W praktyce transakcji gospodarczych może dochodzić do sytuacji, w których przedsiębiorca otrzymuje zakupiony towar długo po otrzymaniu faktury dokumentującej ten zakup, np. przy imporcie towarów z zagranicy. W związku z tym rodzi się pytanie, czy faktura otrzymana przed dostarczeniem towaru ma zostać ujęta w KPiR? Jak należy poprawnie ją zaksięgować?
Ujęcie w KPiR towarów handlowych i materiałów podstawowych
Zgodnie z zasadami rzetelnego prowadzenia KPiR zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych należy ująć w księdze zaraz po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu bądź sprzedaży.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca zaleca prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, zapisy w księdze ujmowane są chronologicznie, zgodnie z datami na dokumentach dostarczanych przez przedsiębiorcę.
Przy czym przedsiębiorca musi dostarczyć dokumenty do biura nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Termin ten został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów § 30 ust. 1.
Dzień poniesienia kosztu w przepisach ustawy
Dzień, który uznaje się za poniesienie kosztu, został szczegółowo określony w ustawie.
| Ważne! Jak stanowi art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. |
Przy czym w objaśnieniu do KPiR, w punkcie 3 znajduje się zapis, który mówi, że w kolumnie 2 KPiR należy wprowadzić dzień miesiąca wynikający z dokumentu będącego podstawą wpisu, a więc datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru, uzyskania przychodu bądź datę zestawienia sprzedaży.
Faktura otrzymana przed dostarczeniem towaru - ujęcie w KPiR
Mając na względzie przytoczone powyżej przepisy, nasuwa się pytanie, czym jest data ujęcia kosztu w KPiR? Otóż za datę zakupu towarów handlowych należy przyjąć datę wystawienia faktury.
| Ważne! W związku z powyższym koszt, który jest potwierdzony fakturą, uznaje się za koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym dana faktura została wystawiona. Nawet jeśli zakupiony towar dotarł do nabywcy w miesiącu następnym po wystawieniu faktury. |
Należy również mieć na względzie, że nawet jeśli miesiąc, w którym wystawiono fakturę, został już zamknięty (została wyliczona zaliczka na podatek dochodowy), to co do zasady koszt ten powinien zostać wykazany w miesiącu, w którym faktura została wystawiona.
Faktura otrzymana przed dostarczeniem towaru a księgowanie kosztów ubocznych
Do kosztów ubocznych związanych z zakupem towaru zalicza się, np. koszty transportu lub przesyłki kurierskiej. Wydatki te księguje się do kolumny 11 księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z datą otrzymania dokumentów, na podstawie których wydatek jest księgowany.
