Trudności z odzyskiwaniem długów to powszechny problem osób prowadzących działalności gospodarcze. Brak terminowych wpłat od naszych odbiorców za sprzedane towary czy usługi może przyczynić się do problemów z płynnością finansową. W razie gdy kontrahenci zalegają z płatnościami, warto przeprowadzić windykację długów w celu odzyskania swoich należności. Pierwszym krokiem windykacji długów jest wezwanie do zapłaty. Co zrobić, by wezwanie do zapłaty przyniosło zamierzony skutek?
Na czym polega windykacja długów?
Windykacja jest ściśle związana z istnieniem długu. Dług powstaje wówczas, gdy kontrahent nie spłaca terminowo należności. Postępowanie windykacyjne jest wszczynane w momencie, gdy dłużnik nie spłaca swojego zobowiązania w wyznaczonym terminie i uporczywie uchyla się od jego uregulowania.
Windykacja to szereg działań prawnych i procesowych podejmowanych przez wierzyciela wobec dłużnika, mających na celu zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania, które zaciągnął u wierzyciela. Pożądanym skutkiem windykacji jest zatem możliwie najszybsze odzyskanie należnych płatności, które pozostają nadal nieuregulowane w chwili podjęcia działań zmierzających do odzyskania długu. W obrocie gospodarczym zazwyczaj mamy do czynienia z windykacją faktur za sprzedane towary bądź usługi, które nie zostały uregulowane w terminie. Postępowanie windykacyjne jest procesem legalnym, pod warunkiem, że podejmowane w ramach odzyskiwania należności działania nie łamią przepisów prawa.
Kiedy rozpocząć windykację długów?
Windykację długów można rozpocząć już od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. W obrocie gospodarczym zazwyczaj kroki windykacyjne podejmowane są po upływie 60 dni od momentu, w którym upłynął termin zapłaty. W zależności od okoliczności może się zdarzyć, że wskazane będzie wcześniejsze rozpoczęcie windykacji.
Windykację długów warto rozpocząć bez zbędnej zwłoki. Warto mieć na uwadze, że dłużnicy zalegający z płatnościami wobec wielu kontrahentów, zazwyczaj w pierwszej kolejności spłacają swoje zobowiązania wobec wierzycieli, którzy podjęli kroki windykacyjne. Możliwie szybkie rozpoczęcie windykacji długów daje większe szanse na zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania.
Windykacja polubowna
Proces windykacji długów rozpoczynamy od tzw. windykacji polubownej, stanowiącej pierwszy etap ubiegania się o spłatę długu. Warto podkreślić, że windykacji polubownej nie można pominąć, czynności podjęte w ramach windykacji polubownej muszą zostać podjęte przed skierowaniem sprawy do sądu. Kodeks cywilny wymaga, aby przed skierowaniem sprawy do sądu, złożyć dłużnikowi propozycję przedsądowego rozwiązania sprawy.
„Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”.
Kierując sprawę do sądu, należy zatem posiadać udokumentowane próby podjęcia polubownego rozwiązania konfliktu z dłużnikiem, zgromadzona dokumentacja stanowi dowód w razie gdy dojdzie do postępowania sądowego.
Windykacja polubowna polega głównie na podejmowaniu prób kontaktu z dłużnikiem i ustalenia z nim nowego terminu spłaty należności, a następnie monitorowania, czy kontrahent dotrzymuje nowych terminów płatności. W ramach windykacji polubownej wysyłane jest również wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty pierwszym krokiem windykacji długów
Pierwszym krokiem dochodzenia zaległych należności jest wezwanie do zapłaty. Wysyłka wezwania do zapłaty może sprawić, że uda nam się uniknąć postępowania sądowego, które wiąże się nie tylko koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, ale także czasu. Wezwanie do zapłaty stanowi także wyraz zachowania dobrych obyczajów, w szczególności między przedsiębiorcami. Kontrahenci zalegający z płatnościami stosunkowo często regulują swoje zobowiązania na skutek wezwania do zapłaty, dlatego warto spróbować tej metody, zanim zdecydujemy się na radykalne kroki windykacji długów.
Co zrobić, aby wezwanie do zapłaty przyniosło zamierzony skutek?
Wezwanie do zapłaty musi zawierać następujące dane:
kompletne dane dłużnika i wierzyciela;
numer i datę wystawienia faktury będącą podstawą roszczenia;
termin płatności;
dokładną kwotę zadłużenia do uregulowania wraz z odsetkami;
numer konta do uregulowania płatności;
określenie sposobu i terminu zapłaty;
wskazanie ewentualnych sankcji, jakie zostały przewidziane w razie bierności dłużnika na otrzymane wezwanie;
podpis wierzyciela;
datę sporządzenia wezwania.
W sporządzonym wezwaniu do zapłaty wskazane jest wyznaczenie dłużnikowi dodatkowego terminu na uregulowanie zobowiązania pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową. Termin spłaty długu, wyznaczony przez wierzyciela jest dowolny, zazwyczaj wierzyciele stosują 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty. Warto także do wezwania dołączyć kopię faktury stanowiącej podstawę roszczenia.
Dłużnika należy poinformować o zamiarze podjęcia kolejnych kroków i konsekwencjach niespłacenia długu, w szczególności możemy zastosować następujące rozwiązania:
zaprzestanie dostaw towarów lub usług,
dalsze czynności windykacyjne,
doliczenie zryczałttowanych kosztów odzyskania należności – min. 40 euro,
sprzedaż długu na giełdzie długów,
przekazanie sprawy firmie windykacyjnej,
skierowanie sprawy do sądu.
Obecność w rejestrze dłużników implikuje trudności z uzyskaniem kredytów, pożyczek, a także podpisaniem umów na telefon, dostęp do internetu itp., co może być bardzo kłopotliwe dla dłużnika w razie gdy wierzyciel zdecyduje się na wpis do rejestru dłużników. Wszystkie wymienione czynności oczywiście będą zaniechane w razie uregulowania zobowiązania. Ważne, aby w piśmie zawrzeć jedynie kroki, jakie rzeczywiście zamierzamy podjąć w celu wyegzekwowania należności od dłużnika. Konsekwencja wierzyciela jest niezwykle ważna. Podejmując kolejne kroki windykacji długów, dłużnik widzi, że ścieżka windykacji jest starannie realizowana i wierzyciel nie zamierza zaniechać dalszego postępowania. Dzięki temu dłużnik ma świadomość, że w razie niespłacenia zobowiązania, prawdopodobnie sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Konsekwencja w działaniach wierzyciela może zatem przyczynić się do osiągnięcia zamierzonego celu i odzyskania należności.
Warto poinformować również dłużnika o korzyściach spłaty zobowiązania. Sporządzając wezwanie do zapłaty, nie należy kierować się emocjami. Nie powinniśmy zatem straszyć dłużnika, a jedynie informować w sposób rzeczowy, krótki i treściwy o dalszych krokach, jakie zamierzamy podjąć i konsekwencjach czekających nierzetelnego kontrahenta.
Tak sporządzone wezwanie do zapłaty trzeba wysłać dłużnikowi w taki sposób, aby mieć dowód, że dłużnik je otrzymał, np. listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
