Grupa VAT to rozwiązanie, które umożliwia powiązanym podmiotom wspólne rozliczanie podatku od towarów i usług. Choć jest to stosunkowo nowa instytucja w polskim prawie, zyskuje na popularności dzięki specyficznym zasadom fakturowania i opodatkowania. Zrozumienie jej funkcjonowania jest kluczowe dla firm rozważających taką formę współpracy.
Co to jest grupa VAT?
Nawiązując do art. 15a Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), podatnikami na gruncie VAT są również grupy podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, które zawrą umowę o utworzeniu grupy VAT.
Grupę VAT mogą utworzyć podatnicy:
- posiadający siedzibę na terytorium RP, lub
- nieposiadający siedziby na terytorium RP, w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium RP.
Bardzo ważne jest, że powyższe warunki muszą być spełnione łącznie, aby można było mówić o możliwości utworzeniu grupy VAT i oczywiście jej funkcjonowaniu.
Warunki utworzenia grupy VAT | ||
Powiązanie finansowe pomiędzy podmiotami w grupie VAT | Powiązanie ekonomiczne pomiędzy podmiotami w grupie VAT | Powiązanie organizacyjne pomiędzy podmiotami w grupie VAT |
jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy | Przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter | Prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem |
Rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne | Organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu | |
Członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT | - | |
Niezwykle ważne jest to, że warunek istnienia powiązań finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych pomiędzy członkami grupy VAT musi być spełniony nieprzerwanie przez okres, w jakim ta grupa ma status podatnika.
Etap rejestracji grupy VAT
Ustawa o VAT wymaga od członków grupy VAT spełnienia pewnych podstawowych wymogów na etapie rejestracji grupy VAT.
Jednym z wymogów jest to, że podmiot może być członkiem tylko jednej grupy VAT
Kolejny mówi o tym, że sama grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT oraz nie może być rozszerzona o innych członków ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład.
Jak wskazano na początku artykułu, grupa VAT, a więc grupa podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, powstaje na mocy umowy o utworzeniu grupy VAT.
Umowa o utworzeniu grupy VAT musi być sporządzona na piśmie i zawierać przynajmniej poniżej wyszczególnione elementy:
- nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;
- dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników;
- wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków;
- dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników;
- wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.
Moment nabycia i utraty statusu VAT grupy VAT
Grupa VAT nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o utworzeniu grupy VAT, nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji jako podatnik VAT.
Grupa VAT podlega zarejestrowaniu jako podatnik VAT przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Naczelnik urzędu skarbowego nie dokona rejestracji grupy VAT jako podatnika VAT, jeżeli ww. warunki identyfikujące daną grupę jako grupę VAT (jako podatnika VAT) nie zostaną łącznie spełnione.
Z chwilą rejestracji grupy VAT jako podatnika naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśla z rejestru jako podatnika VAT wszystkich członków grupy VAT.
Grupa VAT w momencie rejestracji dokonanej przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego wstępuje w prawa i obowiązki podatnika VAT na okres wynikający z umowy, na który została zawarta, ale nie krótszy niż 3 lata.
W celu przedłużenia okresu funkcjonowania grupy VAT jej przedstawiciel składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego nową umowę zawartą pomiędzy członkami istniejącej grupy, w terminie 30 dni przed wygaśnięciem dotychczasowej umowy.
Grupa VAT traci status podatnika VAT:
- z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia zmian w stanie faktycznym lub w stanie prawnym skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika;
- z upływem terminu, na jaki została utworzona.
Zasady dokonywania rozliczeń w VAT przez grupę VAT
Grupa VAT wstępuje w prawa i obowiązki członków grupy VAT w zakresie podatku VAT na okres, w jakim grupa ta ma status podatnika VAT.
Dostawa towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.
Dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz podmiotu spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane przez tę grupę VAT.
Dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz członka grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane na rzecz tej grupy VAT.
W konsekwencji, jeżeli dostawy towarów i świadczenia usług dokonują członkowie grupy, to tego rodzaju czynności nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeśli natomiast podmiot z zewnątrz świadczy usługi na rzecz członka grupy, to przyjmuje się, że czynność jest świadczona na rzecz grupy VAT.
Podobnie wygląda sytuacja, gdy członek danej grupy świadczy czynności na rzecz innego podatnika. W takim przypadku przyjmuje się, że to grupa VAT jest świadczeniodawcą, a nie jej członek.
W zakresie rozliczenia podatku VAT przyjmuje się, że to grupa VAT jest świadczeniodawcą oraz świadczeniobiorcą, a nie jej poszczególni członkowie.
Reprezentacja grupy VAT
Grupa VAT jest reprezentowana przez jej przedstawiciela. Już na etapie spisywania projektu umowy o utworzeniu grupy VAT obowiązkowo musi być określony przedstawiciel grupy VAT. Jest on wybierany spośród członków danej grupy VAT.
Jak już wyżej wspomniano, jest on zobligowany do każdorazowego powiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o zmianach stanu faktycznego lub prawnego skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika VAT. Zgłoszenia tego musi dokonać w ciągu 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.
Przedstawiciel VAT składa do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania istniejącej grupy VAT nową umowę zawartą pomiędzy członkami istniejącej grupy VAT przedłużającą funkcjonowanie danej grupy. Nową umowę składa w terminie 30 dni przed wygaśnięciem dotychczasowej umowy.
Grupa VAT a KSEF
Obowiązek stosowania KSEF będzie miał miejsce od:
- 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 000 000 zł),
- 1 kwietnia 2026 roku w przypadku pozostałych podmiotów.
Jedną z grup, które obowiązkowo będą musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF, są grupy VAT. Grupa VAT, jak już powyżej wspomniano, jest czynnym podatnikiem VAT.
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF określa precyzyjnie, kto dokładnie i w jakiej roli występując (np. podatnika, osoby fizycznej wskazanej przez podatnika, przedstawiciela członka GV, organu egzekucyjnego), może mieć określony rodzaj uprawnienia.
Uprawnienia do korzystania z KSeF (wystawiania faktur ustrukturyzowanych) ma standardowo grupa VAT (przedstawiciel grupy VAT).
Natomiast uprawnienie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu grupy VAT może mieć także np. osoba fizyczna wskazana przez przedstawiciela grupy VAT, czyli członek danej grupy VAT.
Jeżeli tak jest, tzn. poza przedstawicielem grupy VAT członek grupy VAT jest uprawniony do wystawiania w jej imieniu faktur ustrukturyzowanych, to może on wystawić fakturę ustrukturyzowaną z oznaczeniem, że to on jest wystawcą faktury, tzn., że to on dokonał dostawy towarów lub świadczenia usług.
Natomiast transakcje dokonywane w ramach grupy VAT nie muszą być dokumentowane fakturami.
Dokumentowanie transakcji pomiędzy członkami grupy VAT będą mogły się odbywać na podstawie not księgowych. Co za tym idzie, nie będą widniały one w KSEF.
