Recepta na całkowite uchronienie się przed przeterminowanymi fakturami niestety nie istnieje. W obrocie gospodarczym nieuniknione jest spotkanie kontrahenta, który przeciąga opłacenie faktury. Pytanie, które najczęściej zadają sobie wtedy przedsiębiorcy, to kiedy rozpocząć windykację? Odpowiedź jest prosta - jak najszybciej.
Monitoring należności - pilnuj swoich pieniędzy!
Monitoring należności może być gwarancją szybkiego uregulowania płatności przez kontrahenta, a wszystko dzięki temu, że pełni funkcję przypomnienia o zobowiązaniu. Na czym więc polega? W szerokim tłumaczeniu są to wszelkie działania nadzorujące spłatę zobowiązań, których celem jest, jak już zostało wspomniane, przypomnienie kontrahentowi o tym, że ma opłacić fakturę. Decydując się na monitoring należności, praktycznym jest utworzenie rejestru, który zawierałby wszystkie dane dotyczące transakcji: terminy ich płatności, kto, kiedy i ile zapłacił.
Utworzenie bazy, na podstawie której ma być prowadzony monitoring należności oprócz tego, że umożliwi sprawne zarządzanie płatnościami, dodatkowo pozwoli na realny wgląd w dane dotyczące regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Wyszczególnienie “na papierze” umożliwi podjęcie odpowiednich działań.
Monitoringu należności nie należy jednak mylić z windykacją należności. Dopiero gdy działania w ramach monitoringu nie przyniosą rezultatu, rozpoczyna się etap windykacji.
Monitoring należności jest wskazany ze względu na 4 ważne dla firmy aspekty:
zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa (najważniejszy cel),
skuteczną politykę windykacyjną,
skuteczność działań windykacyjnych,
realizację planów sprzedażowych firmy.
Szybkie rozpoczęcie windykacji - bądź aktywny!
Profesjonaliści zwracają uwagę na jedno - dłużnicy podświadomie wyczuwają przyzwolenie na opóźnienie w płatności. Podczas gdy wierzyciel cierpliwie czeka na zapłatę, dłużnik w tym czasie spłaca zobowiązania tych, którzy stanowczo odzyskują należne im pieniądze. Podsumowanie jest więc proste - aby jak najszybciej odzyskać pieniądze, należy jak najszybciej rozpocząć windykację.
Wskazane jest więc rozpoczęcie windykacji już od dnia, w którym upływa termin płatności. Wstępem nie może być jednak skierowanie sprawy do sądu - etap początkowej windykacji jest mniej stanowczy, przez co nazywany jest windykacją polubowną. Działania względem dłużnika na tym etapie podejmowane są przed skierowaniem sprawy do sądu i często stanowią dowód w postępowaniu sądowym.
Pierwszym działaniem powinno być wykonanie telefonu do kontrahenta już w pierwszym dniu po upływie terminu płatności. W ten sposób można poznać przyczynę braku zapłaty, wbrew pozorom nie zawsze jest to nieuczciwość. Jeżeli w słuchawce można usłyszeć wymijającą odpowiedź lub - co gorsza - dłużnik konsekwentnie nie odbiera telefonu, jest to moment, gdy należy podjąć kroki windykacyjne.
Kiedy rozpocząć windykację - wezwanie do zapłaty
Po nieudanej próbie odzyskania należności poprzez kontakt telefoniczny przedsiębiorcy mają dwa wyjścia - windykację na własną rękę lub przekazanie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej.
Decydując się na działanie na własną rękę, należy wystosować wezwanie do zapłaty, czyli oficjalne wezwanie - pismo skierowane do dłużnika, w którym wyznacza się dodatkowy termin zapłaty. Dopuszczalne jest umieszczenie informacji, że w przypadku niedostosowania się do wyznaczonego terminu, wszelkie usługi/dostawy zostaną zaprzestane lub sprawa trafi do sądu.
Na jaki adres kierować wezwanie do zapłaty nie jest regulowane przez przepisy prawa, ważniejsze jest, aby dłużnik zapoznał się z jego treścią.
Rozpoczęcie windykacji w odpowiednim momencie oraz konsekwencja jej stosowania to najważniejszy czynnik decydujący o tym, czy dłużnik spłaci zadłużenie. Podejmowane czynności nigdy nie powinny ulec osłabieniu, ponieważ nieuczciwy kontrahent od razu może wyczuć wahanie wierzyciela i nie jest powiedziane, że nie wykorzysta tego dla własnych celów.
