 22j ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda amortyzacja używanych środków trwałych

Definicja używanego środka trwałego

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych za środki trwałe używane uznaje się te, które przed nabyciem były wykorzystywane przez okres co najmniej 6 miesięcy. Definicja ta dotyczy środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środków transportu.

Aby uznać, że budynki, budowle i lokale niemieszkalne są używanymi środkami trwałymi, przed ich nabyciem muszą być wykorzystywane przez poprzedniego właściciela co najmniej przez okres 60 miesięcy, czyli 5 lat.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą wprowadził do ewidencji środków trwałych samochód osobowy. Pojazd ten został nabyty przez niego 4 lata wcześniej jako fabrycznie nowy i przez ten czas wykorzystywany był do celów prywatnych.

W tej sytuacji podatnik nie może tego środka trwałego uznać za używany, ponieważ podatnik chce wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód, którego jest pierwszym właścicielem. Nie jest to więc samochód używany.

Przykład 2.

Podatnik na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej nabył samochód osobowy, który był używany przez poprzedniego właściciela przez ponad pół roku.

Taki środek trwały można uznać za używany a tym samym możliwe jest ustalenie indywidualnej stawki amortyzacji jeżeli z dokumentacji pojazdu wynika, że był wykorzystywany przez poprzedniego właściciela przed okres minimum 6 miesięcy.

Przepisy ustawy dokładnie wskazują, że aby dany składnik majątku mógł uznać za używany, musi być on użytkowany przed nabyciem. Nie ma możliwości zatem aby zakupiona nowa nowa maszyna, była używana przez podatnika przez 6 miesięcy w celach prywatnych, a następnie wprowadzona do środków trwałych firmy i zamortyzowana z wykorzystaniem podwyższonej stawki amortyzacji. 

Dowody potwierdzające, że środek trwały był używany, powinny znaleźć się w posiadaniu podatnika przed dniem wpisania składnika do ewidencji środków trwałych.

Dokumentowanie okresu używania środka trwałego

Należy też zauważyć, że to sam przedsiębiorca będzie zobowiązany do udowodnienia, że nabyty składnik był używany, gdy zastosuje podwyższenie amortyzacji.

Ustawodawca nie określił sposobu dokumentowania dotychczasowego okresu używania środka trwałego, dlatego przyjąć należy zatem, że mogą to być wszelkie wiarygodne dowody np. dokumenty potwierdzające nabycie środka trwałego przez poprzedniego właściciela oraz jego oświadczenie o użytkowaniu składnika przez określony czas lub kopia ewidencji środków trwałych.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 marca 2013, o sygn. IPTPB1/415-780/12-2/AG w której czytamy, że: (...)przez "używanie" należy rozumieć eksploatowanie. Przepisy nie regulują jakimi dowodami należy udokumentować używanie środka trwałego. Przyjąć zatem należy, że mogą to być wszelkie wiarygodne dowody, np. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie: faktury zakupu środka trwałego, ewidencji przebiegu pojazdu, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzonych przez poprzedniego użytkownika, oświadczenie poprzedniego użytkownika o używaniu środka trwałego w określonym czasie. Obowiązek udowodnienia, że przed nabyciem środek transportu był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesięcy, ciąży na podatniku.

Z kolei dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 sierpnia 2007 r. nr IPPB1/415-20/07-2/AG zgodził się z podatnikiem, że może  uznać zakupiony samochód osobowy za używany środek trwały na podstawie dowodu rejestracyjnego, karty pojazdu i faktury zakupu.

Amortyzacja używanych środków trwałych

Przyspieszona amortyzacja używanych środków trwałych jest możliwa pod warunkiem, że składnik ten został po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych danego podatnika. Wykorzystywanie przez podatnika składnika majątku jako jego prywatną własność a następnie wprowadzenie go do środków trwałych nie uprawnia do skorzystania ze stawki amortyzacji przeznaczonej dla używanych środków trwałych ponieważ składnik ten nie jest uznany za używany. Oznacza to, że jednym z warunków uznania środka trwałego za "używany" jest zmiana właściciela.

Przykład 3.

Podatnik używał danego środka trwałego w ramach umowy leasingu operacyjnego, a następnie wykupił go w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Składnik majątku wykupiony z leasingu operacyjnego jest traktowany jak używany, można bowiem zaliczyć okres jego używania na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Spełniony jest także drugi warunek - składnik majątku jest po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych danego podatnika, ponieważ wcześniej był on ujęty w ewidencji leasingodawcy, a nie leasingobiorcy.Zastosowanie indywidualnych stawek amortyzacyjnych jest możliwe tylko wtedy, gdy składnik majątkowy spełnia definicję środka używanego oraz zostaje po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji danego podatnika.Stawkę amortyzacji przedsiębiorca ustala indywidualnie, zwracając jednak uwagę na ograniczające go przepisy. Według nich okres amortyzacji używanego środka trwałego po raz pierwszy wprowadzonego do ewidencji danego przedsiębiorcy nie może być krótszy niż:

- dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 klasyfikacji:

  • 24 miesiące (2 lata) - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł,

  • 36 miesięcy (3 lata) - gdy ich wartość początkowa jest wyższa niż 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł,

  • 60 miesięcy (5 lat) - w pozostałych przypadkach;

- dla środków transportu, w tym samochodów osobowych - 30 miesięcy (2,5 roku);

- dla budynków (lokali) i budowli 10 lat, z pewnymi wyjątkami m.in.:

  • trwale związanych z gruntem budynków handlowo-usługowych wymienionych w rodzaju 103 Klasyfikacji i innych budynków niemieszkalnych wymienionych w rodzaju 109 klasyfikacji, trwale związanych z gruntem - dla których okres amortyzacji - nie może być krótszy niż 3 lata,

  • kiosków towarowych o kubaturze poniżej 500 m3, domków kempingowych i budynków zastępczych - dla których okres amortyzacji - nie może być krótszy niż 3 lata;

- dla budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% - 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia oddania ich po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

Ograniczenia dotyczą więc okresu trwania amortyzacji, a ten zależy bezpośrednio od zastosowanej stawki. Im wyższa stawka amortyzacyjna, tym szybsza amortyzacja, czyli krótszy jej okres. Dlatego też w przypadku samochodów, gdy przedsiębiorca zakupi nowy samochód, standardowa stawka z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 20%, a okres amortyzacji 5 lat. Jeżeli nabyty samochód spełniałby definicję samochodu używanego, przedsiębiorca mógłby podwyższyć amortyzację do 40% - wówczas okres amortyzacji zostałby skrócony do 2,5 roku, co jest zgodne z przepisami. A zatem zastosowanie stawek indywidualnych pozwala podatnikowi na amortyzację dwukrotnie szybszą niż w przypadku zastosowania stawek standardowych.

Przedsiębiorca przed wprowadzeniem środka trwałego do firmy powinien zastanowić się nad tym, jaką metodę amortyzacji przyjąć i czy można zastosować dla danego środka trwałego indywidualne stawki. Raz przyjęta amortyzacja używanych środków trwałych musi stosowana do jej zakończenia.