Druk ZUS RSA – jak wypełnić?

Składki na ZUS za siebie, osoby współpracujące i pracowników płatnik rozlicza w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Do tej deklaracji dodatkowo dołącza się raporty imienne ZUS RCA i ZUS RSA. Jak wypełnić ZUS RSA? Do czego służy ten raport imienny? 

Czym jest ZUS RSA?

ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Służy on do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone.

Druk ZUS RSA – jak wypełnić?

Raport imienny RSA jest stosunkowo krótkim formularzem, na którym wpisuje się płatnika, ubezpieczonego oraz informacje na temat wypłaconych świadczeń i przerw w pracy.

Blok I DANE ORGANIZACYJNE składa się z tylko jednego pola 01., gdzie wpisuje się identyfikator raportu za miesiąc rozliczeniowy, za który rozlicza się należną składkę. Wpisuje się tu takie dane jak: numer/miesiąc/rok, np. 01 03 2024 (jest to pierwsza deklaracja za marzec 2024 roku).

Blok II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK wypełnia się danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA lub w dokonanym wpisie do KRS/CEIDG. W polu:

• 01. wpisuje się NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), nie oddzielając kreskami poszczególnych członów. 
• 02. wpisuje się numer REGON (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”). 
• 03. – 05. wpisuje się dane tylko, gdy jest się płatnikiem składek będącym osobą fizyczną:
• 03. to miejsce na numer PESEL;
• 04. i 05. wypełnia się wyłącznie, gdy nie nadano NIP-u, REGON-u lub PESEL-u albo jednego z nich:
• 04. – w zależności od rodzaju dokumentu wpisuje się:
• 1 – w przypadku dowodu osobistego,
• 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
• 05. – wpisuje się serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (odpowiedni do wpisanego w polu 04).
• 06. – wpisuje się nazwę skróconą płatnika.
• 07.– 09. – wypełnia się te dane tylko, gdy jest się płatnikiem składek będącym osobą fizyczną:
• 07. – wpisuje nazwisko płatnika składek (w przypadku nazwiska dwuczłonowego poszczególne człony oddziela się kreską),
• 08. – wpisuje się pierwsze imię płatnika składek,
• 09. – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

Blok III. A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ wypełnia się tu dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA lub ZUS ZIUA (jeśli dane korygowano, zmieniano). Blok ten dotyczy zawsze 1 ubezpieczonego. W tej części w polu:

• 01. – wpisuje się nazwisko osoby ubezpieczonej (w przypadku nazwiska dwuczłonowego poszczególne człony oddziela się kreską).
• 02. – wpisuje pierwsze imię.
• 03. – wpisuje się kod typu identyfikatora:
• P – PESEL, 
• 1 – dowód osobisty, 
• 2 – paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość.
• 04. – wpisuje się numer podanego identyfikatora w polu 03.

Blok III. B. RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK I ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ/WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ w tej części wykazuje się wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone na ubezpieczenia społeczne. W polach:

• 01. – wpisuje się 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia, podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń.
• 02. – wpisuje 3-znakowy kod świadczenia lub kod przerwy.
• 03. i 04. – podaje „okres od” i „okres do” przerwy w opłacaniu składek lub okres wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (dzień/miesiąc/rok).
• 05. – wpisuje liczbę dni zasiłkowych lub liczbę wypłat.
• 06. – wpisuje się kwotę wypłaconych świadczeń lub wynagrodzenia za czas absencji chorobowej.

W tym bloku należy pamiętać o następujących zasadach:

• gdy płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (pole 06 „Kwota” jest puste lub wpisane jest „0,00”), nie wypełnia się pola 05 „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”.
• w przypadku:
• wypłaty zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (w polu 02 takie kody jak 212, 2141, 311, 312, 313, 314, 331, 332) w polu 05. „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia pola 03 „okresu od” i pola 04 „okresu do”;
• wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych (w polu 02 takie kody jak kod 321, 322) w polu 05 „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.
• okres:
• przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 (pole 02) musi być wykazywany w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport (tj. „Data od” i „Data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport);
• za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (w polu kod 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332), oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie świadczenia (w polu 02 kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336), nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (tj. „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport);
• „Data od” – „Data do” może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na 2 raporty, tj.:
• w pierwszym należy wykazać okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą na wskazany okres,
• w drugim należy wykazać okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres. Trzeba jednak pamiętać, że data w polu „Data do”, wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata).

Bloki IV. – X. to części przeznaczone dla kolejnych osób ubezpieczonych lub dla tej samej osoby ubezpieczonej, jeżeli występuje więcej niż 1 sytuacja, dla której należy sporządzić raport. Bloki wypełnia się zgodnie z zasadami określonymi w bloku III. 

Blok XI. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK to miejsce na podpis i pieczątkę. W polu:

• 01. – wpisuje datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok);
• 02. – składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba, którą upoważniono;
• 03. – to miejsce na pieczątkę.

W wersji elektronicznej pola 02. i 03. pozostają puste.

Blok XII. ADNOTACJE ZUS to miejsce pozostawia się puste, uzupełnia ją pracownik ZUS.

Kody świadczenia przerwy używane w ZUS RSA

Kody świadczenia przerwy, które wpisuje się w bloku III.B w polu 02., można podzielić na 3 podgrupy: 

• Przerwa w opłacaniu składek:
• 111 – urlop bezpłatny,
• 121 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 1 Kodeksu pracy,
• 122 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 kp,
• 131 – urlop opiekuńczy w rozumieniu art. 1731 kp,
• 151 – okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku,
• 152 – okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• Rodzaj świadczenia:
• 212 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego,
• 214 – zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego,
• 215 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego,
• 216 – wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego;
• Rodzaj świadczenia i przerwy:
• 311 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego,
• 312 – zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego,
• 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego,
• 314 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,
• 315 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego,
• 316 – wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego,
• 317 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego,
• 318 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego,
• 321 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego,
• 322 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego,
• 323 – wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego,
• 324 – wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego,
• 331 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy,
• 332 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• 335 – wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy,
• 336 – wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• 337 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 Ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• 338 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 1821a § 4 albo art. 183 § 5 kp,
• 339 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
• 340 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 1821a § 4 albo art. 183 § 5 kp,
• 350 – inne świadczenia/przerwy.

ZUS RSA jest dokumentem, którego wypełnienie nie powinno stwarzać większych problemów. Jednak ważne jest, aby znać jego znaczenie i wypełnić ten formularz poprawnie.