Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja napiwków na kasie fiskalnej - czy jest obowiązkowa?

Jednym z obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarczą jest prawidłowe i zgodne z przepisami ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych wpływających na wielkość podatku. W tym kontekście pojawia się pytanie, czy otrzymane od klientów napiwki powinny być ewidencjonowane na kasie fiskalnej? Odpowiadamy ewidencja napiwków na kasie fiskalnej.

Napiwki a VAT

Zagadnienie kasy fiskalnej jest nieodzownie związane z podatkiem od towarów i usług, dlatego też w pierwszej kolejności zastanówmy się, w jaki sposób napiwki są kwalifikowane przez przepisy ustawy o VAT.

Jak powszechnie wiadomo, opodatkowaniu VAT podlega odpłatne świadczenie usług. Co jednak istotne, świadczenie usługi musi wynikać z dwustronnego stosunku prawnego łączącego usługodawcę oraz usługobiorcę. Ponadto z łączącego strony stosunku prawnego musi wynikać, jaka usługa ma być wykonana oraz jakie przewidziano wynagrodzenie.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 12 czerwca 2019 r., nr 0115-KDIT1-1.4012.236.2019.4.MN

"musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Dodatkowo związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a wykonaną usługą musi mieć charakter na tyle oczywisty, aby można było powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie."

W świetle powyższych wyjaśnień należy wskazać, że dobrowolne napiwki nie spełniają przedstawionych kryteriów, ponieważ podatnik nie zawiera z klientem żadnego stosunku prawnego, który obligowałby klienta do zapłaty napiwku w bliżej nieokreślonej wysokości. Skoro zatem pomiędzy stronami nie istnieje żadna umowa co do napiwku, to nie możemy również rozpoznać odpłatnego świadczenia usług. Wysokość napiwku nie jest w żaden sposób uzależniona od świadczonej usługi.

Napiwki podlegać będą opodatkowaniu podatkiem VAT jedynie wtedy, gdy są obowiązkowo doliczane do ceny za usługę. W tej sytuacji stanowią one część wynagrodzenia za świadczoną usługę i są wkalkulowane w wynagrodzenie. Jak wynika z treści art. 29a ust. 1 ustawy VAT podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi lokal gastronomiczny. Za świadczone usługi klienci dobrowolnie przekazują napiwki w dowolnej kwocie. Otrzymane napiwki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Gdyby natomiast podatnik wskazał, że do każdej usługi jest z góry doliczany obligatoryjny napiwek w wysokości np. 10% wartości zamówienia, to tego rodzaju napiwek stanowi już element kalkulacyjny ceny i podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Dobrowolne napiwki przekazywane przez klientów w kwocie zależnej od ich woli nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, ponieważ nie można ich uznać za wynagrodzenie otrzymywane za świadczoną usługę.

Ewidencja napiwków na kasie fiskalnej 

Jak stanowi art. 111 ust. 1 ustawy VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Skoro zatem dobrowolny napiwek nie jest odpłatnym świadczeniem usług, to również nie mieści się on w kategorii sprzedaży. W konsekwencji napiwki niewliczane w cenę usługi gastronomicznej nie powinny być ewidencjonowane na kasie rejestrującej.

Jeżeli natomiast mówimy o napiwkach z góry doliczanych do zamówienia, to oczywiście ich wartość powinna znaleźć odzwierciedlenie na paragonie fiskalnym. Taki napiwek stanowi część składową podstawy opodatkowania.

Do podobnych wniosków można dojść, analizując treść Rozporządzenia MF z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W § 2 pkt 16 wskazano, że paragon fiskalny to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży. Zgodnie natomiast z § 3 rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Dodatkowo zauważmy, że znajdujące się na paragonie litery od "A" do "G" przypisane są do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób (§ 6 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia):

  1. literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
  2. literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
  3. literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
  4. literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
  5. literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
  6. literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy.

W rezultacie na kasie fiskalnej obowiązkowemu ewidencjonowaniu podlegają albo czynności opodatkowane właściwą stawką VAT, albo też czynności zwolnione od podatku. Natomiast czynności niepodlegające w ogóle opodatkowaniu nie są ewidencjonowane na kasie.

Przykład 2.

Podatnik wykonał na rzecz klienta usługę gastronomiczną o wartości 100 zł netto. Dodatkowo za miłą obsługę klienta przekazał napiwek w kwocie 10 zł. W tym przypadku na paragonie fiskalnym powinna znaleźć się jedynie kwota 100 zł netto oraz stawka i kwota podatku VAT.

Dobrowolne napiwki jako kwoty niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT nie muszą znajdować się na paragonie wydawanym klientowi.

Czy podatnik może dobrowolnie ewidencjonować napiwki na kasie rejestrującej?

Choć z analizy przepisów wynika, że czynności niepodlegające opodatkowaniu nie muszą być wykazywane na paragonie fiskalnym, to wydaje się, że organy podatkowe dopuszczają możliwość dobrowolnego ewidencjonowania napiwków na kasie fiskalnej.

W tym zakresie wskażmy na treść interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 września 2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.538.2018.2.MK, gdzie wskazano,

"że podatnik dla celów podatku VAT wykazuje napiwki na paragonie ze stawką 0% z przypisaną literą E. Stosowny zapis znajduje się w księdze serwisowej kas fiskalnych, co ewidencjonowane jest pod tą pozycją – ze względu na ograniczenia kas fiskalnych nie ma możliwości ewidencjonowania napiwków ze stawką n/p (nie podlega). Organ podatkowy nie zakwestionował takiego sposobu działania, co pozwala na wyprowadzenie wniosku, że choć paragony służą ujmowaniu sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT lub zwolnionej od podatku VAT, to jednak w przepisach podatkowych brak jest zakazu dokumentowania na paragonach fiskalnych i fakturach czynności nieobjętych takim podatkiem. Z tych też względów wydaje się, że istnieje możliwość ujmowania kwoty napiwków na paragonach fiskalnych."

Przepisy ustawy VAT oraz rozporządzenia wykonawcze określają katalog niezbędnych informacji, które muszą pojawić się na paragonie. Nie jest to jednak katalog zamknięty, co powoduje, że takie paragony posiadające wszystkie obligatoryjne informacje oraz dodatkowe informacje, w tym przypadku wartości sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, są dokumentami poprawnymi.

Analiza dostępnych interpretacji wskazuje, że możliwe jest wykazywanie na paragonach dobrowolnych napiwków. Trzeba jednak pamiętać, że czynność ta ma charakter jedynie informacyjny, a kwota napiwku nie podlega opodatkowaniu.
Mając na uwadze powyższe, warto podkreślić, że dobrowolne napiwki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Oznacza to, że nie wchodzą one do podstawy opodatkowania. W konsekwencji kwoty napiwków nie muszą, aczkolwiek w pewnych przypadkach mogą, zostać zaewidencjonowane na kasie fiskalnej (ze stawką 0%) jedynie w celach informacyjnych.