Poradnik Przedsiębiorcy

Czy opłata za udostępnienie danych policji przez leasingodawcę jest kosztem?

Rynek usług leasingowych rozwija się coraz szybciej. Zakupy finansowane leasingiem są coraz popularniejsze, szczególnie w przypadku rynku samochodowego. W związku ze wzrostem zakupów wielu podatników ma różne problemy podatkowe związane z opłatami dotyczącymi leasingu. Czy opłata za udostępnienie danych policji przez leasingodawcę jest kosztem? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Koszty podatkowe 

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien więc, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
  • nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT; 
  • być właściwie udokumentowany.

Tym samym jeśli wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszt uzyskania przychodów, stanowi to niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętego przychodu. Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Co ważne, obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu spoczywa na podatniku.

W przypadku pozarolniczej działalności gospodarczej przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła oceniamy indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z dokonanej oceny musi wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Umowa leasingu – opodatkowanie PIT

Zasady opodatkowania stron umowy leasingu reguluje rozdział 4a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23a pkt 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej ustawa o PIT – ilekroć w rozdziale jest mowa o umowie leasingu, rozumie się przez to umowę nazwaną w Kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Ustawodawca określił podstawowy okres umowy leasingu. Zgodnie z ustawą jest to czas oznaczony, na jaki została zawarta ta umowa, z wyłączeniem czasu, na który może być przedłużona lub skrócona; w przypadku zmiany strony lub stron tej umowy podstawowy okres umowy uważa się za zachowany, jeżeli inne postanowienia umowy nie uległy zmianie. Co do zasady opłaty ustalone w umowie leasingu ponoszone przez korzystającego w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią przychód finansującego i koszty uzyskania przychodów u korzystającego, z pewnymi zastrzeżeniami.

Kiedy opłaty leasingowe nie stanowią kosztów?

Ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodu opłaty leasingowe w przypadku, gdy umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości. Ponadto w przypadku, gdy korzystającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, również opłat nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, abyśmy mogli opłaty leasingowe zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, winna odpowiadać co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej będących uprzednio przedmiotem takiej umowy, odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu.

Opłata za udostępnienie danych policji przez leasingodawcę

Podatnicy poza podstawowymi opłatami ponoszą także inne koszty związane z używaniem leasingowanych samochodów. Jedną z nich jest opłata za udostępnienie danych policji, za udostępnienie danych osoby popełniającej wykroczenie drogowe. 

Przykład 1.

Podatnik prowadzi duże przedsiębiorstwo usług transportowych. Przedsiębiorca zawarł szereg umów leasingu samochodów ciężarowych, które są wykorzystywane w jego firmie. Właścicielem samochodów jest więc firma leasingowa. W przypadku wykroczeń drogowych do firmy leasingowej trafiają wezwania dotyczące udzielenia informacji o użytkowniku pojazdu, kierowane przez policję. Z tytułu udzielenia informacji firma leasingowa obciąża przedsiębiorcę dodatkową opłatą. Opłata ta jest opodatkowana stawką 23%. Co istotne, wynika ona z umowy leasingu. Przedsiębiorca zastanawia się, czy powyższą opłatę może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. 

Jak to już wyżej wykazaliśmy, nie każdy wydatek poniesiony w prowadzeniu działalności gospodarczej można zakwalifikować jako koszt podatkowy. Zaliczeniu do tej kategorii podlega jedynie wówczas, gdy podatnik jest w stanie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na powstanie (zwiększenie) przychodu z określonego źródła przychodów lub też wpływ na zabezpieczenie albo zachowanie tego źródła.Opłata za udostępnienie danych policji - możliwość ujęcia w kosztach

W analizowanej sprawie należy przypomnieć, że każdy kierowca powinien przestrzegać przepisów o ruchu drogowym, niezależnie od tego, czy pojazdem kieruje prywatnie, czy też wykonując służbowe obowiązki (w tym przypadku jako zawodowy kierowca w transporcie). Tym samym trudno uznać, że naruszenie przepisów drogowych przez przedsiębiorcę (lub jego pracownika) jest w jakiś sposób usprawiedliwione. W efekcie wydatków na omawiane opłaty z podatkowego punktu widzenia nie można uznać za celowe i związane z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorcy. Tym samym nie stanowią one kosztów podatkowych. Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 1 lutego 2017 r., numer 0461-ITPB1.4511.993.2016.1.HD.

Z faktury dokumentującej opłatę za udostępnienie danych policji, brak jest możliwości odliczania podatku VAT. Potwierdza to stanowisko interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 31 stycznia 2017 r. numer 0461-ITPP2.4512.927.2016 RS.
Podsumowując, w tym przypadku opłata za udostępnienie danych policji nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Uiszczenie powyższej opłaty nie ma żadnego związku z uzyskiwanymi przychodami z działalności gospodarczej. Co istotne, z faktury dokumentującej opłatę nie odliczymy podatku VAT.