Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca, który zakupił towar, otrzymuje go długo po dacie otrzymania faktury. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku np. importu towarów z zagranicy. Jak faktura otrzymana przed dostarczeniem towaru powinna zostać wykazana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Zakup towarów handlowych oraz materiałów w KPiR
Według zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych powinien być ujęty w księdze natychmiast po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Gdy księga przychodów i rozchodów prowadzona jest przez biuro rachunkowe, zapisy ujmowane są w niej chronologicznie, na podstawie dokumentów dostarczonych przez podatnika. Podatnik ma obowiązek dokumenty te przekazać do biura w takim czasie, aby zapewnić prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (przepis Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów § 30 ust. 1).
Dzień poniesienia kosztu w ustawie o PIT
Jeżeli chodzi o ustawę o PIT, art. 22 ust. 6b stanowi, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.
W objaśnieniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów pkt. 3 istnieje zapis, który mówi, że w kolumnie 2 powinno wpisywać się dzień miesiąca, który wynika z dokumentu będącego podstawą zrobienia wpisu - tj. data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży.
Faktura otrzymana przed dostarczeniem towaru - ujęcie w KPiR
Jak wynika z powyższych przepisów, miejscem, w którym należy ująć datę zakupionych towarów handlowych, jest kolumna 2 księgi przychodów i rozchodów. Czym jest jednak ta data ujęcia kosztu? Za datę zdarzenia gospodarczego, o którym mowa (zakup towarów handlowych) należy przyjąć datę wystawienia faktury. Oznacza to, że koszt potwierdzony fakturą jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, w którym faktura ta została wystawiona, nawet jeżeli zakupiony towar został otrzymany w miesiącu następnym po wystawieniu faktury. Również w przypadku, gdy miesiąc, w którym wystawiono fakturę, jest już zamknięty, podatnik co do zasady powinien ująć koszt w miesiącu, w którym faktura została wystawiona.
Otrzymanie faktury a dostarczenie towaru - koszty uboczne
Koszty uboczne zakupu, czyli np. koszty transportu lub koszty przesyłki kurierskiej, należy księgować do kolumny 11 księgi przychodów i rozchodów. Wydatki te ujmujemy z datą otrzymania dokumentów, na podstawie których koszty te są księgowane.
